MHB商務中心導入ERP提升營業效能

MHB公司(以下簡稱MHB公司)成立於1992年1月, 國際商務中心為全新一代、全機能性導向之商務服務中心,結合時尚與科技的複合元素,並引進「Service Above Self」超我服務的精神及「In House」整合內部資源的觀念,打造高效率的辦公環境與的舒適的商務氛圍。

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商務中心行業別特性

MHB公司之所以導入正航系統的原因,除了改善以上重點項目外,另外就是為了提升帳務資訊化,解決紙本人工作業造成的資訊銜接及不正確的問題。所以MHB的總體目標是:透過建立ERP系統,快速地實現管理現代化,提高整體管理水準和損益分析能力。

通常有以下重點項目須進行管理:

  1. 入住客戶資料管理
  2. 專案合約管理
  3. 每月依合約認列收入
  4. 發票請款作業
  5. 財務傳票作業
  6. 合約損益分析

商務中心在帳務方面的最大困擾

  • 商務中心的所有帳務,都必須依合約容處理,目前還是以手工控管每月請款金額及收款情況。希望對企業的往來帳款進行綜合管理。ERP 帳款管理中各業務模組產生的應收付帳款,可在帳款管理的批次收款與批次付款中進行沖款;ERP 帳款管理 讓帳款可以與票據相銜接;ERP 帳款管理 支援信用額度,有助於您隨時瞭解客戶的信用狀況;個業務模組產生的收入與費用,可在收入單與費用單中顯示。
  • 請款製單開立發票的工作量非常大,人員工作負荷重,希望系統提供開立電子化發票,免除人工開立發票的負擔與降低錯誤率。
  • 資訊不透明,人員異動造成對帳/核帳困擾。希望帳款管理支援系統提供帳款明細、統計、回收、帳齡、跟催、超限分析等報表供查閱。同時ERP 帳款管理 還提供相對應的歷史查核報表,如歷史應收/應付帳款統計表、歷史應收/應付帳款報表、歷史應收/應付帳款對帳表、歷史預收/預付帳款報表等。

生產&進、銷存&財務系統關聯圖

商務中心經營理念

MHB公司瞭解企業創業及開拓疆土不容易,可運用的資源有限,企業以我們的資源助企業全心衝刺事業,無後顧之憂,減輕企業的負擔。只要用合理的價格即可進駐本商務中心,享用斥資千萬打造的氣派門廳、接待區、會議室、茶水間、OA區及替企業精心規劃的辦公室。

無初期建置成本,進駐後也免付管理費、水電費、網路費、保全費、茶水費、清潔費、事務機租賃費及秘書費用,撥打電話亦可使用替企業準備的節費電話,每個月可替企業省下一筆可觀的費用,讓企業有更多的資源可以運用在拓展企業的業務上。企業只要帶著筆記電腦、公事包,進駐商務中心,馬上就可以開始處理訂單、招攬客戶及接待貴賓,成就大業。

商務中心帳務E化難題

在MHB的溝通機制上,合約負責人員與收款銷帳人員不同,導致需要花長時間去溝通確認合約每月的收款狀況,以及需代處理的項目收費處理,若又遇上人員異動,容易造成接手人員的困擾。而資訊系統方面現有的人工EXCEL作業,相關文件資訊要一直貼來貼去,有時公式一跑掉,全部資訊就會大亂,且只有原先設計表格的人了解關聯的來源意義,無法達成一目了然的作用。這對商務中心而言是非常棘手的一個問題。

此外在教育訓練的部分,由於商務中心的合約量非常大,只要人員交接上有問題無法清楚,就會馬上導致客戶的抱怨,並造成內部管理的困難。最後在資訊安全的部分,目前MHB的文件都還是以檔案或紙本方式保存,萬一文件資料遭離職人員惡意刪除或帶走,容易導致公司機密被盜走,且一切資料都無從查起。

解決方案內容資訊

  • 合約資料:設定所屬合約名稱
  • 合約對象:客戶資訊
  • 帳務認列項目:與財務銜接上的會科對應
  • 合約金額:合約期間收入
  • 合約簽定的時間
  • 備註相關說明
  • 主約之外的收入費用項目註記提醒
  • 每月依合約查看應認列收入狀況
  • 批次載入每月金額,並一次產生收入憑單
  • 依發票請購設定取園,批次開立發票並列印,解決人員手寫時間,及寫錯作廢造成的浪費
  • 透過系統印列電子計算機發票,呈現專業整齊美觀的形象

結語

透過本次ERP系統導入,MHB在經營上馬上強化了內部經營上惱人的帳務問題,並且將企業資料集中管理,讓人員在交接上不再遺漏。而電子發票系統,讓原有人工作業與繁雜的手續,透過系統一指搞定馬上列印。成功的解決MHB原有管理上的棘手問題,並將企業業務推向新的里程碑。