5個導入電子發票對營業人的好處

5個導入電子發票對營業人的好處

政府積極推動電子發票作業

電子商務蓬勃發展許多國家已積極推動電子發票,降低紙本發票作業對電子商務所衍生之障礙與交易成本。為順應此發展趨勢,行政院於89年8月30日通過「知識經濟發展方案」,將電子發票列為發展方向之一,揭開推動電子發票之序幕。98年底訂定「全面推動電子發票應用計畫」,分階段針對法規、作業、系統及推廣面擴大電子發票應用範圍。這個計畫持續的進行,到108/5/24財政部修正「統一發票使用辦法」第32條規定,營業人陸續收到各地國稅局通知請盡快轉換電子發票,現有的電子計算機發票也即將於2021/1/1停止使用。

電子發票89年至109年各階段重要措施

5個導入電子發票對營業人的好處

  • 營業的企業單位,不再需購置時間到就會作廢的紙本發票與更換打印設備的維護,馬上降低成本。
  • 不再透過人為郵寄,不會毀損遺失。
  • 直接提昇進銷貨系統的整合度,並可連接報稅系統,有效降低企業人力。
  • 節省了整理發票及申報銷項發票的時間,同時也相對的解決紙本發票的長期以來的管理與保存問題。
  • 企業體也提升的企業經營形象,透過取得稅籍認證更能使消費者安心消費,商譽提高更有保障。

提供企業與消費者適用的電子發票解決方案

正航ERP不僅在傳統產業開立B2B居多的市場完整提供導入接軌,也在B2C的電子發票開立上,建置完整架構;無論消費者使用電子發票的哪種開立方式,都能輕鬆接軌正航ERP,資料欄位順利對應,無論是”統編開立”或是”共通性載具”使用、”發票捐贈”等等方式,都可順利開立,並上傳到財政部或其他相關平台。因此只要電商後台提供這些相關欄位匯出,正航系統皆可利用資料轉入方式,接軌至正航ERP系統的銷貨憑單,對應至相關欄位直接進行發票開立!

正航電子發票模組
正航電子發票模組

除此之外,目前財政部針對B2C電子發票,須配合熱感應式的印表機進行列印,而其中感熱紙則須是財政部認可的感熱紙才可使用;因此在起初申請電子發票樣張時,財政部會提醒營業人所須配合的相關事項,才可於後續開立時,可如期開出符合規定的相關發票,進行後續報稅。而熱感應紙的發票是為了因應民眾消費時一時無法適應電子化而導入現階段的熱感應式紙張發票,因此當後續相關載具愈加成熟時,政府將希望能落實做到真正的無紙化,達到實際的環保效果,將所有電子發票落實至電子產品中,不再印出任何的紙張電子發票。

結合稅務申報,系統即可轉出媒體檔報稅

營業稅申報時都需在每期15號前完成申報,時間的壓力總讓財會人員忙的焦頭爛額,除了平常的工作,還要確認報稅資料的正確性,逾時申報或資料錯誤都會有罰款產生,這些繁複的動作老是困擾著報稅人員!現在企業導入庫存模組、電子發票和媒體申報功能後,系統於平時登打進項和銷項的產品資料、數量、價格…等交易記錄,並上傳發票資料至財政部電子發票平台,報稅時在系統輕鬆產生每期(或每月)的營業稅申報檔案及401、403銷售稅額申報書、媒體檔案遞送單、零稅率銷售額清單,自動整合進口、出口、庫存、加工所有交易單據的發票資訊,匯出至稅捐處媒體申報的步驟五「進銷資料審核」,直接上傳資料做審核即可完成申報。

電子發票平台

從前端開始登打訂單、銷貨單、開立發票、上傳電子發票到媒體申報,在正航系統就可完成從客人下訂單開始到整個採購、銷售流程結束,發票上傳及最後的稅務申報,一套到底的ERP系統可有效減少錯誤、完善資料儲存和管理、內稽內控、改善作業流程、提升人工效率。

年底導入正航資訊電子發票正是時候

正航資訊致力於軟體的開發與撰寫,配合政府推動電子發票,詳細的了解政府的規定,並依據規定時程逐步進行程式的修改,結合進銷存系統開立電子發票,也配合各個電子發票的平台,做軟體的界接,並依照政府對於每日開立電子發票後須上傳財政部平台的日程規定,正航的系統也可以設定排程,時間一到,當日或每隔幾日的發票資料,系統都會自動拋出資料並上傳至財政部的電子發票平台上,輕輕鬆鬆,不需太耗費人工去處理作業。公司行號也可以自行至財政部電子發票平台上查詢自己公司所開立的銷項發票或是公司接收到的進項發票。正航資訊本身也早在多年前就已完成電子發票的申請,並且也輔導了無數家中小企業申請電子發票的成功案例,歡迎有需要的企業夥伴,盡早轉換電子發票享受為企業所帶來的效益。

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三聯式發票確定不再延期,年底走入歷史

三聯式發票確定不再延期,年底走入歷史

電子計算機統一發票停止使用時點,將由109年1月1日延長1年至110年1月1日止。相關電子計算機統一發票落日期限(110年1月1日)能否延後問題,政府鑑於愛心辦稅且為逐步推動電子發票政策,並兼顧營業人轉換電子發票尚需時日規劃資訊系統整合作業,依照統一發票使用辦法32條規定,自2021年元月起,將不再使用舊式的三聯式發票(電子計算機統一發票)。

電子發票

三聯式發票停用,企業剩下什麼選擇?

