聰明訂定階段性目標,提升專案成功

隨著企業電腦化程度的提升,對於E化的需求已不單單是ERP的運用,而是尋求完整E化工具的解決方案,運用企業流程管理系統 BPM 延伸ERP、CRM、SCM…等系統的運作,進而達成商業服務、內部工作運作及跨部門協調的流暢性,是近年來企業尋求電腦化解決方案中一項普遍的需求。近年來企業在導入ERP的過程中,事實上都包含了BPM的運用。在此,我們就來談談在e化系統的專案導入過程中,如何透過定義出BPM的需求,進而設定兩階段(第一階段:BPM / 第二階段:ERP)的上線目標,以提升全專案成功達成目標的機率。

尋求完整E化工具的解決方案

超彈性簽核流程設計

什麼是BPM呢?BPM-Business Process Management

常見的中文翻譯有企業流程管理、企業程序管理、商業流程管理。 ?所謂企業流程管理,泛指對於維繫企業生存過程中各項企業活動所串聯起來的行為過程,而建立的記錄規範、約束事項、簽核程序…等。換句話說,所謂企業流程,早在企業成立之初便隨之展開。 ?早期還沒有電腦的時候,大多透過紙筆、人力、電話、傳真來進行工作的管理與資訊的傳遞,之後隨著電腦化的普及,開始有了ERP、CRM、BPM…等資訊系統的運用。 ?BPM系統的運用著重於企業流程中端到端(End to End)的管理,強調流程的規範、資訊的協作及傳遞效率。

所謂分階段上線是指

以BPM為首要上線目標,於BPM穩定上線後,銜接進入ERP主體流程導入階段。 通常進入ERP主體流程導入階段與BPM上線間的時間區隔,建議不超過一個月,避免使用者或專案成員因專案行程的停滯時間過久,降低對於最終系統上線目標的投入程度。 整體而言,雖然是分階段上線,但專案的導入時期並未出現空檔。 專案目標對照各專案階段的安排,示意如下表:

要確保第一階段BPM能快速且成功上線,首要事項就是聚焦定義BPM的上線範圍 建議以下述要件做為衡量點,篩選出有利於企業日常工作流程中(work flow)串聯的導入標的。 1.兩個以上的橫向溝通對象或部門: 2.現行作業以紙本或mail進行訊息傳遞與溝通。 3.資訊的傳遞、審核放行,具強烈時效性及正確性需求。同時,為避免與下一階段ERP的上線,出現管理訴求的矛盾與使用者作業的重工,透過上述方式篩選出的需求,應再利用以下要件檢視其適切性,符合所有要件的需求,便是適合納入為BPM上線範圍的目標標的。 1.該單據非屬ERP功能。 2.與存量、帳務、財務及成本無直接關聯。 實務導入的經驗中,常見的BPM範圍標的及與ERP功能串聯的運用如下:出差申請作業:串聯至HR模組的差假作業及財會模組的費用申請、付款作業。客訴報告:串聯至品質檢驗模組、供應鏈模模組折讓退款…等流程。電腦化需求申請:串聯全系統帳號、權限控管…等設定。 電子簽核分析

以此分階段上線的導入手法,有以下兩項關鍵優點:

1.讓使用者漸進式接觸系統

相較於ERP中的功能,BPM表單在操作及記錄的資訊上,相對簡單且易於理解,透過登打這些單據做為使用者與系統的第一次接觸,可有效降低學習的門檻及使用過程中的挫折感。

2.快速呈現導入成效

ERP的導入,因牽涉存貨管理制度、成本計算、財務分析…等面向,需釐清定義的事項廣範,因而使專案期間動輒3~6個月,中大型企業更有可能維期6~12個月。但企業主管投入了預算購置系統,通常都會有「立即感受成效」的美好期待,而BPM的導入,因考量面向不似ERP複雜,導入期通常在3個月內可完成,透過BPM先行上線,將能快速讓主管們感受到系統啟用的成效。除此之外,電腦化系統的導入,系統廠商與企業端專案小組的合作默契,也是專案成功上線的關鍵因素之一,以BPM為磨合初期的首要目標,因為系統功能的建置複雜度相對低,亦有助於雙方團隊能有較多的心力,溝通討論專案進行方式,建立協作默契。更可藉有階段目標的達成,鼓舞團隊士氣。