台灣航業,以正航系統輕鬆產出集團合併報表

散裝航運業的領導廠商,著眼財會e化靈巧與彈性

【企業e化成功案例報導】

誰說好的集團財務管理解決方案,非得耗費鉅資不可?台灣航業集團旗下多家公司同時改採正航財務管理解決方案,編製集團合併報表,台灣航業經驗證明了,正航集團財務管理解決方案除具備「彈性靈活」與「成本優勢」外,過去須耗時4天才能編製完成的合併成本分析表,現在只要高層主管需要,就可以立即產生報表交付給他,企業經營績效可完整清楚呈現!

台灣航業成立於民國三十五年,資本額法幣一百億元,為台灣光復後成立的唯一省營航業公司,從早年以接收日人遺留下的機帆船及撈修沈船開始營運,在艱苦的環境中,苦心經營,在勤奮中成長茁壯,歷經六十餘年不斷努力,實施船舶汰舊換新,船隊由小型船隻逐漸蛻換為大型船隻,至民國九十六年十二月止共有營運船舶三十八艘(自有二十五艘,代營十三艘)總計1,593,785載重噸的船隊規模。

集團帳,合併報表公司目前主要業務內容包括遠洋航線的散裝貨輪,兩岸三地貨櫃航線,及代營油輪承運中油進口原油等,由於掌握低價造船時機,在89年起陸續購建新船,企業經營較其它散裝航運業者有著船隊年輕,平均造船成本及營運成本低的競爭優勢。而隨著公司不斷成長,在集團工作多年的會計課長呂世明先生,對於財務資訊化一步一腳印的軌跡,可說是最佳見證者。

舊有資訊系統與所遭遇之困難

對於集團來說,散裝航運業,由於受全球景氣、天災、戰爭及國內需求等因素影響甚大,業務量之起伏波動較貨櫃輪激烈,船租漲跌短期內可近10倍,如何降低經營風險,快速產出財務分析資訊,做好成本控制,是散裝航運業者的重要經營課題。

由於之前導入的系統,操作介面都不親切,很多報表不能匯出EXCEL,資料無法整合,查詢資料時必須一個個部門或者是一個個檔案慢慢的搜尋!「有時候我需要一些立即性的報表,沒有辦法即時產出,必須透過人工去加加減減,所以我們財會部門才想去換1家新的系統」呂課長說。

選擇採用正航系統的評估標準

集團帳,合併報表台灣航業會計課課長呂世明先生,是公司導入財務e化成功的關鍵人物
彈性且即時的產出高層主管需要的財務分析報表,是決定採用哪套系統的重要指標之一;然而,公司規模、產品價格,以及業務窗口的服務態度等,同樣是呂課長納入評估的標準。

「一般公司在軟體上線的時候一定會遇到很多問題,因此好配合、能聽得懂我們需要的業務窗口是選擇重點,」當時呂課長所關注的環節,除了功能價格面因素外,更是小心避免落入「軟體溝通及服務窗口未來無法與使用者密切配合」的窘境。因此,當時曾被呂課長列入考量的解決方案廠商,除微軟解決方案外,在市場頗具知名度的正航資訊及國內其他的ERP軟體廠商也包括在內。

他以台灣航業的企業規模與財務分析需求指出,其他ERP軟體廠商價格大約是正航解決方案的2~5倍以上,功能差異性卻不是很大,且國外軟體操作介面對作業單位來說不親切也不熟悉,在台灣稅制部份又須另外客製,而國內其他廠商卻無法輕易達到集團資訊整併,對台灣航業來講並不實用!

再就服務面來看,其他的ERP軟體廠商業務及服務窗口就沒有讓人感覺親切,詢問他們有關軟體上線問題的處理及解決方式,他們的答案都很制式,但是就沒有辦法真正解決使用單位的需要。

「基本上,我覺得感覺很重要啦!當然,我們公司有設了一些門檻,第一個成本預算能不能符合我的預期;第二個功能是不是差異性很大,如果說差異性不大,價格又差很多,那當然會選擇比較合理的價錢;再加上正航陳經理,他非常誠懇,跟我們窗口在做接洽的時候,他很有耐心,他聽的懂我們的需要是什麼?有的人會聽不懂,」考慮到軟體的功能價格與業務服務窗口的態度,是正航資訊最後仍脫穎而出贏得青睞的重要原因。

正航系統的導入與建置過程

「其實在初期時候陳經理幫忙很多,在一開始規劃的時候,跟我們幾個窗口,就花很多心血去做一些理念上的溝通;再來是輔導顧問黃小姐,她每次來,總是很用心幫我們想問題,我覺得服務業就是要做到這種程度,」呂課長回憶正航資訊的輔導過程時說道。

有一次趕著結帳時,因為要合併的問題,黃小姐花了很多時間,做到很晚,幫我們解決問題;每次到府輔導的時候,雖然已經到了下班時間,若有些人不會,她還會繼續留下來教導,針對我們容易出錯的地方,她會依照我們的狀況及需求,撰寫注意事項,「我看到她寄來的mail是晚上11:00/12:00寄發,我都已經在睡覺了!她很細心,很細心地在做」財務部會計課林憶玲小姐說。

新系統建置後所獲得的效益

集團帳,合併報表  從今年1月正式導入以來,對於軟體導入的效益層面來說,台灣航業在縮短合併報表編製時程及加速財務數據的稽核流程有莫大幫助。

首先是模糊查詢的功能,以前在查看資料時,可能先看報表,發現某個數字有問題,再跳出視窗去查看總分類帳,看到分類帳的數值但不知道內容是什麼,就要再跳出視窗去看傳票。使用新系統的好處是遇到一些不確定的字元時,可以用%加上關鍵字去搜尋,查詢的效果非常好;當在財報(ex.損益表、資產負債表),看到那個科目金額有異常,點進去就可以看到該科目的明細帳,明細帳再點進去就是傳票,使用者可以從合併的角度很快看到這個金額為什麼差異這麼大。「我只要在同一個視窗裡面,就可以操作,點點點,一層一層進去,我覺得這是非常令人興奮的地方,」呂課長說道。

另外,從編製財務分析報表的角度來看,台灣航業自從導入正航系統後,除了查詢資料更輕鬆外,對於編製合併成本表的時間也更即時,「之前課長只要跟我說,他需要合併成本表,我就會跟他說請給我四天的時間;現在,透過正航集團財務商業智慧解決方案,我可以馬上產生報表給他,跟四天以後再給他,不一樣!」林小姐開心地回答。

執行心得與未來計劃

集團,合併帳   幾乎每家企業都瞭解導入系統的好處,但由於導入過程會牽涉到作業習慣改變,甚至還需針對既有流程進行最佳化改善,因此決定採用哪一套系統後,後續導入過程才是硬仗的開始。

舉例來說,台灣航業有一些既有的流程跟一般企業的流程不一樣,差異性很大 !如何克服?「很簡單,改變我們的流程,配合系統作業」呂課長笑著說,隨需而變的「作業流程改造」加上充份的溝通,是導入過程不可或缺的。

面對這家走過一甲子歷史的老牌企業,正如同台灣許多傳統低調的經營者一般,總是在一步走穩後,才會穩健地跨出下一步。身兼台灣航業的「決策支援中心」與「成本控制中心」的呂課長,認真且細心地擔任使用單位與正航軟體的導航者,不僅讓系統能即時提供精準資訊,更揮灑出台灣航業在散裝航運產業中亮眼的實力。