內部控制制度對應公司作業流程的重要性

電商支付被裁罰的事件

由金管會新聞稿有關街口支付辦理業務及資訊作業等缺失,核有違反法令及有礙健全經營之虞,依各缺失所涉法令,共核處罰鍰新臺幣180萬元及予以糾正案件來探討相關事件。

街口支付被裁罰的事件有以下幾點:

  • 該公司用以處理電子支付業務交易之資訊系統與會計系統並未自動連動,財務部門每月底依資訊系統所產出報表核對會計帳上之支付款項餘額,對於差異數,以過渡科目「暫付款」認列,未依差異數之實際性質認列入帳。
  • 該公司未依內部管理章則執行開立電子支付帳戶作業,逕行開立供公司行銷或特定目的支用之官方電子支付帳戶並設定可用餘額,其處理流程欠妥。
  • 對於公司重要作業流程,未訂定妥適之內部控制制度,人員擔任之職位不符牽制原則且未確實依內部管理規範辦理。
  1. 該公司對收款使用者提供電子支付帳戶透支之情事。
  2. 該公司業務人員執行使用者提領款項作業,未依內部管理規範辦理風控審核作業而進行使用者資訊變更。

內部控制制度對公司重要作業流程

電支機構承擔的風險與支付核決流程

該公司用以處理電子支付業務交易之資訊系統與會計系統並未自動連動,這會造成錯帳問題,若有ERP系統,則需規劃由訂單到應收帳款,接到產生傳票,應在系統中將資訊系統與會計系統的單據與單據間均有關聯性,傳票的產生應由單據產生,減少由會計人員自行新增無來源的傳票,以避免錯帳,若有差異數時,假設資訊帳與交易帳相差10萬元,按照規定,應要釐清應付、應收款項,查明造成差異數原因,不應以過渡科目「暫付款」認列。

退貨退款處理作業原則要由商家退款,但街口卻自行退款給買家,這種代墊行為很容易使電支機構承擔信用風險。退貨時應登入至系統中,待整個退貨流程完成後,才可進行退款作業,應符合內部控制的「銷貨退回及折讓作業」及「應收帳款及收款作業」,以避免造成風險。

街口支付發紅包活動,用自有資金存一筆錢,在街口支付中逕自開一個街口帳戶,送消費者的紅包就從這帳戶轉帳,但內部開立帳戶跟撥款應該要有內部控管流程,且要內部簽核決定。若以一般銀行來舉例,某銀行在自家銀行想開一個帳戶,且是銀行自己的錢要動用,一般銀行照理說需經過內部程序,簽核到總經理或副總核准,但街口支付卻自行就開一個帳戶轉錢給客戶。

電商應有的審核控管原則

網路銀行付款作業,網銀帳號管理者,且同時具有網銀交易編輯、審核及放行權限;財務主管除負責會計帳務覆核亦兼任出納主管覆核工作,此作業均為同一人,不符牽制原則且未確實依內部管理章則規定辦理。依風險控管原則,應有一人進行網銀交易編輯,至少主管級以上二次進行審核,再由另一人進行放行作業,這樣的控管才有符合牽制原則。

替商家提供不當代墊:金管會表示,街口在過年舉辦行銷活動,有些交易要取消退貨,理論上,必須由商家退款,但街口卻自行退款給買家,這要代墊行為,很容易使電支機構承擔信用風險。

電子支付機構管理條例與付款作業的重要性

辦理收款使用者之款項提領(撥款)作業,雖已於「使用者管理作業要點」規範收款使用者建立檔案及資料異動時之注意事項及權限劃分,除應確認收款使用者及提領之銀行帳戶間具身分同一性外,並應徵提佐證資料,惟業務人員未確實進行風控審核作業而進行使用者資訊變更,顯示貴公司業務人員執行業務未落實作業程序要求。考量貴公司於107年度自行發現時,已更正為該使用者銀行存款帳戶,爰依「電子支付機構管理條例」第35條第1項予以糾正。

付款作業需提供佐證資料,如委託匯款同意書,並蓋章或簽名,匯款作業時應進行核對完成後才可進行付款作業,以避免造成匯款錯誤,若有變更帳戶資料時,也應再提供佐證資料,才可進行變更作業。

參考來源:金融監督管理委員會