迅速精確、安全可靠的現代化電子發票

迅速精確、安全可靠的現代化電子發票

何謂電子發票?

「電子發票」簡單來說是指以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票。當商業交易完成後,賣方可於財政部「電子發票整合服務平台」開立發票、顯示相關資訊,例如:發票號碼、交易資訊等,而不需再開立傳統的紙本發票。買方亦可直接於平台上接收發票。迅速、精確、安全、可靠是電子發票最大的好處,而藉由網路傳輸完成交易雙方的交易紀錄,更可以降低營運成本,達到企業創造利潤的目的。

B2C營業人如何申請使用電子發票?

申請方式:   1. 申請B2C(企業對消費者)電子發票資格:

請向財政部財政資訊中心申請,依據核准函文號申請系統測試及向國稅局申請電子發票專用丁種字軌。
準備文件:

  • 1) 電子發票提案導入計畫書
  • 2) 電子發票承諾書
  • 3) 最近一期營業稅報稅證明
  • 4) 公司設立登記證明
  • 5) 申請電子發票正式函文
  • 6) 試辦點資料
  • 7) 紙本電子發票樣章
  • 8) 專用字軌號碼申請書

2. B2C虛實合一(虛擬通路)導入資格:

依據電子發票實施作業要點:虛擬通路業者需先經由國稅局取得電子發票資格,得以申請。準備文件:

  • 1) 公司登記文件證明
  • 2) 最近一期營業稅報稅證明
  • 3) 電子發票提案承諾書
  • 4) 電子發票導入計畫書
  • 5)電子發票專用字軌申請書
  • 6)紙本電子發票樣張,若使用熱感紙需檢附符合財政部規範之紙質證明

電子發票整合平台

103年起實施的法規規定變動主要有

  • 電子發票一律使用專用字軌  - 丁種字軌
  • 電子發票傳輸異動  - 電子發票資料交換標準訊息建置指引3.1版 – 開立發票後,需於24小時內上傳至電子發票整合服務平台 – 電子發票資料交換標準檔案FlatFile格式取消使用
  • 營業人需接受消費使用載具索取發票、愛心碼捐贈發票  - 消費者未提供載具時,需提供電子發票證明聯 – 營業人若有提供會員載具,需提供自動對獎機制。若使用共通載具,則由  電子發票整合服務平台提供對獎查詢 – 捐贈的發票若有中獎,由電子發票整合服務平台通知受贈對象
  • 可列印電子發票證明聯,並符合證明聯的要求規範  - 營業人開立電子發票無法列印電子發票證明聯者,得將專用字軌號碼列印 於電子計算機統一發票或自印收銀機統一發票紙本,並將發票資訊傳輸至 整合服務平台。B2C需載明電子發票隨機碼。電子計算機統一發票或自印 收銀機統一發票紙本作法於104年12月31日終止

正航系統提供虛擬通路交易與電子發票功能

搭配模組需求:

1. 外部數據轉入:銷貨單Excel匯入 2. 銷貨發票批次產生作業 3. 電子發票模組:搭配財務部電子發票整合服務平台

一、 設定電子發票相關基本資料

1. 安裝「ClientTurnkey軟體」。此Turnkey是營業人即時或定時傳輸已開立發票的軟體,達成大量資料上傳需求。此軟體由電子發票整合服務平台提供。   相關設定請參照下列網頁:https://www.einvoice.nat.gov.tw/APTRNKY/index.html?CSRT=4039872524909122435

2. 正航系統中,共用參數設定電子發票產出之格式、檔案產出之路徑。依法規規定,目前匯出之格式為XML檔。

3. 正航系統中,設定丁種發票之聯式、字軌、起迄號。需勾選丁種發票,才可開立電子發票。


4. 客戶資料設定是否使用電子發票,並設定個人識別碼。

二、 在正航系統中產生交易資料

虛擬通路交易多由網路下單產生交易資料,非直接於正航系統中輸入交易資料。由網路平台系統上完成交易後,產生銷貨交易的Excel資料,將Excel資料匯入正航系統,在正航系統上產生銷貨交易。在此作業的同時,將電子發票的相關資料一並匯入銷貨單中。例如:載具類別、載具顯碼、載具隱碼、是否捐贈發票與愛心碼、是否列印發票證明聯。

