異質系統介接快速帳務整合

電子商務崛起改變企業銷售模式

在走向複合式多角化經營的同時,誰能以最迅速方式提供貨源,誰就能贏的先機。企業除了提升內部管控外,更重要是如何突破現行帳務無法及時揭露資訊,讓企業無法及時了解營運情況做出決策來因應瞬息萬變的市場是目前企業面臨最大的難題。

再加上現行系統需要擴充整合時,如現行電子商務與財務是各自獨立或業務擴充需更換較大型系統時,在考量導入系統規劃上需要較長時間,無法在短時間快速切換,並且考量業務接單出貨有限時性、有當天接單當天出貨的急迫性、有不允許任何因素影響到出貨,正航提出最佳解決方案,可與現行系統並行下,透過EXCEL自動轉入達到,且無太高技術門檻,減少技術開發的費用。不僅節省人力成本並能快速整合,加快系統導入的時效。

金融業的科技應用

異質系統介接整合

不同系統資料傳輸介接方式目前常見的方式有 xml 、json、excel、csv 等多種資料格式作為傳輸的媒介。如財政部電子發票Turnkey 採用xml方式上傳發票,一般企業是無法自行開發從現有系統產生符合財政部上傳的格式,必須藉由軟體系統商與ERP做整合。再者電子商務訂單要與ERP即時同步產生可透過webservice xml或是json格式作為網頁後台溝通的媒介而產生,但企業本身須有IT網頁技術開發人員與軟體系統商彼此在技術上合作來達成。

而這幾種方式在技術層面相對較高,但若是透過excel 作為媒介,只要現行系統拋出正航系統所需轉入必要欄位即可達成,且excel 格式內容一目了然,無須具有程式語言能力即可判讀資料的正確性,不像xml、json需有相當懂得程式語言能力的人,甚至還需輔導工具才有辦法判讀,相對減少企業在人力成本費用的支出,如企業在即時產生時效的要求上沒有那麼迫切的情況下,不同系統介接考慮使用Excel 自動轉入不乏是另一種最佳選擇。

資料表結構
資料表結構

使用EXCEL轉入快速帳務整合

  • 技術門檻低 – 當企業現行系統與正航系統二套系統需同時並行時,以往做法考量技術層面無法克服,常常是利用大量人力或加班將同樣交易重覆輸入在二套系統,不僅造成工作量加倍,同時也無法兼顧到資訊品質或是因人為疏失造成資料錯誤。抑或是業務前端交易資料與財務帳是各自獨立,影響到無法即時精確掌握住營運情況、銷售策略制定的方向及稽核上的難處。正航excel 轉入只要企業現行系統可轉出關鍵必要欄位,就能與正航系統無縫接軌,帶給企業資訊整合上的一大助力,針對企業沒有規劃IT技術人員來說可是一大福音。
  • 自動排程轉入 – Excel 轉入可透過定時排程定時執行,可減少人力手動執行,減少人事費用,並且不會影響到系統的效能,可安排在下班或是晚上時間透過排程自動執行,相對穩定下,不會有人為疏失遺漏轉入的情況,就如同財政部Turnkey 自動上傳發票作法一樣,限時內完成資料的轉入。
  • 高度整合性 – 不同系統的欄位定義及程序邏輯都會有相當程度的差異度,異質系統整合的困難度相對提高,尤其是透過excel轉入時欄位對應上實屬不易。正航特別針對此問題提出解決方案,透過匯入欄位對應及固定值的設定,自動帶入關聯欄位及連動計算,減少需匯入的欄位,加快系統間整合,增加匯入的效率並提高帳務結算的時間。就銷售訂單而言,減少百分之九十二欄位,只需匯入其中百分之二的欄位就可以完成一張銷售訂單的建立,整合效率之高讓正航有這機會來為企業們服務。
  • 高度稽核性 – 一般Excel 轉入後須要進入系統確認是否轉入成功,相當耗時在稽核上面,且恐有疏漏之疑。正航excel 轉入後,系統會自動產生記錄檔,記錄轉入所花費時間、轉入筆數、成功筆數、失敗筆數、覆蓋筆數、略過筆數及失敗原因,可以很清楚了解匯入的情況,只需針對匯入失敗的問題作處理即可,可減少時間人力在匯入資料正確性方面的稽核。
欄位上對應設定
欄位上對應設定
  • 避免資料介接不完整 – Excel 轉入後可透過郵件設置發送mail 通知,通知內容涵蓋記錄檔及匯入的原始文件內容,主動透過郵件發送可清楚再次確認Excel轉入的情況,事先掌握住無法預測的意外或人為疏失的狀況。將資料介接不完整的風險降到最低。並且可以依郵件發送選項設定郵件發送時機,是全部發送或是失敗時才發送。
  • 高效率大量數據轉入 – 數據量大時對於二套並行系統作資料介接來說,要考量不單純只是資料整合而已,在效能上著實是一個重要關鍵。正航提供匯入欄位設置不僅可以降低欄位對應的困難,並且只要匯入少許關鍵性的欄位就可達到資料整合並且提升匯入的效能。如3000張銷售發票約36000筆記錄只需花費約21分鐘就可以完整匯入成功。在大量數據大量單據需要定時轉入來說,轉入時間安排及掌握將成為優先考量的標的。
  • 節省人力及開發成本 –
    只需發費少許費用增購excel轉入功能及定時排程,就可達到資料快速整合,減少資訊人員開發成本及節省維護資料人力成本。技術門檻低更是中小企業最佳的選擇方案。
  • 加速帳務整合 – 前端營運交易資訊可安排於次日轉入,與財務帳務可說是無縫接軌,透過正航系統可銜接後端財務系統,即時產出財務報表,確保帳務相關資料正確。並透過銷售數據報表分析,提供利潤、成本分析,即時了解現階段營運狀況並可協助高階管理者進行規劃,採取最佳策略讓企業掌握市場脈動,贏得先機,再創佳績。

企業跨平台資料串接最佳選擇

正航excel異質介接轉入提供給企業跨平台資料串接最佳選擇。除了低成本、高效率外,最主要是技術門檻低,減少雙方系統整合溝通上的困難,是企業在跨平台與ERP資料串接最快速的一種作法。並且透過自動排程及郵件發送減少人力資料稽核的成本,為企業提升資訊的品質及整合。 

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