財務管理善用ERP落實預算編制與管理系統化

財務管理善用ERP落實預算編制與管理系統化

每年8月 、9月又進入提報下一年度預算的時節,不管公司預算編列方式採用Top Down(由上而下)及 Bottom Up(由下而上),對於預算編列單位與財務單位而言都是一項大工程。

年度預算編列是將企業依據年度目標訂定執行計畫,並預估達成目標需動用的人力、設備與費用…等資源,年度預算編列的過程,將模擬與預估「預估營收」與「預估毛利」、「預估費用」、得出「預估獲利」。所以,預算不但攸關整間公司資源能否妥善運用,長遠來看,更可以看出一家公司對於未來的想像及發展策略。而預算編列後各項執行狀況的檢討與改善更是企業重視的課題。

財務管理善用ERP,落實預算編制與管理系統化

預算編制系統化,提升效率與品質

大部分企業預算編制都是採用EXCEL進行,由財務單位先設計一份統一的格式,再由各預算編制單位填上預算數據,然後由財務部門彙總各部門預算呈預算會議討論。而企業的年度預算編制通常要經過多次的討論後才能定案,在這各過程中,各單位必須不斷的依會議討論結果調整與修正檔案,財務單位也必須不斷重新彙總各單位數據,造成各單位及財務彙總人員資料整理浪費時間及人力。各單位在編制預算過程中,可能會調整財務部提供的檔案格式,更會造成預算彙總人員須花更多的時間才能完成彙總。

透過系統編制預算優點如下:

1. 可確保各單位預算編製格式統一
2. 可進行預算版本管理
3. 快速彙整各單位預算
4. 快速產出不同格式預算報表格
5. 線上管理各單位編制進度
6. 提升編制效率與品質

費用預算

常見的費用預算編列方式,是由財務單位將上年度與本年度各部門實際發生的費用科目金額列出,預算編制單位依歷史數據編列下一年度費用預算。但是,明年度的經營目標可能已經改變,若以歷史數據做為費用預算編列的基礎,這樣的預算恐怕將無法合理反映次年度的預期狀況。例如:行銷單位預計明年度舉辦一系列新產品上市活動, 這項活動是以往不曾舉辦過的,若以歷史數據做為預算參考,將造成預算與實際執行項目落差過大,而且此預算將無法與實際發生數比較分析。各項管理費用則可以使用動因基礎編列,例如:每年度的薪資預算,可以依各單位預計的人數編列、租金可以依預計租用坪數編列、教育訓練費用可由年度教育訓練計畫之規劃課程預估、書報雜誌費可依訂閱家數計算,使用動因基礎,能夠透過模擬動因改變進一步預測出預算受到的影響程度有多少,與實際值進行差異分析比較時,也較能發掘出改善機會點。

專案預算

除了以部門為單位編制預算外,有些企業因為行業特性或特殊狀況會有專案預算編制的需求,例如:新建廠房專案、新產品銷售專案等,通常這些專案都是跨部門執行的,如果只編列部門預算,將無法以專案的角度了解各專案預期的損益或預期的成本狀況。系統提供多維度的預算編制基礎,可以在部門預算外,另外依專案進行預算編制,並與實際專案執行結果進行差異分析。假設某公司預計於次年度舉辦建廠60周年運動會,可透過專案預算編列該活動的專案預估成本如下表:

專案成果預估表

專案成果預估表

預算調整與管理

因為預算是依年度計畫加上假設狀況預估的結果,難免會發生不準確的狀況,所以,預算執行過程中,應隨時內部與外部環境或市場狀況,隨時檢視是否有修正預算的需求,並依循系統預算調整機制提出預算調整的申請。

預算編製納入系統管理

有些企業已編製預算多年了,但因預算編列不實或與目標不符而無法做為未來的控管依據,或因未將每月實際經營成果與預算做比較分析,以找出落差原因與改善對策。這些公司雖有預算制度卻形同虛設,久而久之,主管對編製預算也就敷衍了事,反而造成人力、物力與財力的浪費。

將預算編制納入系統管理,搭配ERP系統,不需等財務單位結帳後提供報表,各預算執行單位可隨時自主查看預算執行狀況並進行檢討提出改善方案。財務單位每月可從系統快速產出預算與實際差異比較報表,交由各單位進行差異分析說明,作為預算檢討的依據。