Excel資料範例如下:   第一列為欄位名稱,第二列開始為交易資料內容。

設定Excel與正航系統的欄位對映。日後若欄位定義有變動,需再修改其對映內容。日常交易作業再使用「單據資料轉入」功能,將Excel交易內容匯入即可產生銷貨單。資料匯入後,銷貨單上便有電子發票相關資訊,下一步便要進行發票開立作業。


三、批次產生銷貨發票

單一日中,網路交易單量相當的多,每筆交易資料產生後若由人工逐筆開立發票,會造成人力的浪費。為了節省人力、時間有效利用,便透過系統批次配號產生每筆銷貨的發票號碼。   利用「銷貨發票批次產生作業」,可選擇日期、客戶、銷貨單號,載入銷貨單後,「發票取號」取得已建立好的發票號碼,再按下「發票開立」產生發票資料。   銷項發票產生後,於該發票資料中,便記錄電子發票的相關內容。稍後要再匯出這些電子發票資料,上傳到電子發票整合服務平台上。

四、 匯出電子發票上傳檔案,並使用Turnkey上傳

103年開始,電子發票開立後,需於24小時內完成上傳至整合服務平台上。所以在正航系統中,使用「電子發票拋出單」,將已開立的銷項發票、銷項折讓發票、銷項作廢發票匯出,並使用Turnkey上傳。已匯出之電子發票,不會再重覆載入。按下拋出檔案後,便會在共用參數中所設定的路徑中產生XML檔。Turnkey軟體可以設定周期時間,上傳特定資料夾中的電子發票檔案。   上傳完成後,也可查詢相關上傳訊息,確認是否上傳成功。詳細設定作業、錯誤訊息請參考Trunkey說明書。

電子發票的化繁為簡

自民國89年開始,財務部開始推動電子發票至今已有14年之久,從早期從B2B之交易開始,現已推行至一般通路、虛擬通路消費。因為現行消費者,其消費習慣仍會索取實體發票,所以大多民眾不明白電子發票其成效為何。 對營業人而言,將發票電子化並上傳至整合服務中心,不但減少存根聯,未用完之發票號碼也非實體紙本發票,沒有浪費問題。

對消費者而言,索取發票主要目的一來是捐贈、二開是對獎,而至今政府也提供很多配套方式。首先捐贈部份有了「愛心碼」。愛心碼的出現改善了幾項事情:

  1.   改善電子發票捐贈的不便。
  2. 被不肖人士拿走發票的風險。
  3. 社福機構不用花人力對發票,整合服務平台協助對獎通知。   對獎作業方面,整合服務平台提供多元索取發票的方式,例如:悠遊卡、iCash、自然人憑證、手機條碼。這些通稱為載具,可以記錄消費者的發票號碼資料。對獎時只需要到整合服務平台網頁上查詢便知道有無中獎,不用一張一張核對。

另外電子發票整合服務平台提供「歸戶」功能,讓電子發票登記到你的名字下,並設定領獎資料。只要每期發票有中獎,政府便自動匯款到指定的帳戶中。快速又方便。 電子發票發展至今不能說完善,但已經有明確的方向、施行辦法,未來財政部的電子發票推行還有很多要努力的地方,讓電子發票在台灣大多的中小企業都落實使用,期待那天的到來。

企業如何善用ERP系統提列固定資產折舊

企業如何善用ERP系統提列固定資產折舊

如何提列固定資產折舊

一、何謂固定資產?

一般來說一家公司添購固定資產,例如購買生財器具電腦設備,購入的金額很大,就必須按照年份提列折舊,才有辦法精準的算出實際公司的資產還有多少,大部分的固定資產指的是企業用來生產產品或者提供勞務,預計會使用超過一年的資產。

固定資產在正常營業程序中,不以出售為目的種類分為以下兩種:

(1)有形資產-生財設備、機器、不動產等

(2) 無形資產-商標權、商譽等

固定資產提列折舊的方式可分為:

方 式

提 列 折 舊 之 公 式

平均年限法

(資產原值-資產淨殘值)/使用月數=月折舊額

平均年限法1

(資產原值-資產淨殘值)/剩餘折舊月數=月折舊額

工作量法

(資產原值-資產淨殘值)/預計工作量=單位折舊
單月折舊額*月工作量=月折舊額

定率遞減法

(n為使用年限,r為年折舊率)

