正航EIP線上投票辦公室的好幫手

多元選擇已是常態

公司福委會舉辦活動為了能讓參與人數呈現最大化,都會聽取員工的意見,但是若只有少數人意見會有不公平的聲浪,因此最常用的方式便是投票,實體紙張投票箱太費事了,公司若有Outlook則會使用內建投票功能,成為辦公好幫手。但因為outlook住要功能已收發郵件為主,雖有投票功能,但還是有美中不足之處。

正航EIP企業入口網站管理內有一投票功能,可以快速進行投票選項設定,並且也可以直接發送郵件通知員工,更可以在投票截止日前,透過系統再次發送郵件通知尚未投票人員,達到事半功倍的效果。

EIP

如何使用正航EIP投票功能

功能路徑 : EIP功能/線上投票,線上投票細分有4種功能,分別是投票活動維護、線上投票、線上投票紀錄跟抽籤活動維護。因為投票選項設定好,由系統發送Mail通知相關人員,前提須先將人員基本資料內的個人E-Mail設定完成,接著就進入正題來介紹如何使用投票功能。

投票活動維護的設定與運用 :

  • 主題 : 設定投票內容的主題
  • 開始、結束日期 : 設定該活動的投票開始跟結束日期,超過結束日期,尚未投票的人員便無法投票,表示放棄權益
  • 檢視權限 : 設定該投票可由哪些人查看跟票選,若是部門內的活動可設定為「部門」,全公司的活動就設定為「公開」,牽涉到跨部門活動又不是全公司,便可以用「指定-選擇對象」,設定相關人員進行投票。
  • 投票選項 : 投票選項的設定,不一定要斷行,選項跟選項間用分號分開即可,呈現方式可查看
投票
  • 選項可多選、投票後才能檢視結果 : 若投票選項能允許複選且須投完票才能查看目前投票結果,便將這兩個選項勾選起來
  • 郵件通知 : 當設定活動的投票,可以發送郵件通知大家,後續有可以再利用這功能通知尚未投票的人
  • 投票 : 點選該按鈕可進行投票,選擇支持的選項,若有意見進行書寫,後續點擊投票即可,但這畫面是只有發起該投票的管理者看的;一般USER投票主要是利用首頁WebPart的近期投票,已票選過會被勾選起如圖四,另外也可在EIP功能/線上投票/線上投票進行投票
  • 投票結果 : 查看目前投票的結果跟已經投票、未投票的人員各是那些投票活動維護單的畫面,其設定非常簡單容易上手,又可輕鬆知道哪些人尚未投票,並快速通知他們進行投票。
  • 線上投票紀錄,紀錄USER曾經參與過那些投票,已投票、未投票都可從這查得資料,有參與過的投票還能查閱當初的投票結果。

抽籤也是常用功能

除了投票也還滿常需使用到抽籤,如公司內部有折舊完的一些3C設備,尚能使用,但是轉賣又賣不了什麼價格,可以當成公司福利,贈送給有需要的公司同仁,但是憎多粥少狀況下該如何處理呢?最公平方式便是抽籤,早期利用紙張方式,但需要有人員做籤,現在可以進化到油系統處理。注意要在結束期間內進行籤,否則時間一到,抽籤按鈕便無法進行點擊。

點擊抽籤,系統會隨機挑選出一位人員;若中獎人數可以多位,在單據上可以設定一次抽選一位或是多位,人數可有發起抽籤的管理者設定。

若一次抽選一人,不須每抽選一人進行手動紀錄中獎人員,事後查看抽籤結果即可,利用該結果通知中獎人員。

多元選擇,讓系統工具協助您創造便利工作環境

現在科技日益發達,使用的工具也越來越進步,投票跟抽籤都可以透過一些軟體來完成,並且整體是透明化的操作;正航EIP除了企業所需的如客戶關係管理、專案管理..等功能,企業想不到的如投票、團購都有,希望能幫企業創造便利愉快的工作環境。

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若想對正航 EIP 軟體有更完整的了解,歡迎您前往 EIP 主題館瞭解更多…

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