美姿健身場館的課程收入管理

健身房提供多項課程服務

近年來台灣吹起一陣陣運動風,走在路上可以感受到健身房林立,為了身體的健康,許多的人們在放學後、下班後會選擇去健身房來強健身體。瑜珈教室、健身中心、國民運動中心,越來越多的健身選擇也引發了產業的競爭,課程多樣化,上課時間彈性,一個學員可能在同一個健身房報名了多種不同的課程,這些學員可能是上有氧瑜珈課程、泳訓課程、專屬健身以及重訓等課程,收費有可能是按課程計算,也可能是會員制,按時間不限課程,多樣的變化,也讓健身中心學員與課程的管理變得複雜。

課程ERP

通常我們都會是站在學員的角度來思考,這堂課要多少錢、教練的資質是否良好等,不過換個角度思考,當你不是健身學員時,你的工作會需要做些甚麼呢?

課程收入認列原則

當有學員報名課程時,需要紀錄這位學員的基本資料、報名那些課程、收取課程費用並開立發票給學員,再將資料提供給財務單位進行帳務處理。如果財務單位收到報名需求後,就算這堂課程是為期三個月、甚至是半年的課程,在第一個月就全額認列收入,這樣的收入認列方式,並不符合IFRS收入認列原則。加上要記錄每個學員不同課程已經上過多少堂數,不同的課程收費標準也不同,所以需要依一個學員、一個課程的上課狀況來認列收入,如果學員請假沒有上課,還有會是否需要補課的問題,當課程超過約定的時間,學員放棄不上課的時候,也需要紀錄並認列課程收入。在這樣的需求下,財務單位每月必須取得每個學員的實際上課情況,與已超過時效的學員課程明細才能確保帳務的正確性。

在此收入認列的原則下,若是使用紙本記錄整理,需要花費很長的時間,而財務人員收到課程管理者的紙本後,也需要花時間核對資料是否正確,加上每位學員的上課情況不盡相同。

A學員每堂課皆有來上課,B學員在第三堂課時請假,希望教練能再安排時間讓他補課,且須在補課時才認列收入,C學員則是請假沒有時間再補課了,甚至也有教練請假的情況,不同的狀況有不同的帳務處理邏輯,諸多的學員情況以及複雜的收入認列規則,讓財務單位每個月在處理是否需要認列收入的時候傷透腦筋、且花費大量的時間。如果從學員報名,上課到會計單位帳務的處理,資訊可以快速且正確地傳遞可以降低文件整理時間的成本與資訊不對稱造成的帳務錯誤。

收入費用類別設定

系統管理課程,依收入認列原則認列收入

為簡化課程收入認列的繁雜的工作,在系統上我們規劃了課程管理流程,透過「課程認列單」的功能讓使用者可快速維護不同學員在不同課程的上課狀況,並連結到會計帳務處理。這個功能,提供使用者快速簡易的操作介面,管理者只要下好條件,如要維護的年月、課程編號,只要透過一個按鍵,就能快速載入當期需認列的清單,包含了學員的名稱、實際的上課日期等資訊清楚呈現,在單據上,課程管理者只要填入上課日期、勾選是否調課或是是否放棄,簡單明瞭的維護的介面、且操作順手,取代原來的紙本手工填寫,有效提升效率及資料的即時性與正確性,也可快速從系統查詢到學員的歷史上課資訊。這張單據將結合系統的簽核流程,送審至財務單位,財務單位只要確認單據上的資訊沒有特別異常的部分,就可以透過執行收入認列的作業並產生正確的帳務傳票,達到課程管理快速且正確傳遞到財務單位的目的。

生產&進、銷存&財務系統關聯圖
系統管理提升作業效率

透過「課程認列單」,為課程管理者以及財務單位帶來的便利。過去課程管理者需要紙本記錄,並且要將紙本交給財務人員;而財務人員收到紙本後,還需要花費大量時間去處理收入認列問題。改由系統管理後,課程的管理者不需在每個月手寫紙本、以及分課程紀錄,彙整每個學員的課程資料,只需在單據上下好條件,一鍵載入資料後維護是否有上課即可;而財務單位也不需要花腦筋在判斷課程是否符合收入認列原則,透過系統自動判斷收入年月後,批次進行收入認列的單據以及切傳票,有效提升作業效率。

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參考資料:經濟部統計處