(S為資產殘值,C為資產原值)

每年折舊額=(資產原值-已提折舊金額)*年折舊率;

每月折舊金額=每年折舊額/12

二、一般企業在無固定資產系統下所面臨的影響

(1) 管理方法

一般企業在無使用固資系統的作業狀態下,大量的資產折舊必須經由人工的方式計算及記錄,大量的資產變成必須倚靠人工記錄資產存放的位置,這必定減低公司在人力上的耗損與效率。

(2) 自動化程度

固定資產資料的詳盡紀錄往往會影響後續的管理,一般在無系統輔助下的作業,常常會有人為疏忽或記錄不詳的狀況,甚至須搭配整合其他資料,如圖片、合約書等,造成管理上的難度,也無法做到制度化的管控,這會影響後續的歷史資料查詢與報表的準確度,任何作業都須靠人工管理,自動化程度相對的也較低。

(3) 資料維護

固定資產的資料維護是很重要的一個環節,許多數據需定期做更新,甚至資產都會有大量異動或批次變更的可能性,以上作業如無電腦化的管控很難在短時間內達成,也可能因此造成公司內部作業的停擺或斷層,後續可能還需花費更多人力或費用去做維護來彌補。

(4) 報表管理

定期盤點計畫是資產維護不可少的一個步驟,其中報表的明細呈列與統計就是最重要的工作,這往往只得靠系統提供財產目錄報表、折舊/報廢/出售/異動日報表,異動折讓報表、攤提作業報表等作業,如無以上作業,除了人力上的耗損外,還需大量的紙本去管理與保存,造成資源上的浪費。

固定資產

三、目前業界如何管理固定資產

一般業界的固定資產通常可提供以下資訊:

  1. 提供各資產異動、報廢等管理
  2. 提供各資產折舊攤提的計算方式
  3. 提供各項資產的配置與存放資訊
  4. 產生在折舊、出售與報廢等傳票,以提供財務面整合

管理辦法:

  1. 先依公司固定資產如何去運用與管理訂定一準則。
  2. 記錄公司目前屬固定資產包括那些範圍。
  3. 設立好各資產分配由何單位或部門控管,以方便後續攤提、盤點、驗收等作業。
  4. 區分資產類別並訂定編列或編號,供各單位控管。
  5. 設備請購,請購前應該查核或調用可用設備,並由專人審核,且如有買賣合約書也應紀錄清楚設備規格、功能與保固責任等。
  6. 建立好以上資料,後續就是資料的建立及更新了,也方便提供後續的財產目錄與資產增加/減少清冊。
  7. 固定資產盤點計劃,以公司規劃,定期做盤點維護作業。

四、IFRS對固定資產的影響

因應政府發布企業採用IFRS的時程表,2013年起為上市上櫃公司、興櫃公司及金管會主管的金融企業要開始依照IFRS來編製企業的財務報告。IFRS與ROC GAPP針對固定資產最大的差異性在於提列折舊的部分,對企業比較有影響在於原本企業對於固定資產資料中是不是夠清楚呈現企業固定資產的耐用年限。而不是因企業固定資產較多的話影響更大。

五、好的系統可以提供企業的解決方案

好的ERP系統可以針對企業在控管固定資產這方面進行E化控管,不用耗費大量的人力來做登記與計算固定資產折舊金額。

  • 系統提供平均年限法、工作量法年數總和法與定率遞減法,企業可以選擇所需要的折舊方法來做提列折舊的動作。
  • 在計算折舊金額方面,只要使用者設定好折舊方法,系統也可以自動算出每次的折舊金額。
  • 系統在固定資產的單據中,也詳細記載此固定資產的資訊,例如:每月折舊金額、資產原值與淨值、已提列月數與未提列月數‧‧‧等等,讓使用者可以在一張固資單據中查看到此固定資產的詳細資料。
  • 系統中針對固資攤提作業有兩種攤提方法為來源攤提與總額攤提作業,此功能與折舊相同,只要使用者設定好系統的攤提方法,系統即可自動計算出金額來做攤提的動作。
  • 系統針對企業內部相同的固定資產提供批次複製固定資產的功能,使用者不需要耗費大量的時間去做登打資料的動作。

