三連式發票落日後最佳方案-正航電子發票

為響應節能減碳及落實電子發票政策,三聯式電子計算機統一發票將於民國110年1月1日起停止使用。除各地國稅局自107年起積極輔導使用電子計算機發票相關營業人導入或改用其他種類統一發票,但除了歷史也一樣悠久的紙本發票與收銀機發票,你是不是依舊對於如何使用與開立電子發票感到陌生?

在電子計算機發票落日之後,常見的發票開立方式與類型大致區分下列三種

批號管理

手開發票

前台

收銀機統一發票

圖書

電子發票(B2B、B2C)

如果您本身並非從事財務或作帳相關工作或經歷,多數人對於電子發票的認識是從超商或賣場消費後所取得的方形黑字的熱感應紙發票,那其實就是屬於電子發票的一種,但只有這樣你對於整個電子發票系統及應用可能不完全了解,而若是身為相關職務或公司管理階層的你則更應該知道使用電子發票所帶來的效益。

使用電子發票對營業人正面效益

對營業人來說:無論是透過實體店面銷售或是網路平台銷售的訂單,可以選擇透過B2B交換的方式給買方;對消費者則可直接存入所提供的手機條碼或共通、會員載具,以此達到不必把發票印出來給消費者,且所有的發票作業事項都可以透過系統處理達到數位雲端化,在報稅上也因平台可直接產出報稅檔而更為便利。整理如下幾點:

  1. 發票作業數位雲端化,可批次大量開立,降低手寫開立錯誤率
  2. 稅務作業簡單化,開立、作廢、折讓及捐贈等均能透過系統完成
  3. 優化財務人員報稅作業,可直接產出會計報帳所需之報稅檔案
  4. 資料紀錄雲端永久保存,無需浪費空間保存大量發票紙本
  5. 減少印出實體發票,省下發票紙及印刷發票紙的費用
  6. 減少紙張的印刷,環保之餘也有助於企業形象提升

電子發票相關獎勵措施

營利事業利用網路或媒體以電子方式如期完整提示帳簿,可享有下列獎勵措施:

  • 推動電子發票營業人與非營業人交易之營業人,開立雲端發票張數達五萬張,且於營業稅法定申報期限前將全部電子發票資訊及載具識別資訊傳輸平台存證。
  • 與營業人或機關團體交易之營業人,開立雲端發票張數達一萬張,且於營業稅法定申報期限前將全部電子發票資訊傳輸至平台存證。
  • 積極配合政府政令宣導有顯著績效者。
  • 其他與雲端發票相關而具有表揚事蹟者。
  • 經中央主管機關公告應使用電子發票營業人:導入時間比財政部規定時程提前或積極配合政策,足為表率之總機構營業人。

經財政部核定為使用電子發票績優營業人者,公告並自核定之日起三年內,得享受下列獎勵:

  • 除經審核有異常項目者外,除經人檢舉或涉嫌違章逃漏稅情事外,符合一定條件者,其後2年度營利事業所得稅申報案件免列入營業稅選案查核對象,並免再提示憑證供核。
  • 由各地區國稅局指定專人協助解決或指導有關稅務法令及實務問題。
  • 由各地區國稅局主動提供新頒賦稅釋令、法規修正、各項稅務訊息等,及邀請其參加租稅宣導活動。
  • 稅務代理人、記帳士或記帳及報稅代理人受委任如期提示完整帳簿資料電子檔案成效優異者,可列為推薦參加績優稅務代理人、記帳士或記帳及報稅代理人之選拔。

導入電子發票模式比較

目前導入電子發票模式以下列兩種模式為主

正航電子發票模組

1.委託加值服務中心開立發票

由加值中心提供所有開立發票所需系統平台與服務,優點是所需成本與時間較少,但相對缺點是發票上記錄有關公司銷售交易等相關機敏資訊有安全外流疑慮;再者,對於相關人員作業需要額外學習操作其他系統,且系統間資料交換整合性不佳,易造成作業繁複與錯誤產生。

2.自行建置電子發票系統並透過財政部Turnkey軟體上傳

透過自行建置電子發票系統(如正航系統)產出符合 MIG 規定的檔案格式後,經由財政部Turnkey軟體上傳至電子發票服務整合平台完成開立,雖然建置系統過程較為複雜,且須經過財政部自我檢測與國稅局字軌申請等步驟才能取的開立發票資格,但對於系統與資訊安全性掌握度高。

正航如何協助營業人快速導入電子發票

  1. 憑證申請:至經濟部工商憑證管理中心申請軟體憑證(需有工商憑證)。
  2. 平台帳號申請:協助營業人使用工商憑證於電子發票整合服務正式平台與測試平台註冊與設定,並登錄主憑證與軟體憑證,測試平台執行測試專用字軌取號。
  3. Turnkey服務申請:完成憑證登錄後,於正式平台線上填寫Turnkey傳輸申請表,依申請狀況約三個工作天取得財政部核發通知信件。
  4. Turnkey安裝與設定:安裝Turnkey主機,並登入憑證、設定收送方管理與目錄。
  5. ERP系統設定:於正航系統中更新電子發票功能,建置電子發票測試環境、參數設定。
  6. Turnkey自我檢測:進行財政部規定執行2000筆電子發票上傳壓力測試,以及約20項情境測試,由顧問協助快速完成檢測,檢測完成協助送出資料,大約2~3個工作天收到核定上線通行碼通知。
  7. 正式字軌申請:引導營業人填寫字軌號碼申請書、從正航系統中印出發票樣張後請營業人提交字軌號碼申請書給國稅局所在地稽徵所,依各地區稽徵所狀況約5個工作天內回覆。
  8. 正式上線:協助營業人Turnkey與正航系統切換為正式環境,完成後即可開始上傳正式發票字軌號碼。
電子發票申請流程

使用電子發票為最佳解決方案

經過以上介紹相信你對於企業是否需要導入電子發票已經有答案了,從近年政府對於電子發票全面推行的積極度,無論是從今年2020年起,包含Google Play、Apple的App Store、Uber Eats等所有的跨境電商也都必須開立電子發票,就長遠來看,電子發票完全雲端無紙化是可預見的,透過正航系統整合導入自建的電子發票系統是企業正確且最佳的選擇。

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資料來源:財政部電子發票整合服務平台