EIP企業入口網站協同辦公應用-專案管理

企業入口網站(Enterprise Information Portal)

企業入口網站指企業的資訊及應用程式利用同一個平台在正確的時間,正確的地點,依使用者權限提供正確的資訊給正確使用者。 企業入口網站(Enterprise Information Portal),是用以提供企業內部資訊、互動的平台,通常包含企業常見的公告、內容發布、文件管理、協同作業等應用,其中本文將特別以協同作業中的專案管理進行延伸運用說明。

專案管理

專案生命週期

專案管理可適用於任何專案,但通常是適應不同和高度專業化行業的具體需求。例如以建築物、道路橋樑等工程為主的建築業,已經有特化的專案管理形式,它被稱為建設專案管理,有相關的培訓和認證此行業的專案經理。資訊科技行業也發展了自己的專案管理形式,被稱為IT專案管理,專門從事資訊技術和服務的交付成果,這些技術資產和服務需要通過各種生命週期階段,如規劃、設計、開發,測試和部署。

EIP系統中專案管理的應用

正航的EIP系統中的專案管理著重在專案相關工作的完成度及工時記錄,並提供以下四項功能讓使用者能夠有效的管理專案任務的進行:一、專案任務;二、專案任務查詢;三、專案任務明細查詢;四、專案任務範本。

第一項功能,專案任務:

專案管理

公司營運中會有固定或特定任務的專案工作要進行,,但每個需要參與專案任務的人員往往都有各自工作,而專案任務的PM要如何管理所有進行中的各項工作呢?以往PM在進行任務管制或追蹤往往逐一跟大家進行通知或確認,耗時費工,或者是透過會議邀請,讓所有參與專案工作的人員進行工作的會報,在確認相關工作完成進度的同時,已經耗費不少人力及時間,而這些就是企業會發生的隱性成本。

專案工作也會因為任務的需要必須控管可以查閱的人員,因此正航的專案任務檢視權限,就可以設定依據部門、公開、個人、或是指定對象來管制可以查看的相關權責人員。為了即時通知PM及參與專案的人員,亦可以透過『是否發送Mail』,只要工作任務有進度,就會通知相關人員完成的項目及完成度。而專案任務如果有需要請大家先行閱讀的相關資料,也可透過附件的功能,先將資料mail給大家參考使用,系統還會針對下載人員的時間進行記錄,可讓承辦人員知道哪些人已經先下載閱讀專案資料。

專案任務

如果是同質性的專案任務,可以在專案任務範本中選擇已經建立好的任務範本進行相關任務工作的編輯。

專案管理

甘特圖按鈕可以透過長條圖的呈現,瞭解各項工作任務進行的時間及進度。

第二項功能,專案任務查詢:

對於PM而言,這是最為重要的功能,同時進行的專案任務非常多,如何快速找到以前的專案或是正在進行中的專案任務,可以透過專案任務查詢,可透過單號、預計完成日期、專案類別、人員、實際完成日、工作類別,篩選找到所需要的相關專案任務內容。

專案任務

任務查詢中的匯出統計可將專案任務輸出EXCEL,查看各專案起始及完成時間,並瞭解已經耗用的工時。

耗用的工時

任務查詢中的匯出明細可將專案任務的明細工作輸出EXCEL,查看各項工作的紀錄及分項工時,進而瞭解專案中耗費最多時間的任務工作是哪些項目,以利PM針對後續專案工作優化及檢討的進行,藉此可以擬定未來專案各項工作的時間及人力分配。

專案工作優化

第三項功能,專案任務明細查詢:

這是對於工作承辦人員最為重要的功能,專案成立後,相關人員需要對於負責的相關專案工作進行處理,而專案任務明細查詢,可以透過篩選後找到需要回報的相關作業。而專案任務明細查詢,可以馬上看到相關工作完成率,需要回報的任務工作,亦可直接點擊任務進行處理。

專案任務

專案任務工作記錄中針對需要上傳的附件或電子檔案,也可以直接將附件掃描夾檔上傳至專案工作中。

專案任務工作記錄

此外正航的EIP首頁還貼心的增加專案區域,可以直接查詢個人負責的專案、交辦的專案、最近完成的專案、交辦專案已完成,並可以篩選未來30天到不限制天數,方便瞭解哪些專案較為急迫,必須加緊進度,盡快完成,降低專案工作被疏忽的可能性。

第四項功能,專案任務範本:

公司專案任務繁多,針對同類型的專案,可以制訂專案類別後,訂定一個專案範本,將專案任務所需要完成的任務制訂完成後存檔,下次遇到同質性的專案任務,可以直接在專案任務新增的時候直接取用專案範本,進行各項工作及時間的調整,省時省工。

專案任務範本

以上就是正航EIP協同辦公中的專案功能,有興趣瞭解的您歡迎直接與正航資訊洽詢,謝謝!

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