談傳統產業的ERP建置,從人工作業邁向資訊化作業的事前準備

做好先前的準備, 才是省錢與成功的第一步

ERP應用  把需要記錄的日常作業打到電腦裡是一種作業流程電腦化的過程, 但並不代表這樣就是資訊化, 充其量就是”資料化”, 而非”資訊化”, 因此在早年傳統產業的電腦運用, 反倒是以人工作業與表單進行手工記錄, 再以EXCEL 這樣的軟體作為管理所需的基礎架構, EXCEL 就像是一個超級無敵的工具, 因應企業內部不同的需求, 不同的想法, 任何人都能夠用EXCEL創造出自己想要的表格,這些歷久彌新的人工表格與EXCEL報表就變成了企業內部溝通的語言, 也變得理所當然, 當資料越來越多, 流程越來越多, 這些空前的表格創造力也將造成研究影響企業發展的障礙, 缺乏流程的完整性, 各自為政的表達模式都影響了管理的廣度與深度。

規劃的方式進行導入

筆者與認為ERPY建置的評估,有大多以下問題可能必須先行溝通,傳統產業在ERP的評估與後續導入有一定的程序,也可歸納出幾種常見的方式。 企業內部討論需求後,找到一套合用的ERP系統,因缺乏經驗, 以一套大致合用的ERP做為管理主軸, 完全依照此ERP與系統顧問規劃的方式進行導入。

  1. 企業內部討論需求後,找到一套”可能適用”的ERP系統,選定系統再與導入顧問討論後,依此套ERP可行的方式進行輔導,與現行流程會有差異的部份,可接受改變公司流程處理。
  2. 企業內部不進行討論,直接委由顧問師了解企業高層對此次e化的重點要求,深入了解各部門的現行作業表單、流程,瓶頸與需求,再提出完整e化計畫書,企業再依照e化計畫書進行ERP廠家與系統評選,獲選ERP廠家依此e化計劃書執行ERP導入程序。

羊毛出在羊身上, 時間的成本當然也會反映在未來的報價中, 上述三種方式也會造成不同的建置成本

  1. 軟體購置成本 + 軟體修改成本 + 標準導入費用
  2. 軟體購置成本 + 軟體修改成本 + 標準導入費用+ 協商方式導入費用 + 額外流程討論時間
  3. 前置流程討論 + 專業提案E化報告書+ ERP評選標準撰寫 + 軟體購置成本 + 軟體修改成本 + 導入費用+ 流程檢討修正時間

作業流程的資訊化整合

一般而言,ERP在企業的運用代表著企業管理流程與作業流程的資訊化整合, 將人工作業全數轉換ERP的過程,並非僅是採買軟體,而是企業內部也必須配合進行流程再造, 畢竟企業要採購一套ERP不會沒原因,沒有方向,沒有期望。 要評選ERP前,企業內部因應未來的系統變革,建議成立專案編組進行ERP相關評估,這個過程包含各單位,各部門,使用者,決策者的相關討論與決議。

大多數ERP 的評估階段, 基本上都是由企業先行提出內部需求後,ERP廠家佐以標準系統為主軸進行功能面上的介紹,讓客戶容易比較出差異性,再進行可行性的評估報價與提案報告。 由於企業內部先前已經過完整討論,充分了解所需的功能需求。當軟體廠家進行ERP系統功能介紹與提案時,專案評估組員可以自行判斷此ERP的可用性, 專案評估人員也可了解不同ERP系統功能對於現有流程的影響,評估此ERP是否適用。
或許有些讀者正評估ERP, 也會說”就是沒經驗才要找專業的ERP廠商近來評估”, 坦白說, 沒有人會比企業員工更了解企業所需的完整流程, 也沒有人會比企業老闆更了解企業的權力結構, 更沒有ERP廠家會比您更了解自身的產業, 因此筆者強烈建議在評選ERP之前必須先完成內部需求的完整討論 , 也必須由主事者先行定義需求衝突時所採取的基本原則

企業如何評估ERP系統

評估ERP系統一般而言, 如果企業評估前並沒有一個完整的想法, 建議可採行下面的做法:

  1. 準備現有的作業流程圖 OR SOP
  2. 準備現有搭配A.項次的現有作業表單與報表
  3. 依照B.項次的現有作業表單與報表 提供ERP廠家一個完整的案例

舉例來說,一個產品要進行生產前,企業的SOP有一份對此產品估價報告,要生產前客戶會下一P/O,有了P/O生管會進行排程,排程完畢會發出製造命令,生產單位依照此製造命令進行生產,各製程生產完畢會進行完工或是入庫……..當然這些過程也會產生管理上所需的各種報表需要企業提供的就是同一個產品,從產品估價,P/O,排程,製造命令,完工,入庫,各種報表 從頭到尾同一個案例的完整流程資料, 如果提供的是東一張,西一張的表單,內容卻沒有任何關連性, 如何完全無關的零散資料中發掘出未來作業面可能產生的問題?
ERP廠家真正了解企業實際所需功能,再依企業提供的實際資料進行系統展示,才能進行必要的流程差異,與預計客製修改分析, 展示系統流程就和日後人員使用情況大致相同,人員所面臨問題也會在當下提出來討論,大幅減少導入的衝擊,可為企業節省導入成本以及加快導入時間,減少日後需要客製的狀況發生。

評選ERP前的前置準備作業原本就是企業內部ERP評估專案人員,或是外聘企管顧問擔任的工作, 倘若在選定ERP廠家前,完全不先進行內部的需求整合與討論各唱各的調,也無專案負責人統和,一旦規劃產生衝突時,到底該聽誰的呢?買了系統卻因為這些衝突處處動彈不得,要如何確保導入成功呢?

事前的準備才是省錢與成功的第一步

或許會有很多人會認為, 電腦化這麼普及, 大多數的企業也都購置電腦, 所謂日常作業電腦化應該是很普遍, 在現在的ERP市場上您可以上網買到一套3000元的ERP , 也可以花個3000萬大張旗鼓的導入一套國際級的ERP, 再買幾套BPM, EIP, CRM, BI,資訊安全系統, 只要願意花大錢應該不會有買不到的軟體與服務, 但對於一個兢兢業業經營多年的傳統產業來說, 把錢花在刀口上應該是一個永遠不變的法則 , 做好先前的準備, 這才是省錢與成功的第一步!

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