四應用告別紙本作業,打造無紙辦公

近年來,網際網路的發展和創新,使企業追求資訊化時代成了一種趨勢,無紙化辦公說明辦公室不再利用紙張傳遞每個流程,而是使用電子表單或是電子審核甚至是APP的功能系統,來建造一個無紙化辦公的環境。台北市更是在108年7月1日起也推動建照執照無紙化送件及無紙化線上審查,以往的送審文件數量相當龐大,光是一個案子所耗用的紙張數量就相當可觀,藉由此項的推動,更能達到節能減碳的效果。

隨著今年新冠疫情的影響,導致全球許多的學校停課,改以實施遠距上課教學,上班族也需調整在家裡辦公,改以視訊會議溝通討論工作及MAIL傳遞文件資訊,使得辦公室紙張的列印與影印需求大幅減少,以往辦公室的用紙量是非常龐大的,光是疫情的影響,就減少了許多紙張的消耗,也因而驗證了通過網路傳遞表單和文件,更能減少傳統紙張傳遞的時間成本與人力成本。

企業運用正航系統達成無紙化辦公

報表排程管理

公司透過ERP系統,讓員工將每日所需記錄的單據存入系統中,透過大量的收集資料進而產生相關分析報表,如進貨日報表、銷貨日報表、庫存狀況明細表等,報表可能是每日都需產生的紙本作業,間接地產生許多紙張大量消耗的問題,然而在正航的報表管理,不僅可以將報表存檔為EXCEL、PDF、圖檔之外,可透過報表排程管理,可針對不同主管需要瀏覽不同的報表,藉由定期MAIL電子檔的方式,自動發送至各個主管的信箱中,節省每日傳輸紙本的時間成本,就算主管沒有進入辦公室,也能輕鬆掌握公司目前的狀況。

各種報表供您輕鬆查看及核對

電子簽核

傳統的紙本表單,可能是公司日常作業的採購單和銷售訂單,或是公司內部員工的請假單、加班單,如果需要主管核定生效的話,往往需要利用人工的方式,遞送每個主管的簽核才能正式生效,這樣的方式可能增加許多時間成本,利用正航的電子簽核系統,將公司的組織圖、主管員工的角色階級關係,利用此系統能明確地設定每張單據所需經過的關卡,員工能在ERP系統一鍵送審,對應的核決流程關係人將會收到需核定單據的EMAIL,縮短公司核決時間,提升公司營運的執行效率。

電子簽核

正航雲APP

員工的上下班打卡方式也可以推行無紙化,從過去的傳統卡鐘的紙本打卡,一直到現在的刷卡打卡、指紋打卡、人臉辨識打卡及手機打卡APP等,正航雲APP是一款利用雲端空間儲存的方式,儲存公司每日員工打卡資料的APP,取代傳統卡鐘的紙本打卡方式,正航雲可以利用綁定WIFI或是GPS定位控管員工的打卡方式,員工只要在手機上安裝正航雲APP,就能執行每日的上下班或是加班的打卡,企業的人資人員就能在系統產出每日員工的出勤紀錄,不須印出保留紙本,利用雲端空間的儲存,更不會占用本機端的儲存空間。

線上打卡APP區域選擇

電子發票

電子發票一直以來是政府所推行的發票方式,鼓勵企業轉換電子發票開立取代傳統的手開發票,電子計算機發票更在109年12月31日正式落日,110年不再接受新申請或是配號等,傳統的手開發票,需透過人員將發票號碼再一次鍵入系統的銷貨單中,且須留存紙本發票或是收據的保存,利用電子發票的開立,可使人員在登打完銷貨單後,直接在系統開立電子發票給客戶,公司也可利用EMAIL的方式,通知客戶電子發票已開立成功,客戶可直接至財政部電子發票平台查詢對應的電子發票,公司端也不需保留大量的紙本發票,利用系統儲存對應的發票,查詢發票號碼也更加便利。

電子發票申請流程

超前部署無紙化辦公室

無紙化辦公的趨勢是不可忽略的課題,企業對於無紙化的規劃必須超前部署,利用正航所提供的工具,將減少內部的紙本傳輸時間、降低紙張耗用量,提升員工的工作效率,在無紙化辦公的規劃上帶來最大的助益,讓公司更能有效率地執行工作任務及達成目標,提升企業競爭力。

更多 無紙化 在系統上的應用

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