差勤,誰才是主導者

公司還在用紙本管理人事薪資嗎?

每月初人資部總在埋頭苦幹,確認刷卡資料、核對請假資料、比對加班情況,好一點的公司會體恤人資單位,差勤結算為上月26到本月25,多留幾天讓人資單位能夠免加班處理,無落差勤計算區間如何,總還是避不掉需要花費1~3天整理比對確認的時間,若是公司員工人數正在倍增,這就讓人資單位更加苦惱了!

公司還在用紙本填寫請假/加班嗎? 申請時還需要親自送件嗎? 還是人資單位還要幫員工申請辦理呢?辛苦的人資單位還需要逐筆逐項統計比對員工出勤狀況?! 每當月底結薪前總祈禱統計的資料不要出錯,總想著如果有系統可以幫忙處理那該有多好嗎? 這些念頭時常在您的腦海中浮現確不敢說嗎?!

人資部門的理想

拜訪客戶之餘,總會與HR閒聊,精簡型的公司,HR除了要統計考勤計算薪資外,其實本身正業是財務人員,月底要忙考勤核算、薪資發放、月初要接著處理財務傳票、財務報表,每個月循環真的是暈頭轉向;一般型的公司,HR為獨立單位,雖然免處理財務相關事宜,但公司包羅萬象的大小事都與人資相關,尤其是凝聚員工的相關大型活動更是一大重任,若可以縮短處理考勤處理事宜,更能將心力著重在人事管理上,以達到人資部門的理想。

分享一段小插曲:曾有位HR對我訴苦說,很多人都以為HR很好當,只要月底算算薪水就可以了,但大多數的人並不知道,我們每天要確認每位員工上班時間是否正常,有沒有遲到還是曠職,因為每位員工都是家人,當員工未準時抵達就開始擔心是路上發生甚麼事了嗎? 還是有甚麼突發狀況呢? 要趕緊聯繫看看。或者是員工口頭報備請假,但遲遲不送件處理,都要再三催促才能完成。這些看似瑣碎的小事,累加起來還是占滿了整個月的時間。聽著客戶的無奈,不得不快快把許多成功客戶的案例分享給她,讓她能轉換工作方式成為考勤的主導者。

系統有效提高HR工作效率

在讓我們來看看使用HR考勤系統能為公司達到甚麼效果呢?除了永續使用可以提高HR工作效率,且更能用電子化的方式加速溝通,創造完善的人員管理,最重要的是能讓員工自主管理,讓我們一起到正航HRM系統中簡化流程吧!

班別資料設定功能

正航的HRM系統有一個重要特色為全系統的單據與基本資料都可以採用正航的Excel格式進行匯入,不僅可以在系統上線時由HR人員進行基本資料匯入,更能把複雜的排班簡單化,再搭配自動排程讀取卡鐘匯出之文字檔,系統判斷出缺勤狀況並主動發出勤異常通知EMAIL,即達到考勤管理主動的高效處理。

自主管理強化企業競爭力

當員工收到異常通知後,接下來呢? 誰可以主導這一切? 在員工考勤管理的最高理想是員工可以自主管理自己,把主導權交到員工手上,這對人資部門來說就是一大喜事,雖說這樣的方式貌似僅減少人資的工作,但宏觀來說是可是增加全公司的競爭力? 疑惑嗎? 讓我來稍做分析:

1.員工開始主動關心自己的出缺勤狀況,不僅可以警惕員工自己,更能掌握個人休假的福利狀況。
2.透過員工入口平台讓員工確認自己的?勤狀況並主動辦理請假/加班。
3.主管電子簽核,不僅可即及時簽核處理,更能時時掌握員工動向。
4.主動顯示員工請假狀況,讓相關員工可以免用電話確認近期人員休假情況。
5.主動顯示近期新進員工,讓員工能快速認識新夥伴。

上下班

提供員工自主平台,讓自動自發持續擴張

1.平台統整公告各部門公告事宜,讓員工可以用最短的時間主動關心公司最新狀況與大小事。
2.透過平台投票功能,不僅讓HR辦活動可以快速統計員工意見,更能強化員工的向心力與認同感。
3.還在MAIL呼朋引伴上網團購嗎? 透過平台公司所有員工就好康一起來團購。不僅可以讓員工多點交流增進感情,系統還可以直接幫你統整訂購資料與員工購買明細,最重要的是簡單幾步驟,團購也可以做到薪資代扣哦!

考勤 從手工申請、簽核、紀錄、統計到確認比對、稽核,這些人工作業如果都能電子化,工作效率至少可以提升30%~40%。當大家都已經將瑣碎又重工的事 簡單又系統自動化了~你還在猶豫甚麼呢?  重新定義主導者吧!

Comments are closed.