財務管理善用ERP落實預算編制與管理系統化

每年8月 、9月又進入提報下一年度預算的時節,不管公司預算編列方式採用Top Down(由上而下)及 Bottom Up(由下而上),對於預算編列單位與財務單位而言都是一項大工程。

年度預算編列是將企業依據年度目標訂定執行計畫,並預估達成目標需動用的人力、設備與費用…等資源,年度預算編列的過程,將模擬與預估「預估營收」與「預估毛利」、「預估費用」、得出「預估獲利」。所以,預算不但攸關整間公司資源能否妥善運用,長遠來看,更可以看出一家公司對於未來的想像及發展策略。而預算編列後各項執行狀況的檢討與改善更是企業重視的課題。

財務管理善用ERP,落實預算編制與管理系統化

預算編制系統化,提升效率與品質

大部分企業預算編制都是採用EXCEL進行,由財務單位先設計一份統一的格式,再由各預算編制單位填上預算數據,然後由財務部門彙總各部門預算呈預算會議討論。而企業的年度預算編制通常要經過多次的討論後才能定案,在這各過程中,各單位必須不斷的依會議討論結果調整與修正檔案,財務單位也必須不斷重新彙總各單位數據,造成各單位及財務彙總人員資料整理浪費時間及人力。各單位在編制預算過程中,可能會調整財務部提供的檔案格式,更會造成預算彙總人員須花更多的時間才能完成彙總。

透過系統編制預算優點如下:

1. 可確保各單位預算編製格式統一
2. 可進行預算版本管理
3. 快速彙整各單位預算
4. 快速產出不同格式預算報表格
5. 線上管理各單位編制進度
6. 提升編制效率與品質

費用預算

常見的費用預算編列方式,是由財務單位將上年度與本年度各部門實際發生的費用科目金額列出,預算編制單位依歷史數據編列下一年度費用預算。但是,明年度的經營目標可能已經改變,若以歷史數據做為費用預算編列的基礎,這樣的預算恐怕將無法合理反映次年度的預期狀況。例如:行銷單位預計明年度舉辦一系列新產品上市活動, 這項活動是以往不曾舉辦過的,若以歷史數據做為預算參考,將造成預算與實際執行項目落差過大,而且此預算將無法與實際發生數比較分析。各項管理費用則可以使用動因基礎編列,例如:每年度的薪資預算,可以依各單位預計的人數編列、租金可以依預計租用坪數編列、教育訓練費用可由年度教育訓練計畫之規劃課程預估、書報雜誌費可依訂閱家數計算,使用動因基礎,能夠透過模擬動因改變進一步預測出預算受到的影響程度有多少,與實際值進行差異分析比較時,也較能發掘出改善機會點。

專案預算

除了以部門為單位編制預算外,有些企業因為行業特性或特殊狀況會有專案預算編制的需求,例如:新建廠房專案、新產品銷售專案等,通常這些專案都是跨部門執行的,如果只編列部門預算,將無法以專案的角度了解各專案預期的損益或預期的成本狀況。系統提供多維度的預算編制基礎,可以在部門預算外,另外依專案進行預算編制,並與實際專案執行結果進行差異分析。假設某公司預計於次年度舉辦建廠60周年運動會,可透過專案預算編列該活動的專案預估成本如下表:

預算調整與管理

因為預算是依年度計畫加上假設狀況預估的結果,難免會發生不準確的狀況,所以,預算執行過程中,應隨時內部與外部環境或市場狀況,隨時檢視是否有修正預算的需求,並依循系統預算調整機制提出預算調整的申請。

預算編製納入系統管理

有些企業已編製預算多年了,但因預算編列不實或與目標不符而無法做為未來的控管依據,或因未將每月實際經營成果與預算做比較分析,以找出落差原因與改善對策。這些公司雖有預算制度卻形同虛設,久而久之,主管對編製預算也就敷衍了事,反而造成人力、物力與財力的浪費。

將預算編制納入系統管理,搭配ERP系統,不需等財務單位結帳後提供報表,各預算執行單位可隨時自主查看預算執行狀況並進行檢討提出改善方案。財務單位每月可從系統快速產出預算與實際差異比較報表,交由各單位進行差異分析說明,作為預算檢討的依據。

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