還在用人力送簽核的傳統管理?正航電子簽核,讓您的公文、單據不須再像跑銀行趕3點半!

企業內部流程權責管理控制

臺灣邁入工商業社會初期,在企業內部營業方式及溝通與其公司規模有相當關係;大部份的企業為快速反應客戶及市場營運,在於工作的交辦,單據管控等等…幾乎流於口頭上的溝通及人與人之間的彼此信任。信任的強度,也在記憶力的強弱之間表達無疑;一般企業員工所常見的問題,什麼樣的單據應該那一層級的主管或員工本身權責上就允許通過的,核可的條件又是如何?員工及主管,常常就因為這樣的一項看似簡單,卻是複雜且不易查核及驗證的。

員工不知道應該填寫什麼單據,應填的內容為何?填寫完成後要送那一單位那一個職務的人來進行下一動,萬一負責的人,又因公外出休假..等等因素,使得簽核的效率延宕了,甚至被擱置一旁,萬一無人追蹤,又會發生什麼狀況呢?是否如同落葉永沉湖底了呢?如此一來,一件如此或許影響不大,長期如此下去,一週一件,一年就有52件,萬一是訂單又當如何是好,可能客戶從此就跟您公司說Bye Bye了!

簽核架構與規劃

所謂行動辦公室 (Mobile office)方式來運作,也就是讓員工在公司內外可隨時隨地 (Anytime, Anywhere)能夠處理以往在定點辦公室才能處理任務的辦公環境 (Office)。

  • 隨時 (Anytime),是指沒有上下班或世界不同時差的限制。
  • 隨地 (Anywhere),公司內的任何地點 (At work)、在家中 (At home) 或在辦公室外任何地點,類似辦公室定點一樣的場所(On road)。
  • 辦公環境 (Net Office),包括應用資訊科技建構出來的網路平台或實體場所。

行動辦公室能夠提供員工隨時隨地上班的環境外,也包括:同步/非同步資訊的交換、跨時區環境協同作業、公司內外資訊搜集與存取、定點與非定點漫遊網路整合等。至於內容的部份,則包括員工一般在公司內日常進行的事務工作。譬如:人力資源相關資訊 (差勤狀況、組織學習等)、專案進行相關資訊 (進度管制、專案會議、專家協尋、專案文件等)、客戶服務相關議題。

此外,完整的行動辦公室,應提供員工個人化的管理工具,如個人桌面、線上知識庫、線上諮詢中心、行程安排工具、線上客戶資訊、緊急聯絡等,讓在企業外洽公的同仁,能夠將辦公環境隨人移動。

行動辦公如何為企業提供先進工作平台

企業行動辦公如何協助企業達成進化,並提供完善的工具平台?可以朝著下列四個不同的面向來進行:

1.行動辦公技術:

提供單一入口平台,以Web化系統提供全天候無障礙的遠端操作模式。資料平台除操作簡單外,還需要有隨時可更新調整的彈性作業能力。

2.行動辦公作業:

適用於組織中各部門與個人的作業模式,並提供跨部門/跨組織的協同作業能力。透過資訊透明化,以系統代替人力作業,自動化增進整體企業作業效率,並提供完整的登出/入作業記錄資訊。

3.行動決策管理:

必須要能直接從網頁瀏覽器直接回饋簽核資訊,並且與BPM、EIP、ERP 系統連接,獲得最新的資訊,這才是完整的[行動辦公室]解決方案。透過線上流程,有效提高決策效率。

Motor Web BPM & Flow對企業改造的影響

企業要能達到設定目標,改善企業內部是絕對必要的,透過工具的輔助還是必須要有透徹的方法可以依循及勢在必行的決心;唯有由上而下的管理目標設定,再加上各部門/組織的配合,再加上搜集各人員/部門/組織對企業流程改造的建議,透過「集合→統計→分析→決策」再經由制度調整,一次又一次的循環,就能有效的改善作業效率,提高企業競爭力。

EIP Flow與ERP系統整合效益

ERP在企業內掌管帳務核心,必須有其資訊安全的考量;權限管理與設置,攸關資訊安全的管理課題;所以企業在導入時,ERP要達到精準快速外,也必須考量其資訊曝光的必要性及機要性管制,企業要能達到設定目標,改善企業內部資訊通透度是絕對必要的,透過工具的輔助還是必須要有透徹的方法可以依循及勢在必行的決心;唯有由上而下的管理目標設定,再加上各部門/組織的配合,再加上搜集各人員/部門/組織對企業資訊流改造的建議以及工作管理、約會管理、資源管理、會議管理、專案管理、文件管理、知識管理、公告及佈告欄、顧客關係管理、工作評價考核;這一連串林林總總公司事務是多且雜,透過系統「集合→統計→分析→決策」再經由制度調整,一次又一次的循環,就能有效的改善作業效率,提高企業競爭力,使企業立於不敗之地,也是歷久不衰的最佳名證。

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