專案管理標準化,達到經驗分享,節省時程及降低成本

專案管理標準化

專案管理(Project Management)在於達成企業專案目標,從營運方面「銷售前活動、銷售中行為、售後服務…等」依各產業的不同,皆有不同的專案啟動,而專案的確實執行、快速的回報、完整的結案也是企業執行專案管理的最終目標;良好的專案管理若能經由具有經驗的專案經理再配合良好的專案管理系統工具(Project Management System),則能將專案管理標準化,達到經驗分享,節省專案時程及降低專案成本效果。

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要確實完成專案,訂定專案目標絕對是最重要的第一步。此專案目標必須控管「成本與品質」兩大重點,亦即在設定專案目標是能夠為企業帶來效益、降低作業成本。專案成立必須完整的記錄專案計劃名稱、專案時程、專案經理人、專案工作人員、專案工作內容、各工作完工時間及未來追蹤跟進的完整資訊。

確立目標規劃後要將計劃的內容付諸行動「專案啟動」,亦即將專案計劃轉化為專案工作並且發佈出去;此時專案管理系統(Project Management System)就顯得相當重要,PM系統必須具有以下元素:

隨時掌握專案進度

良好的PM管理系統要能架構在web上且具有即時性特色,專案經理能隨時隨地掌握專案進度,快速調度專案作業狀況。

自動化專案工作分派

系統能自動將專案轉發為各工作並轉發給各工作負責人員,無須再人工作業轉發。減少人工作業的loading及降低錯誤率,透過系統的整合通知能夠提高作業效率,確實提高專案的完成率,「一對多的工作交辦,多對一的完工回報」,並搭配無線上網行動電話及筆記型電腦,能夠隨時隨地的進行專案作業記錄,專案經理能夠快速掌握專案進度。

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實施步驟:

專案甘特圖追蹤

專案經理在總覽所有專案工作時,透過《專案甘特圖》能用圖形化的介面檢視全部的工作,並且能直接展開工作內容,針對想看的工作回報,或是負責人員的工作回報,同時可以直接改變工作完工時間,隨時調整專案工作時間排程。

個人工作中心

當專案發佈工作給執行人員,所有的執行人員會獲得通知並且透過PM系統展開個人的工作,每位員工可以在《個人工作中心》檢視自己負責的工作項目,可以即時檢視負責工作是否「開工、進行中、完工」等狀態,並對工作進度的回報詳實記錄,追蹤歷史軌跡、同時亦可以將專案的工作經驗分享給其他指定的同仁,並可交叉追蹤因為專案產生的工作、行程、會議記錄,皆可以圖形的方式進行瀏灠。

專案經驗分享

專案管理是企業內部經驗傳承的重要來源,做好專案管理能夠在每一次的專案過程,找到案件進行過程的值得保留並分享的作業模式,同時也可以針對待改善的流程進行作業調整,因此專案管理不僅只是詳實記錄,更重要的是要把已經記錄的專案內流程,經由統計、分析而獲得讓企業更進步的專案模式。

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