PM專案管理

PM專案管理

PM專案管理

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時 PM 專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的 PM 專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。PM 專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

PM 專案成立

開立新的營業據點前,需經過一些行政作業及待處理的工作,可以成立專案一併管理,並具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」內容,實現專案軌距全記錄的完整過程。

系統自動mail通知專案執行,展開工作

透過 PM 專案管理系統將自動展開工作給負責人員,包含工作主旨、工作時間、負責人員、工作內容…等資訊,並可針對「部門、公開、私人、指定」灠瀏權限設定,只將特定的資訊顯示給特定的人員,機密資訊不外漏,安全100%。

登入首頁工作提醒

當進入EIP系統時馬上就有近期工作,顯示最新工作列表,讓所有待處理工作一覽無遺。

PM 自動 mail 工作提醒

每天 PM 系統會自動發放送約會及工作提醒mail,有助於專案工作執行人員,針對自己負責的工作來執行,每日按表操課把該做的工作完成並執行工作回報、完成記錄。

工作進度執行回報

當工作進行中或完成後,,PM專案管理會根據實際執行的進度%及內容,登打在約會紀錄中,讓約會行程的內容資訊得以獲得分享。工作執行人員,可將工作中產生的文件或檔案,直接附加檔案在「工作紀錄」中,以利日後查詢作業。

專案結案

當專案轉發的工作,都已經確實執行完畢並回報結案後,PM專案管理系統會自動產生專案結案100%完工,讓您馬上節省查詢時間。

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時 PM 專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的 PM 專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。PM 專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

PM專案資訊查詢

◎個人工作中心:

專案執行產生的工作,可以從「個人工作中心」查詢到所有的工作內容及紀錄,並可以直接 Link 到該工作的內容,可以依照10項分類,快速搜尋到所有的歷史紀錄。

◎工作記錄:

無論是專案負責人,或是專業工作的執行人員,執行的進度回報能被無誤地且永久的保存下來,包含主旨、類別、狀態、對象、記錄內容,都將完完整整的記錄下來,供日後查詢及分析。

PM專案工作甘特圖

PM專案工作顯示方式,以最常見的甘特圖配合智慧 Color Bar 來清楚顯示完工狀態,讓您馬上辨識一覽無遺。

PM專案分析報表

◎專案分析報表:

可以針對專案的內容規格進行查詢,依照「未開始、進行中、已結案(已成)、已結案(未成)」條件查詢,並且可以匯出excel檔案,供使用者再次統計分析用。

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時 PM 專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的 PM 專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。PM 專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

正航ERP系統接軌財政部電子發票

正航ERP系統接軌財政部電子發票

財政部電子發票流程與前置作業

一、 財政部電子發票流程

開立電子發票並欲將相關資料上傳到電子發票整合服務平台,其方式有 :

  1. 財政部電子發票整合服務平台;從ERP軟體內拋出符合財政部需求的格式,透過 TurnKey 上傳資料到電子發票整合服務平台
  2. 電子發票加值服務中心,包含關貿流通網、汎宇電商、台塑網、金財通..等;從ERP軟體拋出符合加值服務中的格式,透過加值中心提供的上傳工具,將資料上傳到加值中心,後續加值中心再將發票資料上傳至電子發票整合服務平台

財政部電子發票整合服務平台上傳方式

自行上傳到財政部電子發票前置作業

此處所介紹是指第一種,不透過加值服務中心,直接自行上傳發票到財政部電子發票整合服務平台所需的事前準備作業。

  1. 申請軟體憑證,可參財政部提供的【申請軟體憑證使用手冊】,了解需申請那些軟體與憑證,就憑證而言最基本是工商憑證管理。
  2. 取得電子發票QRCODE,可依提供的附件文件進行QRCODE金鑰的申請,該金鑰共32碼,後續在正航系統進行參數設定時需填入該金鑰值。
  3. 電子發票TurnKey申請與設定,可參考財政部提供之文件【二代電子發票 Turnkey 使用說明書】進行設定,並依照財政部提供的【營業人Turnkey上線前自我檢測】,執行 Turnkey 環境檢測;由ERP拋出的的電子發票資料,後續便是透過該系統設定排程上傳至財政部電子發票整合服務平台。

丁種電子發票

七步驟完成正航 ERP 系統電子發票參數設定

路徑 : 設定 → 共用參數設定 → 電子發票

  1. 使用媒體申報合併報繳 : 欲使用電子發票此選項不要勾選,因為勾選後,電子發票平台的所有文字及欄位會被隱藏起來。
  2. 輸入稅捐稽徵處、核准日、核准文、核准號,非必填資料
  3. 勾選【財政部電子發票整合平台】,表示要使用該功能
  4. 輸入QRCode金鑰,共32碼是必填欄位,申請方式可參考提供的附件【取得電子發票QRCODE中AES加密金鑰】
  5. 資料拋出格式,預設值是XML,目前透過Turnkey上傳資料,格式支援XML與TXT
  6. 設定B2B發票拋出路徑,該路徑需配合Turnkey內上傳資料的資料夾放置的位置
  7. 設定B2C發票拋出路徑,一樣需配合Turnkey內上傳資料的資料夾放置的位置

