淺談HR系統有效管理讓人員與快速計薪

透過HR系統進行基本工資調整或薪資結構異動

10/8由勞動部召開的基本工資審議委員會,拍板決議於111年起基本工資將從現行的24,000元調漲至25,250元,調升1,250元,調幅為5.21%;每小時基本工資則比照每月基本工資之調幅,由160元調整至168元,自111年1月1日起實施。調整案將報請行政院核定。

由於110年疫情影響較109年嚴峻,對於商業、服務業及中小企業的衝擊較大,並非調升基本工資的適當時機,應予以特別考量,而勞方委員則提出,110年經濟成長率預測上修至5.88%,成長的果實應由勞資雙方共享,原109年考量疫情因素,僅微幅調整,勞工共體時艱,應一併反映去年未調整之幅度。政府代表除表達基本工資應作適當調整的意見外,也允諾對疫情受創嚴重的產業,提供配套措施。經多階段充分交換意見,綜合考量整體社會經濟情勢,包括消費者物價指數及國內經濟成長率等經社數據,始獲致結論。本次每月基本工資調升至25,250元後,預估約有194.28萬名勞工受惠;至於每小時基本工資調升至168元,預估約有51.11萬名勞工受惠。

每年檢討基本工資且逐年調漲,基本工資月薪連同本次會議結論,將有6次調整,由前次之20,008元提升到25,250元,調幅約達26.2%;時薪調整7次,由原來的120元將提升到168元,調幅共達40%。政府照顧基層勞工的決心,堅定不移。也特別感謝雇主團體願意釋出善意,共同維護基層勞工生活所需,對於所提配套措施之建議,政府將妥為研議,以協助受疫情衝擊的產業,度過難關,並期待本次調整帶動內需消費的成長。

HR系統有效簡化人員作業時間

每間公司的管理規則不論考勤與薪資不盡相同,往往造成人資專員統計資料花費較多時間整理與統計,舉例薪資對於公司與員工而言,都是非常重視的,金額不允許有任何差錯,經過幾次基本薪資的調整或是公司內部的薪資結構有異動時,同時間並非僅有人員基本薪資的設定,亦須調整人員的投保級距、補充健保計算的金額,往往一異動會造成人資專員作業增加,並且無法確認異動的時間點是否正確,亦擔心調整的金額有沒有出錯,導致人資專員存在不安全感,薪資計算作業往往都要重複計算檢查多次,造成人員於計算薪資期間需要加班。

HR系統模組化

HR系統相較於其他功能的系統,較為獨立,每間公司可以依據各自的需求選購對應的模組,H系統可用於記錄人員的基本資料、出缺勤狀況、保險資料、以及獎金等等,最後產生薪資金額,提供快速人員查詢與提醒資料使用,每一個功能都可以將人員的資料詳細記錄,並針對需要列印的文件進行系統的列印或申報,當薪資結構有異動時,人員可以快速試算每一個人員的薪資,提供資料給予公司進行評估,人資人員可以減少薪資計算花費的時間,並可得到正確的金額。

因大多數企業,未使用系統前,往往都是使用人工作業或EXCEL進行統計人員的資料,但是這些資料管理以及異動的軌跡不易完整保存,若使用HR系統的優點有以下:

  1. HR系統並非每一個區塊都須購買,可針對公司需求進行選擇對應的區塊,
  2. 人員所有基本資料、出缺勤的單據完整記錄於系統中,依據法規規範相關資料必須保存五年,進行資料保存較為完整。
  3. 人員的請假、加班可改為系統作業,減少紙本作業,在規範時間內人員完成請假或加班作業後,方便人資人員統計資料。
  4. 因勞健保法規經常異動以及每年至少兩次的平均工資試算後調整投保級距,人資人員不易維護手工維護資料,使用系統可計算正確的勞健保金額,並減少人工時間。
  5. 系統化的薪資計算與處理,可提高考勤計薪效率,以及大幅降低人為計算薪資錯誤的機率。
  6. 正航HR系統遇到政府法規的異動,快速提供解決方法。