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電子發票開立異常,如何進行補上傳作業

電子發票開立異常,如何進行補上傳作業

誤用字軌號碼、重複開立、漏上傳發票,以上三種發票開立異常

營業人如開始使用電子發票後,發生發票開立異常,已列印發票給客戶,卻未上傳成功,此異常情形務必依照財政部的更正流程處理。整合服務平台近期公告:為加速處理營業人電子發票作業異常,從2018/10/22起,開放營業人以憑證線上申請補上傳發票,及修正營業人作業異常申請單與報備函範例文件。

報備函文

  1. 誤用字軌號碼需填寫之文件:
    W021-電子發票_發票誤用字軌報備函B2C.doc
    W0211電子發票_發票誤用非當期字軌報備函B2C.doc
  2. 重複開立需填寫之文件:
    W022-電子發票_發票號碼重複開立報備函B2C.doc
  3. 漏上傳發票需填寫之文件:
    W020-電子發票_發票號碼漏未上傳報備函B2C.doc

※報備函正本提交至營業人所屬稽徵機關,副本財財政部財政資訊中心(PDF上傳)、分局/稽徵所所屬國稅局總局、總機構所屬國稅局總局。

營業人作業異常問題修正申請單

  • 營業人作業異常問題修正申請單:線上填寫申請單,無須填寫紙本申請單
  • 發票區間資料:線上填寫上傳發票資料及筆數
  • 憑證:工商憑證正卡、工商憑證附卡、自然人憑證

※發票作業異常申請單與報備函文件下載位置:財政部電子發票整合服務平台/常用文件下載

  1. 營業人功能選單→發票異常處理系統→發票申請上傳作業,點新增申請

發票異常處理系統
發票異常處理系統

  1. 於新增頁面中,填入詳細申請資訊,並附加上報備函文電子檔,插入主憑證,點憑證申請

    插入主憑證,點憑證申請
    插入主憑證,點憑證申請

  2. 點查詢,確認目前申請狀態

確認目前申請狀態

  1. 申請狀態
  • 申請上傳:尚未開通上傳,還可以修改申請內容
  • 已開放上傳:審核通過並開放上傳,可上傳或修正發票內容,平台會發mail通知
  • 已截止:開放上傳後,超過預計完成上傳日期
  • 申請未通過:審核不通過,修改後再重新提出申請,平台會發mail通知

修改申請內容

順利上線使用電子發票

為落實節能減碳並推動電子發票政策,財政部107年1月19日公布修正「統一發票使用辦法」部分條文,明定電子計算機統一發票將自109年1月1日停止使用。不少營業人近期已積極導入電子發票,109/1/1可以順利上線使用電子發票。

協助導入時都會有疑問:導入電子發票後,就必須全面開立電子發票嗎?其實不然,申請使用電子發票後,原有的收銀機發票、手開發票、電子計算機發票都仍然能繼續使用,由營業人決定要開立何種發票,只是電子計算機發票從109年1月1日就不能再使用了,從輔導顧問的角度,會建議開立電子計算機統一發票之營業人應儘速規劃轉換使用電子發票,這樣對電子發票有足夠的時間申請並熟悉流程。

更多電子發票應用

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高彈性的ERP系統

高彈性的ERP系統

套裝系統也能自我客製與設置流程

相信目前市場的競爭是如此的激烈,時間就是金錢,每一張訂單是否能準時出貨,或者在客戶下訂時能馬上得知目前庫存是否足夠能否馬上出貨。因為目前競爭激烈市場,最重要的課題,在沒有ERP系統的時代,每個業務手上都會有當週庫存的EXECL打單時能馬上查詢是否有庫存,但庫存仍會有不足的情況發生,在進入到套裝ERP中,一樣是利用系統提供的庫存報表能看到最即時的庫存,但動作太多也影響到打單的速度,若能在訂單上就能看到各倉即時庫存,可以省去查詢報表時間也能快速處理下一個客戶的訂單」

