電子簽核(BPM)帶來五個企業實際利益

由系統記錄及控制工作時間,滿足管理需求及服務品質,達到規範化管理的實務操作階段

1.強化企業基礎流程

企業流程從成立經營的開始就存在著,當企業因業績成長後擴大規模,流程便會相對的增加,而日趨複雜。不同的公司隨著規模大小會有不同的管理流程,當管理的事項越來越多,自然整個企業的制度面也會隨之增加。但是要貫徹執行這些流程卻會因不了解而虎頭蛇尾,隨之而來的就是因為執行效果的減弱,而影響到企業的核心流程。

  在瞭解影響核心流程的問題後,便會針對這些問題請相關的流程管理公司來為公司重新規劃企業流程。將企業內部各項流程的標準化,如研發單位的工程設計變更,資材單位的材料請採購流程,人事單位的員工請假程序,財務單位員工一般支出零用金,依企業需求規定不同制定 SOP (Standard Operation Process 標準作業程序),定義每個相關人員的職責權限,經由既定的流程規範,將公司的員工 以及定義的各種程序規章(流程process)透過電腦系統的整合 (技術Technology) 達到無紙化作業並且加速企業內部簽核的流程速度。

因此, 企業業務流程透過BPM系統就能達到這樣的目標,通過系統強化流程,把企業的關鍵流程導入系統,應用系統定義流程的規則,並由系統自動記錄控制工作時間,滿足企業管理需求與相對服務品質要求,真正達到規範化管理的實質操作階段。

2.流程標準化、牽一髮動全身

  仔細的分析整個作業流程,不難發現當人力流程處理時,常會耗費許多時間在連絡與跟催的部份上,可想而知耗費的人力有多少。現在只要透過簡單的業務流程管理系統,透過人員直接使用正航 BPM 系統經網路,可以將訂單時間縮短為三個小時至一天,提高企業的反應速度,減少公司的資源浪費,增加企業的經營利潤。

  企業進行 E 化有許多的成功案例,相對也有很多失敗的例子,其中關鍵原因除了公司人員的投入之外,在導入 BPM 系統之前,企業就應該要先審視企業內部各項流程是否均有依照一定的標準程序;企業 E 化的重點不只是單純的透過電腦網路完成工作,同時必須針對企業內部各種不合理的流程進行刪除、合併、重排、簡化等動作以制訂標準作業程序,讓企業內部人員可以依照既定的流程完成所需要的各項作業。

3.實現流程協同作業

  企業流程不能只靠單一部門來完成,而是靠部門間的協同合作。利用正航 BPM 可以將不同的系統功能結合,企業人員可以利用不同部門所得到的各項需求資訊,直接方便且快速的幫助人員在 BPM 系統中作下最正確的決定,節省了企業人員需要在各不同系統中查詢資料的時間,避免人員因為決策錯誤影響公司損失。

  BPM流程管理系統以流程處理串起各部門,並利用現在先進的網路技術串起不同地區,銜接不同的業務流程完以達成業務目標。拋開舊有的思維,檢討公司內部制度、單據簽核流程,改善作業效率,憑藉系統形成企業協同工作的團隊意識,完成獨有的新企業文化。

4.最佳化企業流程

  根據正航 BPM 系統導入顧問師的經驗,沒有一套軟體可以一開始就完全符合企業內部的流程,企業導入正航 BPM 的前期應成立專案小組與軟體供應商輔導師或是顧問師合作,將公司 BPM 流程與輔導顧問師討論實務流程的合理性以及系統是否可以符合正航 BPM 需求;這時必然會有需要額外完成二次開發的部分,此時就需要 BPM 專案人員與輔導師甚至於配合軟體系統分析師協同討論,在維持 BPM 系統的完整性的前提下開發能符合企業內部正航 BPM 流程需求的程式。針對企業內部各種不合理的流程進行刪除、合併、重排、簡化等動作以制訂標準作業程序,讓企業內部人員可以依照既定的流程完成所需要的各項作業,以最佳化企業流程。

5.將企業知識流程轉變成循環

  在知識經濟時代,掌握資訊的優劣能力已成企業競爭的籌碼,不少企業雖積極朝e化邁進,但過於龐大的資訊易流於分散甚至於增加搜尋成本。這樣的情況下整合資訊已是刻不容緩,BPM導入企業的目的,主要是整合企業的資訊結構,達成資訊擷取、分享與儲存的目的,提高企業的反應速度,減少公司的資源浪費,增加企業的經營利潤。利用這樣的流程管理下建構的企業知識庫將企業轉變成一個知識型企業,透過知識的充實並持續改善公司內部作業流程,形成企業流程再造循環。