誰能主導企業流程改善

誰能主導企業流程改善

1990年代在美國掀起了一陣「企業改造」的風潮,Michael Hammer與James Champy這兩位管理大師主張,重新設計公司的流程與結構與文化,能有效提升公司的表現。當許多公司試著實踐他們的概念,不過卻因為缺乏管理方式的改變,同時也未考慮新政策對員工造成大小不一的衝擊,而導致了意外的反效果。「企業流程改造」的思考模式曾風行一時,之後也逐漸褪色。

現在,企業流程改造已經開始捲土重來,以「企業流程管理(Business Process Management,BPM)」為名。由於現代化企業受到全球化競爭、軟體普及與政府相關法規等等刺激,在全球競爭白熱化的情況下,企業便開始重新檢視現有的企業流程,尋求更快更有效率的模式,並透過網路的催化,自動來執行這些流程。企業將現有的企業流程管理BPM透過分析、監控與改造的方式,進行企業流程的持續改造-以解決商業問題,並且藉此達成更高營利目標。透過這種系統化方法,許多企業開始體認到,如果要達到任何效能上目標,就必須徹底完整的去詳細了解公司現有的流程。

超彈性簽核流程設計

管理階層的演進

在早期,普遍是由企業的管理階層來主導流程的改善作業。然而,隨著現代化BPM工具以及與日俱進的IT技術逐漸的浮出檯面,有部分經營者開始認為應該開始藉由IT人員來主導流程改善之任務。不過還是有許多專家認為,必須有企業流程管理的主導權,才能實行流程改變。而要讓IT在沒有掌握企業流程控制權的情況下,能夠進行流程改變的促進工作,則有必要在特定的職務部門內安排一個「專案經理 Program Manager」,負責該職務功能的流程變更工作。bpm

此外,在面對整合、自動化、IT等議題時,專案經理將是該部門與IT溝通的唯一橋樑。IT可以藉由提供流程計畫、部署、管理、轉換的自動化等服務。藉此去導引企業流程改善的進行工作。這樣一來,組織內有真正了解流程的重要性,那必定是IT人員。因為他們在建構模型、執行分析與尋求最佳化解決方案的議題上,會有豐富的經驗。

企業流程管理對企業而言是非常重要的課題,BPM的許多企業營運項目是的關鍵所在,包括ERP、CRM等,而流程就是將這些東西全部連接在一起的。所以,企業千萬不能把BPM視為技術問題,BPM的存在是為了創造企業價值。BPM(Business Process Management)企業流程管理,是每一個產業都會建構的商務架構。

流程面

  1. 高彈性的簽核流程設計,滿足中大型企業流程彈性的架構。
  2. 簽核流程的每個關卡流程,可單獨設計、表單能與其它流程串連使用,這樣一來表單或流程改變時,馬上降低系統管理上的負擔。
  3. 即時的訊息通知,替企業主動預警流程作業上的異常。
  4. 在流程引擎上監控執行,匯整執行上的錯誤與回復,由管理者直接掌控。
  5. 追蹤表單的流程關卡情況,可追蹤當下流程跑到那個關卡,而後端的簽核人員也可以往前追蹤,瞭解並排除卡關的情況。
  6. 高彈性流程內容,可自己指定職務代理人、與指定同步會簽作業。

基礎架構面

  • 改變過去以表單為主 (Form Based) 的系統,從流程引擎方式設計架構,再將流程、表單與組織變成單獨物件、這樣一來維護方便,更可以降低流程變更所出現的管理問題。
  • 人員帳戶與目錄伺服器同步,整合 Windows 安全驗證機制,同時以 Windows Active Directory 目錄管理系統。企業只需單一簽入 (Single Sign-on) 功能就能將帳戶管理同步化,方便以後的帳戶維護與管理,並能與其他採用 AD 的入口網站 (Portal) 系統輕鬆整合。
  • 系統自動偵測目前流程中的所有單一審核關卡或整個子流程逾時情況,主動處理逾時件問題,掌握流程處理時效,並通知作業逾時情況。
  • 豐富的流程統計報表,以報表分析企業流程的效率與成本關係,是企業流程再造的依據。
  • 多樣化的企業作業流程模式,包括各式簽核與自動化關卡化、路由條件與邏輯運算設定,充分滿足由簡到繁的企業邏輯。

企業的全電子化整合

企業經營決策的速度,決定計劃成敗的程度;擁有高效率的內部流程網絡,能加速組織各事業體間的往來作業,同時也能提升企業成長的速度,並且能提高企業的競爭力。企業內部的無紙化電子作業,整合企業內部網絡、組織層級、決策管理並結合IT科技網際網路工具,目的在整合企業內部的作業流程、加速各組織間的往來互動、降低工作流程的時間、並且達到無紙化、無時間、無地域限制的全電子化整合。