正航系統電子發票之應用

一、發票請購

  1. 發票聯式 : 電子發票聯式的設定是35銷項三聯式是收銀機統一發票、一般稅額計算之電子發票
  2. 電子發票(丁種)需勾選起來,否則開立的發票無法透過系統中的【電子發票拋出作業】,執行資料拋出
  3. 輸入發票字軌、起始號碼、結束號碼

電子發票整合服務

二、銷貨單

銷貨單多一頁簽【發票資訊】,紀錄電子發票平台、對象類別…等電子發票相關資料,需特別注意的是,當對象類別為【B2C】時 :

  1. 若客戶需紙本發票,勾選後會出現紙本格式,此時載具資料可以不用輸入資料。
  2. 當客戶不需印出紙本發票,此時載具類別號碼、載具顯碼id、載具隱碼id均需輸入資料

不可空白,此時這些欄位為必填欄位,沒有輸入相關資料,單據無法存檔。另外對象類別是B2C,客戶統一編號需為空,當發票檔案拋出,系統會自動在統一編號處填入10個0。

電子發票系統應用

電子票檔案輸出
說明 :

載具類別號碼 : 手機條碼 3J0002、自然人憑證條碼 CQ0001、營業人載具->申請後核發

載具顯碼id : 載具外觀卡號,若沒有顯碼、則一樣填隱碼即可

載具隱碼id : 載具隱藏卡號

PS : 什麼是載具?商家認可用來記錄電子發票認證工具,可識別消費者身分,如 : 悠遊卡、手機條碼..等。

電子票檔案輸出

三、快速完成電子發票拋出單

路徑 : 系統 →發票管理 →電子發票作業 →電子發票拋出單

  1. 選擇電子發票平台,有不使用電子發票/財政部/關貿/金財通/台塑網/汎宇電商,會依購買的授權出現可供選擇的平台
  2. 選擇對象類別 : B2B或B2C
  3. 選擇類型,不同的平台可選擇的類型也有所差異,如: 財政部平台可以使用銷項發票/銷項作廢發票/銷項折讓發票;關貿平台可以使用銷項發票/銷項作廢發票。
  4. 設定資料搜尋的條件
  5. 點擊【載入發票】,符合條件設定的資料會被載入放置在發票明細,表身的電子郵件欄位內的資料是取【客戶基本資料的電子郵件】欄位
  6. 表身資料確認無誤後存檔,存檔後的資料才可以執行【拋出檔案】
  7. 執行【拋出檔案】後才可以點擊【電子郵件通知發送】,郵件發送後可從表身的【電子郵件通知寄送狀態】得知寄送成功與否

相關財政部電子發票功能,如有需求或使用上的疑問,歡迎來電詢02-7720-9699或洽詢各地正航據點詢問喔!

更多電子發票應用

若想對電子發票有更完整的了解,歡迎您前往電子發票主題館瞭解更多…

深入暸解

企業財務管理常碰到的管理難題!

企業財務管理常碰到的管理難題!

企業財務管理的重點

在於如何做好資金的運用及籌措,有效規劃及運用有限的資金創造企業價值。 不過在實務上,一般常碰到的財務管理難題如下:

1、 科目繁雜,不便於科目管理。

  • 為數眾多的客戶與供應商,要分別建立對應的往來科目。

2、 人員工作量大,若出錯查詢起來十分困難。

  • 財務人員每天處理大量原始憑證、記帳憑證,難免遺漏記帳。
  • 編制財務帳表及各式分析報表涉及大量憑證和計算,稍有不慎便會遺漏。
  • 固定發生的憑證常需要重複製作。
  • 難以即時查詢所有科目(如:預付款、預收款)餘額沖銷狀況,無法完全做到逐一核對沖帳。
  • 外幣核算科目期末都要進行調匯,手工計算匯差並製作相應憑證,工作量大。

3、 財務資料混亂

  • 對於交易金額涉及多個部門(或專案)時,無法明確劃分,沒有分攤標準,不能將交易金額順利分配至各部門(或各項目)中。

4、 預算管理困難

  • 無法對未來資金可能的流入與流出狀況進行及時預估,並對資金無法進行有效的調度,影響企業經營方針的制定。
  • 預算難以即時控制,費用常常支出失控。

5、 財務難以體現經營成果

  • 需要將損益類科目期末餘額結轉到本年利潤科目中,手工結轉非常麻煩,且易出錯。

正航系列解決方案

財務管理全面支援會計新準則,符合兩岸不同會計制度,並提供相關財務英文報表。具有全方位財務控制體系,幫助企業徹底擺脫手工做帳,實施嚴格的財務控制。

財務管理

財務管理

1、 科目多核算設置:

