零售業/服務業 資訊需求與統整

零售業/服務業的資訊需求

在過去傳統的零售業者並沒有一個好的工具可以統計商品的庫存,特別是無論哪一種商店的商品都動輒上千上萬種,無論在訂貨與庫存管理上都難以掌握,商家為了瞭解自身的庫存狀況,還必須浪費大量人力去盤點商品的數量,一些大型的零售業者為了管理的方便,往往要設計許多複雜的表格,導致成本上升經營無效率。更何況現今零售業/服務業,在設點及加盟店的營運模式下,展店的速度越來越快。就算建置了ERP系統,對訂單及庫存的掌握上,相對比較瞭解,但在展店設點的距離增加,並影響資訊文件傳遞的時間拉長後,對資訊的運用及需求,也和以往有很大的不同。普通的ERP系統,已經無法滿足零售業/服務業的需求了。

因此,零售業/服務業的資訊部門,目前最常被問到的問題是:

  1. 服務據點的人員,如何快速取得,並運用資訊?
  2. 服務據點的人員,如何快速處理訂單及收款等交易?
  3. 如何簡化服務據點的人員,對系統操作,以便進行更有效率的服務工作?

如何快速取得及應用資訊?

資訊快速取得有兩個要點:一、快速傳遞資訊,二、即時主動提醒。

利用雲端工具管理資訊:

網路是最快速便捷的資訊傳遞平台,只要少少的成本就能取得及運用,搭配雲端伺服器的建置,以雲端工具作資訊的存儲及交換,可在安全又有效率的環境下,快速取得指定的資訊,如總店可用庫存,可供訂購或服務的商品列表等資訊。

即時通訊工具: 簡訊, LINE:

E-MAIL仍是最主流的電子溝通工具,但大部分的人使用E-MAIL,卻不會時時刻刻盯著電腦看MAIL。因此,即時通訊工具可以即時收發訊息的特性,也越來越受到重視,進而導致通訊工具多元化發。各種通訊工具,如LINE、簡訊、E-MAIL的配套方案,也依各使用者使用習慣相應產生。(但也衍生如下班用LINE談公事等於加班,這一類的議題)

如何快速處理訂單及收款等交易?

特定服務業,如房仲業、車輛租賃業,需要在沒有電腦的地方作資訊展示,或即時作接單、收款等業務交易,行動裝置是不可或缺的一環。

APP & 行動裝置:

2007年APPLE公司推出了第一代iPhone,雖然不是第一個行動裝置,卻讓人們對行動裝置的使用習慣,有了天翻地覆的大改變。如今,能支援各式電子文件的APP相應而生,平板電腦無疑是業務員攻城略地的最佳利器。諸如簡報展示、訂單交易、服務簽收等工作,都可在行動裝置上完成。與客戶交易完成的同時,也透過雲端完成交易記錄,省時、省工、又便利。

iPhone 螢幕快照 3

行動POS-交易收款:

行動裝置固然可以交換交易資訊,有收款機制的行聱POS就應運而生了。現代人的身上,總少不了放著幾張卡片,有信用卡、悠遊卡等可以替代貨幣使用的塑膠貨幣等等。透過行動POS機交易收款,可讓業務人員在快速完成收款作業的同時,一併回報訂單進度。

如何簡化系統操作?

零售業和服務業的產品(服務)特性,和一般行業的交易流程有很大的差異,其所需之資訊收集內容和方式,也就不適用於現有的配銷管理系統。因此,如何讓業務人員快速上手、容易上手、且易於管理工作,就是一套好的系統不可或缺的要素。

圖形化選單/個性排版:

一支好的程式,不在於功能有多強大複雜,而在於讓使用者滿意;使用者願意去使用報表簡報,系統才能幫助提供有效資訊;使用者願意去打單據,系統才能得到交易資料的收集,並回饋交易資訊。設計圖形化選單,就像給開車的人提供一個儀表版和方向盤,清楚而方使的資訊,便於使用者對系統的操作快速上手。

客製化BPM表單和流程:

一般的採購流程,直接就讓人想到請購、採購、驗收、付款。但,在買車的流程上,尤其是買進口高檔車,車商一定要求先付款,再交車驗收,不同於標準採購。如此交易流程的改變,在不同的零售業/服務業,都有不同的差異,甚至,標準作業流程還會跟著企業改造而不時的進化。系統的流程,需要能因應企業標準作業流程變革,作客製化的改變,進而和雲端工具、即時通訊工具、行動裝置進行整合,如此,才能讓使用者容易上手。

BI商業智慧:

BI報表可供特定方式的分析報表,如鄰近門市銷售狀況表、月份週期銷售統計表等。相關報表主要為了作為輔助決策使用,說白了就是,一是要看公司賺不賺錢的資訊,一是要看到怎麼作,能讓公司更賺錢的資訊,藉此達到易於管理門市的目的。

善用資訊,到處都是行動辦公室

隨著雲端資訊時代的來臨,行動裝置的普及,使用者可快速取得和運用資訊的同時;如能再搭配一套好的系統,能提供更友善的介面、更便捷的管理流程、以及更具分析能力的決策輔助報表;那麼,未來即使不在辦公室,沒有面對電腦,也能為使用者量身打造,一個高效率的行動辦公室。