BPM對於ERP導入成功的重要性

ERP導入的成功與”長治久安”

企業決定選用的 ERP package 之後,該如何善用一些工具來保證ERP導入的成功與”長治久安”呢?長治久安,是目前各企業要挑戰及面對的難題。有些企業在ERP上線後,不斷地投入人力修改ERP軟體,卻又在數年後,不堪其苦(像是人員的異動後繼無力或無人,系統無延展性或整合性不佳等),因而一般會建議在導入 ERP 時,即應簡單地利用Excel或World或Visio來管理公司的作業流程及規範。

然而,企業面對稽核管控時,內部諸多文件等待簽核,這些公文旅行文件非常耗時費工,不但浪費了公司內部的文書資源,更可能造成公司內部,簽核過程的資料錯誤,甚至於造成客戶訂單以及物料採購的延誤;再加上企業多變的組織模式以及隨時調整營運模式的問題,如何來解決這些問題,其BPM企業流程管理(BusinessProcessManagement) 即成為不可或缺的重要工具。

BPM

BPM在ERP業務流程中具有的重要性

藉由BPM工具製作或修改企業業務流程圖表,整理/分析業務流程,檢討如何改善業務流程,提升業務效率的一種企業流程控管手法。業務流程的改善,必須透過分析→改善→導入→運作→…的循環作業,才能看得出實際效果。BPM工具通常可以去定義組織的架構、業務流程(WorkFlow)、資料的構成(時間、成本、人員、等待時間、延宕時間等)。流程的表記方式,有IDEF(IntegratedComputerAidedManufacturingDefiniton)、UML(UnifiedModelingLanguage)等標準。

一般的企業改善整體的業務流程較為慎重,以不動為安,因此較少去使用BPM工具,多半是顧問公司使用BPM工具幫顧客改善流程時使用較多。最近企業導入增多的EAI(EnterpriseApplicationIntegration)等系統內凾BPM功能,當業務有變更時,在BPM工具設定後,自動會反應到相關的系統。

效益面,BPM到底能為公司帶來些什麼呢?

  1. 辦公室無紙化,大幅降低紙張需求以及傳送時所耗用的人力及時間成本。
  2. 所有流程都納入控管,避免人為的疏失造成延誤,確保流程中的各個環節都有照著設計好的流程在進行著。
  3. 流程的標準化、自動化使日常工作流程更加流暢。
  4. 透過BPM流程的檢視,逐步完成BPR。
  5. 各項流程自動化後,可將現有資源做更合理化的運用,實時掌握企業內部各種流程執行狀況。
  6. 所有單據都存在資料庫中,可做為日後查詢或統計分析使用。

五個BPM帶給企業的價值

  1. 標準化企業流程:導入初期企業透過BPM系統將流程標準化,以主導企業的主要流程,以系統整合實務流程。並從系統紀錄和控制工作下手,滿足企業管理需求,以準確達到系統規範的管理實質的操作。
  2. 瞭解流程自動化:透過BPM系統,透過高效能的電腦自動化導入,滿足企業對BPM方面需求。資訊由單一的記錄入口,系統需要將自動的定義,根據企業規則流程成為企業服務流程處理。
  3. 整合內部資源:BPM系統採取流程處理技術,以自動的串接起各部門,使用網際網路技術,將不同的企業據點串接,並達到串連服務流程以完成目標。應用人員的知能,整合企業完整的服務流程、管理流程與管理系統。更以此為出發點,在形式上將企業整合成一隻聯合作部隊,協調內部企業文化。
  4. 優化流程:好BPM系統透過與標準化流程進行,從資料、流程公式化導引企業,並以即時的報表與圖表提供報告,改善整體流程。提供決策人員科學合理的政策制定,但只取決於經驗,達成持續地優化目標。
  5. 知識企業:BPM系統以標準化流程,這些變革與流程流動,在企業中成為知識。透過不斷的施行和修正一起,形成企業知識寶庫,這樣的知識寶庫是完整且不段修正的,讓企業研究轉換成內部知識力量,以增加企業的應變能力。

BPM的發展趨勢

BPM 的發展趨勢企業流程的理論與應用已逐漸成熟卻仍方興未艾,產業正朝向延伸式 ERP 系統(Extended ERP),如何發展整合企業間的流程已成為極為熱門的實務課題。在資訊技術蓬勃發展之際,可以預期的是企業營運將進入一個更加動態變化的環境。BPM 不僅解決因應企業快速變化的組織模式,也即時微調整營運模式,更重要的是提供企業一個跨越地區、時間的工作執行及管理平台,大幅提昇企業的營運效率並降低管理成本。

BPM是繼SCM後的另一主流”商品”,利用BPM工具,有效淸晰地整理出公司的企業作業規範,不論是否採用ERP主流系統,更能透過BPM管理及延續系統及人才,引導企業務實BPR工程,即是確保ERP成功的不二法則.

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