純套裝ERP系統功能

以純套裝的ERP而言,不做任何系統的改變,提供什麼功能就運用,系統原有的功能登打銷售訂單時只能在登打時,能馬上知道目前在各倉庫存,去判斷是否有庫存。

T9訂單查庫存

但以大型公司來說,並不是由一個業務負責打單,若是多人打單時,並無法能馬上能得知有多少庫存,己被其他業務人員己預訂準備出貨,若同時搶到同樣數量時,也是無法確保能否即時出貨,若要能確保是否能正常出貨時,員工必需增加作業時間才能達到所需目的,例如:當時訂單明細表

T9-銷售狀況

若是請ERP廠商提供客製, 以彈性而言,算是中等彈性,因為企業因作業流程調整時,必需再透過ERP廠商的服務才能得到系統的調整,此時又可能再發生一筆費用。

正航高彈性ERP功能

  1. 資料層和呈現方式

    若公司有IT人員透過正航專業教育訓練後,可自定增加系統單據欄位或者開發出企業內部表單。這些依需求增加單據或者欄位後,後續都可以再被報表取值使用。
    T9-訂單

  2. 商業邏輯層

    企業作業流程中總有自己的管理控制規則,例如:銷售訂單總金額至少要大於1萬元才能出貨。這些控制規則即是商業邏輯。因為每家企業的營運規則不同,套裝系統很難符合各家需求
    以此案例來說,就可利用商業邏輯的方式來控制。

    A.只要交易量小於可用庫存量時,可出貨狀態可秀成可出貨,反之則為缺貨
    B.也可以利用顏色作區分,可出貨為綠色,缺貨為紅色
    C.在轉出貨單時,只要是缺貨的產品時,系統就控制無法轉成銷貨單
    T9-出貨狀況

降低費用快速上手導入企業

由此可見,如果選擇到一套能有套裝的基本架構系統的 ERP 若能讓 IT 人員能自己依照公司自己需求製作出專屬自家公司系統可以使用的單據和報表,這樣就可以省去後續大量的客製系統的費用,也能讓自家員工能快速上手也不會因換系統而排斥新系統

如果企業正在評估導入ERP系統,而卻不清楚該選擇什麼系統?那麼正航具備了純套裝、客製到高彈性的ERP系統,且正航顧問對ERP系統有豐富的規劃經驗,歡迎您與正航聯絡,讓我們一起來了解您的需求,協助您導入符合您效益的ERP系統。

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電子發票發展趨勢與應用

電子發票發展趨勢與應用

電子計算機發票109年1月1日停用,請營業人儘速規劃轉換使用電子發票!

鑑於使用電子計算機開立統一發票之營業人已具有一定程度資訊能力,如能轉換使用電子發票應屬簡便,有助於節能減碳及推動電子發票,故自106年1月1日起,已不再核准營業人以電子計算機開立統一發票;至原已核准使用電子計算機開立統一發票之營業人,仍可繼續使用電子計算機發票至108年12月31日為止,以避免負擔額外成本。現行開立電子計算機統一發票營業人請儘速規劃轉換使用電子發票,該局將持續針對轄內使用電子計算機統一發票營業人積極輔導,協助營業人電子發票開立系統及相關作業能及時順利運作。

電子發票目前的推動時程

統一發票制度是為了防止商家逃避繳稅、增加國庫稅收,以特別規劃兌獎制度,鼓勵民眾索取,全民一起監督店家;而統一發票才實施一年,台灣省政府的營業稅收就成長了76%。而在89年8月,為因應電子商務發展,與基於節省紙張、印刷等成本及環保的考量,行政院通過「知識經濟發展方案」,揭開電子發票的推動序幕;財政部接著於89年11月,29日發布「網際網路傳輸統一發票試辦作業要點」,由營業人利用個人電腦,透過網際網路傳輸統一發票(以下簡稱電子發票)給買受人的作業方式,賣方可列印電子發票存根聯,買方則由網路端接收發票並自行列印扣抵聯及收執聯,且雙方皆可下載儲存相關檔案備查。

企業對企業熱感應紙發票

為收推動綜效,財政部發布之「電子發票實施作業要點」於95年12月6日生效,財政部財政資訊中心規劃建置之「財政部電子發票整合服務平台」亦於同日上線運作,為電子發票奠定安全可靠之環境。