會計科目下可設置多種核算專案(往來核算:客戶、供應商、個人、部門、項目、物料、數量金額、幣別核算),實現多種資訊在財務管理中體現,多種輔助核算設置方便各種查詢。

2、 自動傳輸功能:

單張、批次、匯總及合併四種傳輸方式,交易發生自動生成記帳憑證,業務單據上的輔助核算資訊自動帶到憑證上,並可在憑證上還可直接查詢原始單據。

3、 自動分攤:

專為處理聯合收支,計算各部門分攤金額而設定的,如廣告費的分攤。提供依分攤比值和固定金額分攤兩方式,實現交易金額的合理分攤。

4、 資金預估:

隨時讀取帳務人員所輸入的憑證,並依照所設定的公式內容,計算未來的現金流入與流出,供決策者參考。管理層還可通過定期查詢資金預估表,將短期資金及各系統所產生的帳款一併納入預估。

5、 預算管理:

根據需要自定義科目的部門預算或專案預算。憑證錄入時將根據科目錄入中的預算資料進行各種控制,實現預算管理。同時,預算即時查詢,避免實際發生額超過預算,以及於損益分析、收入分析、費用分析及短期資金預估中使用。

6、 各類帳與報表:

可按核算專案資訊靈活查詢總分類帳、明細分類帳、日記帳、數量金額明細帳、多欄式明細帳、科目餘額表等。並可自定義各式財務公式,可在憑證中設置現金流量,系統自動出資產負債表、損益表、現金流量表、利潤分配表、財務比率分析等報表。

7、 沖銷處理:

系統自動記載科目餘額借貸沖銷情形,隨時查看沖銷科目的未沖銷餘額的交易明細。

8、 往來業務處理:

分段準確計算帳齡,在憑證中進行沖銷,利於資金控制以及帳款催收。

9、 常用分錄設定:

用戶可減少相同憑證分錄重複錄入,在錄入憑證時直接調用。

10、 期末調匯:

系統就可自動計算匯差,並生成調匯憑證。

11、 本期損益結轉:

將所有損益類科目的本期餘額自動轉入本年利潤科目中,並自動生成結轉憑證,方便快捷核算經營成果。

12、 自動轉帳設置:

系統可設置各種自動轉帳憑證範本,常用的一些計算可由系統自動生成憑證。

13、 出納管理:

系統提供銀行作業、票據作業及相關出納報表,如現金簿、銀行對帳表、應收應付票據分析、銀行資金預估等。以及現收現付資料和票據可自動關聯出納的票據及銀行作業。

供應鏈管理

供應鏈管理

供應鏈管理特點及難點

在競爭激烈的社會背景下,企業開源、節流顯得尤爲重要,可是在這個過程中,企業管理上會時常碰到如下難點:

1. 銷售管理難點

▪ 訂單進度跟踪困難;
▪ 難以提供準確的銷售承諾;
▪ 難以控制客戶信用額度,隱藏財務風險;
▪ 客戶資訊流失嚴重;
▪ 企業利潤得不到保障; 2. 採購管理難點 ▪ 採購物料超收,造成庫存囤積;
▪ 不透明的採購流程造成黑箱操作,從而造成企業資本流失;
▪ 採購訂單進度跟催困難,影響生産進度及訂單貨期;
▪ 貨比三家困難 3.倉庫管理難點 ▪ 庫存數據不準確,動態庫存資料更是無法統計;
▪ 倉庫管理制度執行困難,常有特殊情况發生,導致出、入庫手續不齊全,帳料不一致;
▪ 倉庫物料超發與超收;
▪ 庫存居高不下,企業束手無策,倉庫中的物品越來載多,資金都被庫存占用,但真正用得著的物品並不多;
▪ 無暇處理不良品及報廢品,提升倉庫管理費用;
▪ 呆滯品統計困難。

供應鏈解决方案

銷售管理方案應用

▪ 透過流程管理,能够快速進行訂單進度跟踪;
▪ 透過銷售交期管理能够給出準確的銷售承諾,有效改善客戶的滿意度;
▪ 透過信用控制,能够控制不同等級客戶的信用額度,避免財務風險;
▪ 透過精准報價功能,企業利潤能够得到保障;

採購管理方案應用

▪ 透過超收控制,可以控制採購物料超收、杜絕庫存囤積;
▪ 透過請購/採購單多級審核審批機制、網上公開詢價、供應商評審機制,减少採購價值浪費,實現採購透明化、制度化;
▪ 透過供應商生産進度跟踪管理改善採購訂單進度跟催難問題,避免停工待料的狀况。
倉庫管理方案應用 ▪ 平臺實現數據共享、即時數據查詢,實現庫存動態分析;
▪ 結合企業的個性化的管理規則,制定相應的倉庫管理制度,從而避免帳料不符的現象。
▪ 透過倉庫ABC分類管理,實現合理的倉庫管理。
▪ 透過呆滯料的管理及分析,减少不良品及報廢品的産生,從而减少倉庫管理費用,提升資金的流動能力。