六、結論

在企業發展的同時,如何讓企業的未來更好,相信企業使用軟體導入企業流程是必須要做的一個目標。讓企業本身流程E化,在運作上可以更有效率,減少發生人為的疏失。固定資產是每個企業的重要資源,如何謹慎的管理此資源,也是每個企業所需要著重的目標,相信使用軟體來運行此作業,可讓企業的運作更順利。

更多 ERP 在軟體端的應用

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深入暸解

EIP是企業的活動中心,企業內資訊交流運轉是管理不可或缺

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企業內部資訊流改造

   公司業績收入來源在於業務單位(Sales)的銷售策略提升、商品(PM)研發團隊相互支援配合及後勤售後服務單位的努力;透過跨部門/組織間的配合運作,能夠有效的提高業務單位的業績,增加企業的收入;然而,光是為了要達成目標的業績,也有可能因為外在環境因素、景氣環境、市場供需變化狀況,即便分析了全部的因素,調整了業績目標設定,也有可能因為其他無法掌握的變數,無法達成目標的設定。

  因此,要讓企業能夠永續經營並且不受外在環境變化的影響,唯一方法就是企業必須擁有「完整的企業內部資訊流」,擁有了完整的企業內部流,企業將不會因為外在變化過大而造成企業經營上的危機。

提高資訊透明度決策能力與增加競爭力

企業EIP入口網站解決方案   企業的內部資訊流包含:作業單據的控管、單據流程的改善、協同作業效率提升、簽核flow的快速確實、訊息傳遞的完整不遺漏…等。如要完成上述的目標,確實需要投入大量的人力及時間資源,才能有機會達到上述的目標結果,對企業而言,往往為了達成上述目標導致現行作業大亂,會造成賠了夫人又折兵的結果;因此,若能透過提升協同作業的工具,就能簡化企業改進的步驟、有效降低風險、時間及提高目標達成率。

企業改進的工具,具備四個面向

企業該如何選擇能夠幫助企業達成改進的工具,應該具以下面四個面向進行調整:

  1. 技術面:
    介面簡單容易操作,並應無時間、地域限制;單一平台資料搜集具整合性;平台技術要能符合市場需求,並具有隨著時事需求更新調整的彈性能力。
  2. 作業面:
    適用於各個人/部門/組織作業;能達到跨部門/跨組織協同作業,資訊透明且公開;由系統代替人工作業,以自動代替手動增加作業效率,並且要能涵蓋完整作業記錄。
  3. 流程面:
    結合企業內部作業單據能力;節省人力工作時間及提升作業效率;流程必須能勾稽,具備往前追溯或往後追蹤能力;要具備自動化流程作業。
  4. 決策面:
    快速反應流程建議,提高決策效率;具備流程改善、靈活調整能力。

企業簽核流程

透過適當工具改善企業效率

資訊流程改造對企業的影響

  企業要能達到設定目標,改善企業內部是絕對必要的,透過工具的輔助還是必須要有透徹的方法可以依循及勢在必行的決心;唯有由上而下的管理目標設定,再加上各部門/組織的配合,再加上搜集各人員/部門/組織對企業流程改造的建議,透過「集合→統計→分析→決策」再經由制度調整,一次又一次的循環,就能有效的改善作業效率,提高企業競爭力。

EIP與ERP系統整合效益

   ERP在企業內掌管帳務核心,必須有其資訊安全的考量;權限管理與設置,攸關資訊安全的管理課題;所以企業在導入時,ERP要達到精準快速外,也必須考量其資訊曝光的必要性及機要性管制,企業要能達到設定目標,改善企業內部資訊通透度是絕對必要的,透過工具的輔助還是必須要有透徹的方法可以依循及勢在必行的決心;唯有由上而下的管理目標設定,再加上各部門/組織的配合,再加上搜集各人員/部門/組織對企業資訊流改造的建議以及工作管理、約會管理、資源管理、會議管理、專案管理、文件管理、知識管理、公告及佈告欄、顧客關係管理、工作評價考核;這一連串林林總總公司事務是多且雜,透過系統「集合→統計→分析→決策」再經由制度調整,一次又一次的循環,就能有效的改善作業效率,提高企業競爭力,使企業立於不敗之地,也是歷久不衰的最佳名證。  

