如何挑選符合公司所需ERP

轉換ERP系統的煩惱

近來導入幾間客戶時,多會提起最初在評選ERP廠商過程的煩惱。如:本身沒換過系統的經驗,怎麼選擇?萬一換了系統還是不敷使用,怎麼辦?要如何從眾多ERP廠商挑選符合公司所需?

ERP選擇

撇除ERP廠商的銷售方式外,買方又可先做足什麼準備來面對這場評選硬仗?本篇會以評選專案負責人的角度來說明評選關鍵,適合正在評估中型ERP軟體,企業規模約在50至200人,初期投入ERP的預算約有台幣五十萬至三百萬間。

第一步:目標與預算

在評選階段的專案目標最重要就是找出最符合公司、並至少十年適用且具備發展性的ERP軟體。最糟的是沒選到價格最優惠的廠商?錯!最糟的是選了不適用的ERP系統且都已於導入階段才發現問題。如遇此最糟的情況,專案負責人應負最大的責任;如同買車,事前沒做足功課而導致使用後才發現輔助電子功能跟想像中不一樣、或空間不敷使用等問題陸續出現一樣。

建議審慎的排出評選時程,時程中應包含三階段:內部共識、評選討論、評選確認。第一階段相當重要,但看過很多都選擇跳過,且請ERP廠商直接來幫忙把脈,並想聽看其他同業都怎麼做。這樣有很大的風險會陷入ERP廠商給予的框架中,難道ERP廠商說的都是對的或必須遵循?我們公司有沒有其他流程作法?所以建議內部需先蒐集問題與討論,聚焦此次更換ERP的重點目標,且凝聚共識。於評選過程中,多次與ERP廠商確認專案目標是否達成一致。

內部流程改造

當公司已在評選中型系統時,往後對於軟硬體預算可不再是一次性花費而已,您必須認知到這將會是永久且持續性的花費,且必須將此資訊揭露給公司內部掌控預算的主管們。從導入初期支付的軟體費用、導入過程中的顧問費用、開發符合公司流程和作業功能的客製程式費用、每年的軟硬體的維護與汰換費用等,這都會是筆不少的花費。而也因升級ERP軟體,資訊單位將有可能擴編,所以內部投入的間接成本也會相對提高。對於以上各數字都有概念?建議務必於評選階段詢問仔細,否則可能會跟您想像中的落差相當大。

第二步:溝通

評選ERP和導入的過程中,最需要也是重要的技巧絕對是溝通,這順位還大於專業能力。因為在整個過程中,會面臨相當多跨部門的矛盾與衝突問題,不只需當個能言善道的角色,更要能會解開這重重枷鎖,這很有可能都是存在組織內深層或很久的問題。

職位層級一定要高才能勝任專案負責人嗎?這樣說好了,層級不用高但聲音必須讓最高決策主管都聽到,且小心變成別人眼中的打小報告者,所以相當考驗說話的藝術。還有,是否被適當授權能進行資源的調度,避免變成空有職位而沒有權的角色。

建議熟悉三個部門以上的作業流程,且代表部門解決問題與凝聚目標。三個之中最好有財務部門,因財務作業會需要銜接多個部門。換個角度來說,ERP多數資訊最終都會流向財務,若對財務資訊相當有掌握,在跨部門溝通上勢必能更使得上力。

第三步:系統功能面

不論今日評選的是套裝、還是客製化的ERP系統廠商,勿將當前系統的思維建立在評選考量上,應多請廠商介紹ERP的作業流程與資訊流,來比對兩系統間的差異處和資訊轉換成本。呼應專案目標來看,是否有先做過公司內部對於新系統的期望與聚焦就顯得相當重要,減少各部門在評選會議上還有很多待討論事項。若陷入當前系統的思維,公司又何必花費這麼多的人力與物力來換一套新的系統,也因為成本如此的高,事前作業必須做足。

BPM

常碰到很多當前新議題會干擾評選決策,如商業智慧、人工智慧、工業4.0等。務必回歸檢視專案目標中第一優先達到的是什麼?公司內部討論已有明確目標、作業流程與方法,當然可與評選廠商討論後續各階段的規畫與預計達成目標。若公司內部只是一個構想或口號,尚未有任何明確的目標,建議可與評選廠商確認系統未來的擴充性,又或能跟異質系統介接的支援度。

更換系統是大工程

換系統、選系統跟相親一樣,要怎麼找到能跟一套系統長久走下去,要考量的重點絕對不只上述這些,但這些都是共通的要點,且需在評選前就要能先理解。切記,務必要找出更換系統的目標,而不是為了換而換。

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