薪資條不用印,輕鬆一指傳送樂逍遙

關於發薪資條這回事…

不論是主管或員工,一定常常遇到以下的困擾。   困擾一:哎呀…薪資條要親手送到員工手中,可是員工外出,我明天也外出又不能送到他手中…這一來一往,送到員工手上又是幾天後了。 困擾二:收到的員工薪資條,不能亂放要收好,也不能隨便丟棄,一定要碎紙,否則會有薪資外洩的可能…真是很麻煩… 困擾三:真是超尷尬的…我居然拿錯別人的薪資條,而且還拆開了…這下可怎麼辦是好?

  如果您有遇到以上的困擾,是否應該考慮不再使用傳統的方式,進一步考慮使用電子郵件的方式執行。除了以上困擾外,現今環保意識抬頭,每月的薪資單列印,若員工數多,消耗的紙張也不在少數,為因應節省成本與環保的概念,如果將薪資條改成用電子郵件寄送的方式做通知,以減少紙張的浪費,又可以避免人為發送的延宕,更不會有收錯郵件的可能,必定會更省時省事。

新一代HR系統以郵件發送薪資條解決每月人力浪費

為因應這樣的需求,新一代HR系統也增加了郵件發送薪資條的解決方案,利用簡單的設定與步驟,即可達到既環保又快快速的需求。現在我們來看一下,新一代HR系統所提供的設定步驟,讓工作變得多麼簡單!!

一. 設定步驟:

1. 郵件伺服器設定:系統>人薪管理>客制功能>郵件設定:

1) 郵件標題:會對應顯示到mail主旨。
2) 郵件內容:會對應顯示到mail的內容當中。
3) 郵件設定:點選擇進去設定mail server相關資訊。

HR人薪郵件格式設定

4) 進到郵件設定中後,直接點 新增 ,去建立郵件伺服器的資訊。若未來郵件伺服器的資訊有變動,可在到這裡去建立新的設定或者修改先前設定。
5) 郵件設定(郵件伺服器):
a) 設定名稱:可自行定義,為此伺服器的選項名稱,後續在最開始的郵件設定選擇的畫面上會顯示此名稱。
b) 發送地址:所要使用的寄件者E-mail
c) 姓名:上述的Email所要顯示的寄件者名稱
d) 郵件伺服器:設定Outlook的郵件伺服器位置,或者是使用外部免費信箱,就是設定外部免費信像的郵件伺服器位置,例如使用Gmail,這裡的設定就會是SMTP.gmail.com
e) 端口、SSL方式:以Outlook預設的連接埠是25,但如果有使用SSL傳輸加密時,端口就會用到587,SSL方式是明確或隱匿的SSL,必須看該mail Server支援什麼樣的方式。或者是使用Gmail為mail Server時,必須使用搭配明確的SSL加密。
f) SMTP要求認證、用戶ID、用戶密碼:依照mail Server的設定,看是否需要經過帳戶登入確認,輸入對應使用的帳戶密碼。

HR薪資發送設定

g) 測試帳戶:上述的設定都完成後,需先測試設定是否正確,帳戶連接是否可以通過。若都正確會出現訊息:『測試連接成功!』就可以點確定儲存設定結果了。

6) 回到郵件設定選擇的畫面,就挑選設定好的郵件設定,然後點確定。

7) 會回到最外層的郵件設定的畫面,這裡就會將先前所設定的mail Server的對應設定選項帶回,點確定即可。

2. 人員對應信箱設定:系統>共用資料>基本資料設定>人員資料設定:通訊資料 的頁籤>E-mail,填入人員對應的mail資訊

二. 實際使用:

1. 報表>人薪管理>員工薪資報表>員工薪資條: 1) 於每月薪資憑單產生後,到報表這邊選取好要做薪資條發送的區間後,點E-mail發送。

薪資條人員格式設定

2) 因薪資條會使用附件的格式夾帶在信件中,所以會出現要使用的格式選項,選擇後,會需要去設定該檔案的大小內容設定,這部分與報表預覽另存其他格式時的設定相同,故不額外介紹。

薪資條發送區間

3) 待設定完成後,就會依照先前的郵件設定,去做薪資條發送郵件的動作。 2. 結果: 寄件人、寄件主旨、郵件內容:會依照在郵件設定相關mail Server資訊做帶入。 收件人:會依照每個有產生薪資條的人員,去取對應的人員帳戶個別發送 附件:會依照薪資條發送的附檔格式帶入,檔名的部分分別顯示的是:共用參數的公司簡稱設定+人員編號+薪資年月+”薪資條”。

薪資條格式

透過新一代HR系統加速企業運行

以上,是否輕鬆又快速呢?若是您需要針對薪資條進行加密,新一代HR系統一樣可以做得到,同時還可以結合排程功能,每月設定固定時間自動進行發送,系統處理幾乎自動化,設定簡單不複雜,動動手指輕鬆傳,還不快來試試看!!