整合公司公共資源,強化資源的使用效率!

  早期在沒有管理系統的時代,開會前要敲定場地,最常見的租借方式是在會議室門口貼上租借時間表。申請流程透過簡單的登記表格或白板,只能顯示最近的使用狀況。稍有規模的公司有多間會議室,想要使用會議室時就得一間一間去查看使用狀況,造成人力與時間上浪費。當完整使用狀況不清楚又無法預約或登記時,就常常發生沒預約也在使用會議室衝突,導致開會開不成而延期的窘境。

  除了公司的會議室使用必須登記外,一樣的狀況也發生在器材管理上,當公司公用器材總類繁多,在管理器材租借時沒有辦法即時確認器材出借狀況,或者知道租借者是公司的哪位同仁?雖然同仁租借時都需要填寫紙張申請表格,但在查詢又必需回到租借處查詢十分不便。且紙本文件保管不易,查詢時不但要翻閱文件,混亂的表格中又得逐一確認使用同仁,追半天可能最後才發現又被那個懶惰的同仁沒登記的情況下借走,不但造成器材管理資訊上的落差,最後不但消耗人力,紙本文件表格形同虛設又造成二次的人力浪費。

  如何集合所有的公共資源的資料,讓所有公司同仁可以查詢或租借呢?現在利用企業入口網站,也就是Enterprise Information Portal(EIP)網站。是指企業的資訊及應用程式利用同一個平台,在正確的時間地點,依不同使用者權限提供完整的資訊給需要的使用者。所以利用網站管理公共資源,建立所有可用公共資源資料,如此一來所有資源一目了然,方便人員選擇租借的資源。此外當資源被租借後,也可以透過EIP網站查詢目前各項資源的使用狀況,列出各項資源的行事曆、租借者。這樣使用者對資源的租借不但可以提早安排,更可以與同仁間協調資源的使用。

認識EIP的公共資源租借管理

建立公司的資源

1、資源類別與所在地點

類別:將公司資源分類有助於各項資源的整理劃分,且可分為一般的設定或者是場地類。

地點:各項資源一般會有個定的存放位置,可以讓人員清楚資源所在。

2、設備資源與場地資源建立

  建立好設備類別與所在地之後,便可以建立各項資源內容。在設備與場地資料中可以選擇地點、類別並輸入設備或場地的名稱。此外也可輸入保管員、聯絡方式與該設備場地的說明。如果設備或場地有照片也可以上傳至資料中,人員查詢設備場地資料時也可了解該設備場地的樣貌。

租借公司的公共資源

  公共資源預約單:填寫租借的預約人員、選擇租借項目與地點、輸入預約的開始時間、結束時間與使用用途。簡單明暸的畫面讓一般使用者容易上手。

  若需在一段時間內重複使用公共資源,這時候就可以利用週期性功能,預先產生租借單據,減少在需要共公資源時卻無法租借或忘記租借。

整合所有資源的使用狀況,立即查詢可用資源

  公共資源的行事曆:提供日列表、週列表的方式查詢,可以依類別選擇、地點選擇、項目選擇,顯示目前資源的佔用狀況,線上即時查詢。

  透過系統整合全公司公共資源之應用,人員可針對個人公務之需求自行預約借用所需的公共資源設備。由系統的顯示直接了解各資源的使用狀況,並將每筆公共資源預約記錄保存後,其他人便無法於同時段預約相同的資源,可有效應用企業資源,並且避免人為資源重覆預約借用的問題。公共資源預約單也提供週期性預約的功能,方便您作一次性的定期預約借用。

  現在綠化辦公司風行,無紙化作業更是其中一環,而公共資源透過EIP網站整合後,不但可以立即降低紙上申請作業,連申請文件的歸檔查詢的動作都改為透過系統功能做立即的查詢。所以租借管理的E化更是值得推行。

Comments are closed.