如何做到料帳合一:庫存帳與財務帳

許多中小型企業的ERP系統,都追求能達到料帳合一,希望實際的庫存帳與ERP系統上的庫存帳能夠做到數據同步與吻合,如此一來就能有效控管庫存數據。事實上料帳合一除了系統的庫存帳與實際庫存帳合一之外,財務帳與生產、庫存的數據串連也是很重要的一環。若無法從採購、銷售、庫存、生產等的數據一直關聯到財務,財務只注重應付帳款、應收帳款和出納的正確性。這樣子的管理模式,會隱藏了許多內部損失是無法在財務報表上呈現。

ERP 與 自動倉儲的整合應用

如何達到庫存帳的料帳合一

做好庫存管理,可以提升銷售決策的準確性,業務人員可以從庫存數據中進而知道該促銷哪些產品,接單時也可馬上回覆交期與數量。採購人員可在ERP系統中設定安全庫存量,或透過供給需求報表進提升採購數量的正確性。

如何做好庫存管理:

  1. 落實系統出入庫單據登打與數量確認 系統的數據,須要透過人員的數據收集,才能達到正確性。人員須依照制定好的SOP,依單據的流程確實作業,並且要即時錄入系統,不能後補單據,才能達到庫存數的正確。在執行系統綠入時,倉管人員也要確實點收數量是否正確,不可直接依照紙本或外箱上的數量錄入系統,也要確認品名是否正確。
  2. ERP系統的控制與防呆 完整的ERP流程,可以從採購、生產、銷售、倉庫一直到財務,都是層層相關,一關控一關,可以控制與防呆,例如未到貨倉管未入庫,財務就無法付款等控制
  3. 落實庫存盤點 雖然有使用系統記錄,但有可能實務上還是會有漏單的狀況,所以固定周期,企業要執行庫存盤點,並將盤差最多的該產品,查核差異的問題,作為改善的依據,才能讓達到料帳合一。

庫存帳與財務帳

企業做好庫存帳的料帳合一之後,最重要的是如何讓ERP可以一條龍的卡控系統與符合稽核條件。庫存的進出就掌控了採購、銷售、生產等前端的作業,而財務帳包含了帳款、資金和最後的財務報表,說穿了前端作業的成敗都會影響財務報表數據的正確性與否。曾經聽說過,財務人員的工作,是自由心證的工作,只要有些小技巧,就可以讓財務報表做的漂亮,例如調整期末存貨的金額、該列費用的項目不列費用,刻意隱藏其他損失等。如何能夠盡量免這些事情發生:

  1. 減少手動新增傳票: 所有的傳票金額來源,都為前端單據產生而來,可以減少傳票錯誤的機率,並且節省登打傳票的時間。
  2. 存貨相關傳票,由系統產生: 採購進貨的存貨,銷售出去的銷貨成本,生產領用的材料、盤盈虧的產品、報廢的原物料等,這些有關庫存的進出異動,都由前端計算完成本後,依據這些數據相關金額,切立傳票。許多企業因生產前端沒有做的很好,大多數由倉管人員盤點後,將庫存數據加上單價換算成存貨金額提供給財務切立期末存貨,此時製程中的損失很難從財務報表中看出損失,所提供的存貨金額準確度就有待商討。
  3. 財務工作多人分工,做好把關: 財務的工作內容,包含了收付款,傳票新增等,依每家公司的規範有所不同,這些工作,應多人分工,不應該由一人包辦,多人才能達到檢查與核對,減少錯誤率。
  4. 財務核對工作不能少: 在財務報表產生之前,財務人員須核對銀行存款科目餘額與實際銀行帳餘額、應收付票據未稅現金額與科目餘額、存貨金額,甚至銷貨收入科目與前端業務統計出來的銷貨收入金額等,會計科目餘額與前端單據做核對,以確保財務報表的正確性,並且可從核對中,發現問題。這些核對就是財務用來證明,財務報表的正確性。

庫存正確需要人員的配合

許多企業都認為,導入ERP庫存就會正確。要達到即時庫存正確,確實需要ERP系統的協助,但是系統的所有數據都須要由人員錄入或透過其他輔助的資料收集設備取得,如果沒有這些數據,就無法產出正確的報表。系統的導入會整合或重整流程,或許也會將各單位的工作內容會重新分配,責任人員也會不同,系統無法自動就能達到料帳合一與財務報表準確,一切都還需要人員的配合,所以ERP系統導入過程中,對於作業流程的充分討論與規劃相對十分重要,而系統導入後料帳合一並非短期內一、二個月就能達成,必須經過每個月內部不斷的檢討與校正流程與缺失,各單位於日常作業實施的過程中,不斷的簡討與改善,才能達到目標。

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