維修業ERP/APP的6大管理解決方案

維修業的特色與管理重點

企業提供完善的產品維修服務,不僅是企業對客戶的責任,也是提升品牌價值與履行產品品質的承諾。完善的ERP維修系統能降低服務的錯誤率,提升客戶的滿意度,例如在短時間內快速確認報修內容並分派技師聯繫客戶進行維修處理,以下整理幾個維修業(維修、保固)的特色與管理重點:

提高客戶資料的正確度

客戶報修的方式多元,用手機號碼報修、用電話號碼報修,透過網路報修,如何查找出客戶正確且最新的報修維修狀況,是客戶對企業形象開始評價的第一步,所以完整的客戶管理對維修服務業是相當重要的。

庫存的有效管理

倉庫

維修零件眾多、繁雜,備貨太多會造成存貨成本過高;太少會影響維修結案速度。因為是到廠服務,所以技師身上會擺放許多零件庫存,如何避免技師領過多料件、如何挪料等問題常困擾著業主。種種問題,唯有依靠完善的庫存管理,才能在降低存貨成本和維持服務水平中取得平衡。

快速派工

調整

主管依照客戶報修時間、預約時間、報修項目、維修地點等資訊批次指派技師維修,當有”客戶更改維修時間”、”等預訂零件到貨時才指派”等狀況發生時,都需要及時掌握訊息,調配人力來因應 。

維修效率的提升

現場資訊

維修過程除了維修時間外,隱藏成本還有”技師的交通時間”,當技師有效的安排維修行程,就能縮短交通時間來增加維修結案的件數,如此,不僅能獲得賺取服務獎金的機會,也能為業主增加營收。

節省帳務核對的時間

混稅

隨著時代的進步,付款方式也跟著多元,技師面對不同的付款方式,就需要在維修結案後立即記帳,這樣繳給財務單位後,財務單位才能快速地完成每筆的對帳、結帳處理。

整合獎金計算

成本

每次的維修,根據不同的產品定有不同的獎金制度,也需要因應獎金制度的變動。通常每個月月初,人資專員會花費很長的時間計算與核對獎金,能夠有效的降低計算獎金的時間,才能提升人效。

正航資訊維修業解決方案

了解維修業(家電類維修、保固)的管理與行業特色後,以下就正航的解決方案做說明:

線上報修介接

因應網路報修便利性,許多維修業者會設置網頁讓消費者線上填寫報修單就能完成預約,這時就需要將第三方的網路報修資訊介接到ERP。正航透過【排程轉入】的功能將報修資料轉入到【網路報修單】再透過【轉維修單作業】檢視每筆網路報修單資料的完整性轉入維修單,達到無縫接軌。

維修單整合

維修三大階段:報修/派工/維修,當客戶來電時,客服能快速透過輸入電話進行報修與回覆維修現況,進而提升客戶的好感度。正航將這三大階段透過一張單據呈現,讓使用者不需要建立多張單據、冗長的查詢多筆單據就能取得最新的維修資訊。

快速重複報修

因應企業的報修管理,有些客戶允許未完成一件維修案時就能重複報修,有些需先了解維修現況後再安排,透過正航提供的設定方案,就能在客戶報修時讓使用者快速完成報修作業。

維修業流程

派工階段

正航提供單次派工與批次派工的功能讓使用者選擇。如果是單次指派,維修單上提供單次派工的功能;如果是批次指派,可依照地區、是否已指派過的維修單指派。派工時可依預約時間、地址等資訊作排序,方便管理者指派。

料件管理

有些特殊料件需要有維修案件發生時才進料、旺季時熱門零件常會發生缺料,因此,物料管理者需要依照案件狀況與時間的先後順序撥料。針對這部分的料件管理,正航提供待料與分配作業,讓需求者進行待料,管理者進行分配與重分配的作業,以快速因應各種料件挪動狀況。

現場維修

技師會先領料件在身上再依照安排的行程進行維修。正航提供完整的領退料作業供使用者和管理者。關於領料作業,可達到預備領料;關於退料作業,系統提供良品、保固、不良品的退料以及其後續的退回廠商作業管理。

庫存帳款紀錄整合

維修後,技師需紀錄維修耗用的零件與服務費用。正航提供一般維修、專案維修、代收款維修的模式,當維修單存檔後系統會自動產生退料單、發貨單(扣零件庫存)、應收確認單(成立帳款)的單據,達到從外部維修到內部帳款財務的整合。

行動APP導入維修

因應維修行業的特性,技師的工作大部分都在外,即時即地查詢與建立資訊是很重要的,例如有新承接的維修案,以往通常是回到辦公室後才接獲通知,伴隨準備零件的時間會被拖延,有可能因此發生缺料的狀況,導致延後維修。正航提供APP方案,用手機隨時隨地暢通資訊,便捷技師作業。

HR彈性計算獎金

關於困擾人資專員的獎金計算,正航提供彈性的獎金制度設計,讓人資專員於薪資發放前能快速產生技師的獎金金額。

ERP串接維修服務業

維修服務業的管理重點在於”技師現場與內部資訊的快速串接”與庫存、帳務、獎金的精確計算”,正航透過API、手機APP與ERP的串接,提供維修服務業一個完整有效的解決方案!!

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資料參考:中華民國統計資訊網