生產計劃管理

生產計劃管理

生產計劃管理系統特色

MPS納入多來源生產計劃

可由一般訂單、國外訂單及銷售預測單納入需求母件後,依照各母件的補貨政策(批對批法、期間訂購法),試算各母件應補充數量及相關日期。

MRP納入多來採購計劃

可由生產計劃、廠內製令及委外製令單納入需求材料後,依照各材料的補貨政策(批對批法、期間訂購法),試算各材料應補充數量及相關交期。

高機能自動發單機制

經確認之生產計劃或採購計劃,可依預開工日或預發單日,分批轉請購單、採購單、廠內製令或委外製令,減少重覆輸入的動作。

提供模擬生產或採購物料

針對估算結果存量不足之產品,系統提供生產或採購發放確認作業;生管人員可依實際狀況修改建議生產量、建議預開工日及建議預完工日後,重新進行估算,確保供需平衡。

生產計劃管理系統

納入替代料件估算

若產品設有替代料件,當該產品估算結果存量不足時,系統也同時提供相關替代料件之存量資訊及替代作業,供用戶制定供給計劃之參考。

銷售預測計畫定訂

提供銷售預測計畫的設定作業,可採部門別分別預測,可依預測期間需求設定。

支援多倉庫需求估算

針對估算方式,系統提供分倉估算及不分倉估算功能,用戶可依實際需求選擇最適方案。

訂單或產品為估算對象

計劃對象可採以訂單、產品或生產製作為估算的依據。

估算結果線上即時查詢

針對各產品之估算結果,系統提供線上即時查詢功能,用戶可依需求選擇依日、依周、依月查詢產品存量變化狀況及相關的訂單、採購資料,方便進行產銷協調。

產能規劃管理系統

產能規劃管理系統

產能規劃管理系統

 

產能規劃系統特色

彈性定義工作曆

可彈性定義多組工作曆,分別指定每週週一至週日應納入之負荷資料之工作時數,讓使用者產生工作曆時更方便。

建立年度工作曆

可設定各年度的多組工作曆,如.按部門別工作曆、工作中心別〈Work Centers〉工作曆或產線別工作曆…等,以利於產能規劃時間的排程。

多組工作中心管理

可設定多個工作中心,定義各工作中心為連續性生產(如.機器式生產)或間格式生產(如.人工式生產),再依個別工作中心指定其負荷程度為高、中、低學,以便預估每個工作中心的負荷產能效率。

精準的產能估算

透過工作曆與工作中心的負荷程度,將其訂單需求量與計劃性需求量,透過產能估功能才會更精確算預估出生產排程。

粗略產能RCCP

提供粗略產能規劃(Rough-Cut Capacity Planning; RCCP)功能,將公司原訂計劃性的生產,依工作中心負荷與用料計劃、估算期間等各種因子推算出模擬產能,供生管、業務人員等進行產銷協調,以達最適切的生產產能。

細部產能CRP

可提供細部產能規劃(Capacity Requirement Planning; CRP)功能,詳細估算工作中心的負荷與生產計劃的用料需求估算的所需訂單需求量,估算出目前所需產能與可承諾量,供生管與業務人員參考與協調。

自由前/後推算

將納入的需求量,依產能負荷進行預估,其估算方式可採向前推算或向後推算,精準的推算出每日工作的生產排程。

自動化整合生產

自動與採購、銷售、生產計劃、廠內生產、委外加工等整合進行產能預估算,以利生管人員適切的進行生產排程調節作業,大量減輕工作人員負擔。

關鍵瓶頸指標

提供產能資料查詢,若估算出某工作中心出現瓶頸時,系統將顯示看板資訊介面,依顏色顯示出超負荷、負荷警示、負荷平衡等色板供識別,可快速且一目瞭了查出排程的關鍵的瓶頸工作中心。

完整產能負荷查詢

可依每週或每日的工廠負荷及投入/產出資料分析,供其查詢更詳細的的單據資料,例如:查詢某日生產排程,逕而查閱當日的預計生產之製令與各製令更明細資料。