電子發票與傳統發票的差異

電子發票的效益除了紙張等成本考量外,另還包括:客戶ERP系統相連接,直接轉入發票資料,無須人工輸入發票資料,可節省工時,避免資料輸入錯誤;發票資料透過網路傳送,降低資料遺失或毀損的可能性;電子發票不佔實體倉儲空間,且易於查詢及維護發票歷史資料;加值中心提供24小時全天候服務,不受上下班工時影響;發票及折讓單資料,可供使用者下載或列印;發票全面電子化並集中處理,有助於企業本身之帳務勾稽作業;資料傳遞迅速,縮短發票處理時間 … 以上種種好處都是傳統發票無法匹敵的地方。

正航電子發票模組

信用卡電子發票載具推廣

為配合民眾持信用卡消費習慣,105年推動以信用卡作為電子發票載具,將有助民眾持信用卡消費時,直接索取無實體電子發票來提升無紙化之比例。執行時由店家將加密後之信用卡(載具)識別資訊,併同發票資訊傳輸至整合服務平台存證,消費者只需一張卡就可同時完成購物、付款與儲存電子發票等程序,不必再出示其他載具儲存電子發票;如民眾透過載具歸戶及設定中獎獎金自動匯款,中獎獎金將不漏接,權益更有保障。

公用事業導入電子發票

據統計,公用事業每年開立收據張數約 6 億張,為響應節能減碳,各地區 國稅局爰輔導公用事業開立電子發票,同時降低公用事業開立統一發票成本。

  • 營業人用戶營業稅申報作業:明定營業人得以明細表方式,申報其自公用事業取得之無實體電子發票及其發生之銷貨退回、進貨退出或折讓證明單等憑證,取代原申報所需檢附之文件。
  • 政府機關或學校用戶核銷作業:自整合服務平台列印電子發票辦理經費報知者,應由經手人於該憑證上簽章,作為報支憑證;而為簡化行政作業,得取得相關付款證明文件(如代收機構或其營業處所出具之相關繳納證明文件等),並連同繳費通知單,作為報支憑證。

行動支付電子發票服務

另政府財資中心為因應手機支付趨勢需求,刻正開發手機條碼申請應用程式介面(API),未來將透過與電子支付帳戶機構合作資訊串接,使消費者於申請使用此類電子支付帳戶或電子錢包APP時,可選擇同時完成手機條碼載具之申請,消費時由錢包業者提供便利快速安全之支付金流服務,手機條碼連結之發票則由財政部主動提供消費者全程有感之電子發票服務。

電子發票對營業人的效益與成果

電子發票開立數量已從98年的5千萬張一路成長至101年抵達24億張:就營業人效應而言,已節省經費344億,產生產值105億,節省紙張1276公噸,節省碳排放量1060頓;就國稅局作業效益而言,B2B人工申報發票建檔成本每年可節省1千萬元,且無須再請營業人送交紙本,直接在平台上勾稽即可;就財政部印刷廠作業效益而言,不僅對領獎流程簡化,且每年可阻絕冒領發票兌獎金額1億2千萬,另每年節省4千8百萬於減少之印刷張數上。

電子發票未來的願景

電子發票為電子化政府之重要政策,自101年虛擬通路及實體通路作業整合試辦,103年B2B、B2C及B2G全面推動階段,每一階段改革都促使電子發票大幅成長。除了藉由平台服務與公用事業導入電子發票,以提升民眾對電子發票的接受意願外,未來也將廣納消費者、營業人、政府機關、社福團體等關係人建議,持續推動精進與改革,開創電子發票新紀元,達成全面無紙化交易環境的終極目標。

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如何做到料帳合一:庫存帳與財務帳

如何做到料帳合一:庫存帳與財務帳

許多中小型企業的ERP系統,都追求能達到料帳合一,希望實際的庫存帳與ERP系統上的庫存帳能夠做到數據同步與吻合,如此一來就能有效控管庫存數據。事實上料帳合一除了系統的庫存帳與實際庫存帳合一之外,財務帳與生產、庫存的數據串連也是很重要的一環。若無法從採購、銷售、庫存、生產等的數據一直關聯到財務,財務只注重應付帳款、應收帳款和出納的正確性。這樣子的管理模式,會隱藏了許多內部損失是無法在財務報表上呈現。