依統一發票使用辦法第7條第1項規定,原有的統一發票種類計有二聯式統一發票、收銀機統一發票、特種統一發票及電子發票等4種,並無規定使用電子計算機統一發票之營業人必須轉換使用電子發票。營業人可依自身規模、業務需求、資訊能力等,自行選擇欲轉換使用之其它統一發票種類。

依統一發票使用辦法第7條第1項 統一發票之種類及用途如下:

  1. 二聯式統一發票:
    專供營業人銷售貨物或勞務與非營業人,並依本法第四章第一節規定計算稅額時使用。第一聯為存根聯,由開立人保存,第二聯為收執聯,交付買受人收執。
  2. 收銀機統一發票:
    專供依本法第四章第一節規定計算稅額之營業人,銷售貨物或勞務,以收銀機開立統一發票時使用。其使用與申報,依「營業人使用收銀機辦法」之規定辦理。
  3. 特種統一發票:
    專供營業人銷售貨物或勞務,並依本法第四章第二節規定計算稅額時使用。第一聯為存根聯,由開立人保存,第二聯為收執聯,交付買受人收執。
  4. 電子發票:
    指營業人銷售貨物或勞務與買受人時,以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票;其應有存根檔、收執檔及存證檔,用途如下:
    存根檔:由開立人自行保存。
    收執檔:交付買受人收執,買受人為營業人者,作為記帳憑證及依本法規定申報扣抵或扣減稅額之用。
    存證檔:由開立人傳輸至財政部電子發票整合服務平台(以下簡稱平台)存證。

人工開發票與收銀機發票將是人員的惡夢

若是交易量大,不論手開發票或收銀機發票都會使得企業耗費很多人力在開立發票這個工作上,且手開發票容易發生人為開錯的狀況;而收銀機面臨的是需要採購收銀機並且要挪出空間放置收銀台與收銀機,且收銀機設備日後需要持續汰舊更新。最後無論是手開發票或是收銀機發票開立後,仍需要回到ERP系統中紀錄進銷項發票資料,這樣才有辦法做後續媒體申報輸出。

使用電子發票之效益

  • 免除郵遞及節省時效:多元接收節省發票列印、寄送之成本。至少省下50%的用紙量,調閱及儲存全面自動化,帶動企業流程電子化
  • 免預印:無需預留10%~20%之發票預印數量節省紙張之浪費
  • 節省人工處理成本:可與客戶ERP 系統相連接,直接轉入發票資料,無須人工輸入發票資料,可節省工時,避免資料輸入錯誤,達到發票資料與會計系統同步整合。。
  • 發票資料透過網路傳送,降低資料遺失或損毀的可能性,且避免實體傳送過程中遺失的風險。
  • 減少存查發票之倉儲空間:電子發票不佔實體倉儲空間,且易於查詢及維護發票歷史資料,營業人應依稅捐稽徵法及稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法有關規定保存電子發票存根檔或收執檔。。
  • 電子發票整合服務平台提供24 全天候服務,不受上下班工時影響。
  • 發票及折讓單資料可供使用者下載或列印。
  • 紙張面積小:若需列印電子發票證明聯(5.7cm寬×9cm長=51.3cm²)也可節省空間
  • 資料傳遞迅速,縮短發票處理時間,降低錯過申報期之情事發生。
  • 縮短買賣雙方交易週期:簡化企業間電子發票開立、核對及收付作業。
  • 稅務相關作業簡化:日常交易上傳的發票,電子發票整合服務平台能夠協助產製申報檔,節省營業人時間及提高正確性。
  • 免耗材:耗材色帶約可以列印5,000張需花費250元更換,且不環保。
  • 電子發票開立、作廢、作廢、銷貨退回、進貨退出或折讓,應經交易相對人同意,營業人並應留存該同意訊息與相關文件,至少保留5年。
  • 營業人應依稅捐稽徵機關管理營利事業帳簿辦法及稅捐稽徵法,保存電子發票存根檔或收執檔。
快速導入電子發票

許多營業人陸續收到各地國稅局通知請盡快轉換電子發票,在面臨電子計算機發票落日,可能會考慮轉換使用手開發票、收銀機發票或是電子發票。目前最常使用三聯式發票的企業大宗如旅館、飯店、車商等業者,必須盡快導入電子發票或是改用其他發票類型,避免明年無法開立有效字軌的票而遭受裁罰。

電子發票取代三聯式發票將是最佳解決方案

2020年下半年開始會有大量營業人提出電子發票申請,越接近年底,提出申請的時程可能會拉越長,會耗費更多時間才能取得使用電子發票資格,若營業人已計畫轉換使用電子發票,建議提前提出申請,先取得使用電子發票資格後再評估何時轉換正式上線。

資料來源:財政部北區國稅局

更多電子發票應用

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電子發票與電子計算機發票的差異
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