ERP系統如何處理年度數據結轉實務

什麼是年度結轉

  當每天輸入的資料越來越多時,都會增加資訊系統負擔,所以會產生資料庫在存取資料時,影響速度的快慢,使用者連結回主機取資料庫時皆會產生較慢和逾時的狀況,這麼重要的關聯資料庫的連結,速度的快慢皆都會影響到員工作業上的困擾和麻煩,當企業每年資料增加時,如何能讓資料可以快速的尋找,目前系統上會將資料切割成為不同的資料庫以便查詢變得日益重要。為因應不斷擴增的資料量與同時線上存取需求讓不同工作負載有不同的優先權,全系統的年度結轉可強化硬體資源管理,讓效能提高。

系統如何整合資料

  ERP系統整合了企業多數流程資料的大型資訊系統,資料量每年累積非常快速且龐大,已經使用系統多年或每年累計的交易單據超過好幾萬筆時,造成資料庫的負荷量超過時,會直接影響 ERP系統的運行速度。而公司中的資料有些是以前年度的,對於以前年度的資料,一般只是用來做查詢,為了提高軟體的運行速度,就建議客戶使用年結功能,將以前年度的資料存放到另一個資料庫內,這樣一來就可提高當前資料庫的運行速度,想查詢以前年度的資料也可以在當前資料庫切換到舊資料庫時做查看。

年度結轉

  年度結轉首先會先產生一個年度資料庫,然後將歷史年度的舊資料結轉到該資料庫中。年度結轉後使用者可以在登錄系統時,透過切換年度的方式,來查詢已結轉的歷史舊資料。年度結轉是對全系統的歷史資料進行結轉及新年度初始化,因此,年度結轉功能的範圍廣泛、全面、完整。

ERP軟體如何解決資料庫變大問題

  1. 年結會先產生一個年度資料庫,然後將歷史年度的舊資料結轉到該資料庫中。
  2. 年結後使用者可以在登入系統時透過切換年度的方式,來查詢己結轉的歷史資料
  3. 年結是對全系統的歷史資料進行結轉及新年度初結化,因為年結功能的範圍廣泛、全面、完整
  4. 系統自動將年結月份的最後一天作為年度資料庫中各系統的關帳日,並且該關帳日為唯讀。

 

歷史資料庫

  • 年度資料庫就是指用來存放歷史年度舊資料的資料庫。
  • 系統自動將年度結轉月份的最後一天作為年度資料庫中各系統的關賬日,並且該關帳日為唯讀。
  • 年度資料庫中的所有資料包括基本資料都為唯讀,使用者只能進行查詢、匯出或列印操作,其它會影響到數據變化的操作及功能都將不再支援。

當年度資料庫

  • erp年度結轉資料備份當前資料庫就是指用來存放新年度資料的資料庫。
  • 系統自動將年度結轉月份的最後一天作為當前資料庫中各系統的關帳日,當前資料庫中各系統的關帳日在修改時不能小於年度結轉月份的最後一天,並且不能為空。
  • 若某單據中的來源單或目的單在年度結轉時在當前資料庫中被刪除,那麼在其來源單號或目 的單號前加*號。
  • 做完年度結轉後,系統會自動將歷史年度的期末值轉成當前年度的期初值。 年度結轉後重點就是會產生一個新年度的資料庫,把歷史需要查詢的舊資料都結轉到當年度的資料庫中,年度結轉後人員在登錄系統要做查看時,皆是以切換年度的方式來查詢歷史年度資料庫,產生的新資料庫中會新舊年度轉過來的期初值。

產生的效果

  這樣可以讓資料庫單純化,並人員在找尋資料時,改善速度上可以更加明確,又不會佔了資料庫中計算上和運轉的負擔,新的年度並可以匯整在一個資料庫,讓使用者可以更輕鬆、更快速、更正確、更乾淨的資料庫尋找資料,提供更正確的報表,並確保資料的一致性及安全性,這樣在系統面和硬體面才能有效的提昇資料庫的運算的效率。