我的辦公室就在網頁上,社群網站也可以是行動辦公室

雲端科技不關使用者的事

  試想在一個風和日麗的下午,打開筆電、悠閒的在戶外咖啡廳,與社群網站上不同人生階段、地方的朋友話家常,分享生活點滴、照片,好不愜意;同一時刻隔壁桌西裝筆挺的業務銷售員,正利用手機查詢公司當前生產線狀況,以確保可以應付客戶剛剛提出的訂單需求。

雲端科技的設備、平台、軟體都與使用者無關,最重要的是,到底有甚麼服務可以吸引使用者「願意」使用它。社群網站的興起在於它以超乎想像的速度、簡單的方式來串起了我們的人際關係,甚至成為一個獨立的人際關係,拉攏用戶並非服務的本身,而是將層層人際交流圈串聯後,所散發的獨特吸引力。

社群網站的風潮

筆者原先對社群網站也是興趣缺缺,但是當共同的話題,或者大家分享的趣事、經驗分享、人際關係的經營,都慢慢仰賴社群網站來發展的時候,自然無法免俗的也申請了帳號。簡單、容易上手、不需要透過專業的學習誰都能輕易參與,社群網站在新的網路世代再掀起了一個大家都意想不到的波瀾。

約會行程

「上班時間禁用MSN和FB」、「安裝網路監控軟體,檢查員工的網路應用狀況」等要求、需求不絕於耳,許多企業主、部門主管看待社群網站就如同撕裂工作效率的洪水猛獸一樣。如果換個方式,上班就跟玩樂一樣輕鬆,公司的入口網站就跟社群網站一樣有趣、吸引人,比起防堵措施,這樣的引流政策勢必可以獲得員工更有力的支持跟參與。

行動辦公室不能只有MAIL、行事曆跟約會

資訊e化不只是大型企業的專利,在目前中小企業這方面的應用比比皆是,OUTLOOK收發e-mail,安排個人行事曆,進入ERP系統登打單據、查詢報表是許多上班族每天的例行工作。隨著行動上網以及相關裝置如智慧型手機、平板電腦的風行,一部分的工作可以讓人隨身帶著跑,行動辦公室儼然成形。

但是這樣是不夠的! e-mail沒辦法做出決策,行事曆無法協調資源分配以及控管出缺勤狀況,口頭、書面的溝通方式一下就將行動辦公室的辦公桌給推翻了。

伸手可及的夢想

1.銜接現有系統、並具備簽核決策工具

從最基礎的財會、ERP、CRM、BPM..等各系統模組,這都是在企業中已經運用相當成熟的技術了,一個完整的行動辦公室平台應該具備無縫銜接的能力。員工不需要費心請求資訊人員協助安裝各套模組系統、應用程式。只要透過公司內部資安、權限的相關設定,一組帳密、員工就可以在世界各地透過不同的上網裝置,登入公司內部系統直接處理公務、並且可以直接做出簽核、決策,查閱各項分析數據、報表。

正航線上打卡功能2.跟社群網站一樣有趣

企業內部EIP網站不再是冷冰冰的網頁,使用介面更加親切,如同社群網站一樣誰都可輕易上手。舉凡公司大小事、同仁慶生、結婚喜訊等都可以在公司網頁分享。主管工作交派、下屬工作回報,個人行程安排、外出打卡,公司共用資源調派(公司車、投影設備),統統「一頁搞定」。

3.多語言、跨平台無遠弗屆

為了符合跨語言、地域的限制,行動辦公室平台、服務應該具備快速選擇語系的作業環境,並且透過網頁瀏覽器的方式連接。這樣存取服務將不限制在特定平台,只要能夠上網,不管是電腦、平板電腦或是智慧型手機,使用者無需安裝任何client端程式,只要上網就可以直接存取所有的服務與資源。

以上雲端技術不再遙不可及,而是一步步落實在我們的生活、工作之中。

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