ERP 與 自動倉儲的整合應用

如何達到庫存帳的料帳合一

做好庫存管理,可以提升銷售決策的準確性,業務人員可以從庫存數據中進而知道該促銷哪些產品,接單時也可馬上回覆交期與數量。採購人員可在ERP系統中設定安全庫存量,或透過供給需求報表進提升採購數量的正確性。

如何做好庫存管理:

  1. 落實系統出入庫單據登打與數量確認

    系統的數據,須要透過人員的數據收集,才能達到正確性。人員須依照制定好的SOP,依單據的流程確實作業,並且要即時錄入系統,不能後補單據,才能達到庫存數的正確。在執行系統綠入時,倉管人員也要確實點收數量是否正確,不可直接依照紙本或外箱上的數量錄入系統,也要確認品名是否正確。

  2. ERP系統的控制與防呆

    完整的ERP流程,可以從採購、生產、銷售、倉庫一直到財務,都是層層相關,一關控一關,可以控制與防呆,例如未到貨倉管未入庫,財務就無法付款等控制

  3. 落實庫存盤點

    雖然有使用系統記錄,但有可能實務上還是會有漏單的狀況,所以固定周期,企業要執行庫存盤點,並將盤差最多的該產品,查核差異的問題,作為改善的依據,才能讓達到料帳合一。

庫存管理

庫存帳與財務帳

企業做好庫存帳的料帳合一之後,最重要的是如何讓ERP可以一條龍的卡控系統與符合稽核條件。庫存的進出就掌控了採購、銷售、生產等前端的作業,而財務帳包含了帳款、資金和最後的財務報表,說穿了前端作業的成敗都會影響財務報表數據的正確性與否。曾經聽說過,財務人員的工作,是自由心證的工作,只要有些小技巧,就可以讓財務報表做的漂亮,例如調整期末存貨的金額、該列費用的項目不列費用,刻意隱藏其他損失等。如何能夠盡量免這些事情發生:

  1. 減少手動新增傳票:

    所有的傳票金額來源,都為前端單據產生而來,可以減少傳票錯誤的機率,並且節省登打傳票的時間。

  2. 存貨相關傳票,由系統產生:

    採購進貨的存貨,銷售出去的銷貨成本,生產領用的材料、盤盈虧的產品、報廢的原物料等,這些有關庫存的進出異動,都由前端計算完成本後,依據這些數據相關金額,切立傳票。許多企業因生產前端沒有做的很好,大多數由倉管人員盤點後,將庫存數據加上單價換算成存貨金額提供給財務切立期末存貨,此時製程中的損失很難從財務報表中看出損失,所提供的存貨金額準確度就有待商討。

  3. 財務工作多人分工,做好把關:

    財務的工作內容,包含了收付款,傳票新增等,依每家公司的規範有所不同,這些工作,應多人分工,不應該由一人包辦,多人才能達到檢查與核對,減少錯誤率。

  4. 財務核對工作不能少:

    在財務報表產生之前,財務人員須核對銀行存款科目餘額與實際銀行帳餘額、應收付票據未稅現金額與科目餘額、存貨金額,甚至銷貨收入科目與前端業務統計出來的銷貨收入金額等,會計科目餘額與前端單據做核對,以確保財務報表的正確性,並且可從核對中,發現問題。這些核對就是財務用來證明,財務報表的正確性。

庫存正確需要人員的配合

許多企業都認為,導入ERP庫存就會正確。要達到即時庫存正確,確實需要ERP系統的協助,但是系統的所有數據都須要由人員錄入或透過其他輔助的資料收集設備取得,如果沒有這些數據,就無法產出正確的報表。系統的導入會整合或重整流程,或許也會將各單位的工作內容會重新分配,責任人員也會不同,系統無法自動就能達到料帳合一與財務報表準確,一切都還需要人員的配合,所以ERP系統導入過程中,對於作業流程的充分討論與規劃相對十分重要,而系統導入後料帳合一並非短期內一、二個月就能達成,必須經過每個月內部不斷的檢討與校正流程與缺失,各單位於日常作業實施的過程中,不斷的簡討與改善,才能達到目標。

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