後防疫時代,居家/分區上班如何掌握個人進度

防疫後開啟的新上班模式

因應疫情的問題,很多公司都多少受到影響,有些需要隔離或是停業的需求,讓公司造成較大的人力及停業損失,進而造成公司金流問題而必須裁員或結束營業;為了要因應公司避免陷入此窘境,公司逐漸導向電子化及雲端化管理,隨著時代的演進,現在也越來越多消費模式或作業流程也都漸漸趨向電子化或無紙本作業。

傳統上班作業模式

只能使用紙本表單作業,至於業務或外務人員基本上無法管控進度,只能靠績效或外務人員回報進度,回報明細說明可能也不盡完善及即時性不足,若有使用系統也需要人員回到公司後才能進行補單作業,造成資訊同步性差且時效遞延狀況。

電子化作業

網頁平台系統內容包含CRM及進銷模組,除了有行事曆可以有效管理外務人員目前行程,也另外有人員工作單可以有效管理各部門各人員對於工作的進度處理狀況,由於系統是架構在網路平台,所以使用者可以隨時登入系統回報資訊及安排行程,在不同地區的人員或是主管可隨時登入系統查詢進度,另外落有搭配金銷存模組也可即時下單及時出貨及查詢庫存存量,由於非紙本作業電子化系統詳細記錄著每張單據,後續可隨時分析資料以利後續公司決策方案。

系統中有提供約會單,且可以依照顏色來進行分類,管理階層人員可以清通透過色塊來管理外務人員工作事項及約訪的客戶,對於內勤人員的運用也可以利用來安排會議或是需討論項目或服務單位進行服務項目及對象的登打紀錄,後續都可進行查詢或分析。

工作單介面主要在登錄網路平台時可即時查詢未來或尚未完成的公司,避免因項目繁雜而有疏漏未進行到項目。工作單具有詳細記錄該工作細節項目,且能編輯目前進行的進度,管理階層也可以由單據來查看人員進度及工作細項項目,另外在過程當中管理人員還可提供建議或意見來讓執行人員改善達到雙向溝通。

電子化流程管理

管理階層也可分派工作項目給底下執行人員,管理階層也會有張工作單據紀錄,以利更上階主管管理,在承辦進度部分也可以查看承辦人執行到哪一階段:

APP工具

因為電子化及網路平台架構,若外務人員不方便使用電腦,也提供了APP串接功能,所有人員也可以透過智慧手機APP來進行登打單據及即時查詢庫存行為。

正航工作APP

電子簽核

電子化後系統中單據有別於傳統紙本簽核,傳統需列印後由人員送件主管自行查閱文件進行審核動作,電子化後單據送簽,系統可串接SMTP由Mail Server發送信件通知相關人員簽核,也可設計欄位判斷來進行不同關主的簽核,例如金額大於十萬需經過財務主管簽核,若低於金額則各部門主管簽核即可,一方面節省人力送件,另一方面減少人為判斷送往不同單位,另外電子化還可以查看簽核時效及權責劃分,未來可再針對於人效部分進行考核的依據。

線上新增報價

導入電子化作業,提升企業效能

未來趨勢都是使用系統來記錄分析所有的數據及資訊,傳統紙本作業也漸漸會被無紙化作業給取代,資訊時代不段的演進,關於公司的營運及決策及各方面都能大大提高能效及減少資源的損耗,當電子化資料蒐集齊全大數據分析的時效及準確性也較傳統人為作業來的正確和即時性;讓我們以一個有效率且便捷的方式來提高公司的運作及能效,另一方面由於電子化作業搭配網路架構,讓所有人員不管在何時何地都能進行資料的串接及即時的作業,可以讓作業流程時效縮短達到快速且便捷的資料串接查詢。

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