企業資訊行動化-個人HR資訊一手掌握

對於一般使用者,像是現場人員、工地人員…等,工作性質不同於一般辦公室辦公人員,企業很難做到每位人員都配置一台電腦並安裝系統。遇到人員要請假或是想查詢一些自己的出勤、考勤資訊、薪資資訊…等等,可能還必須透過助理或人資人員的協助進系統幫忙打單、查詢報表才能達到目的。如此的一來一往,不但增加人員的負擔,無形中也浪費了很多時間,大為降低資訊流通的時效性。

還是說…乾脆強迫員工不能查詢這些資訊呢?有時員工可能只是想確認一下早上是否有確實打到卡,或是想請假,卻忘了還剩下幾天特休,還能不能請特休的狀況,不給查詢的結果,只是造成後端人資人員額外的行政作業而已,變得雖然有使用人資管理系統,但因為種種的限制,工作量反而有增無減。然而這些和員工息息相關的單據功能和資訊,除了於電腦安裝用戶端系統,真的就沒辦法讓員工能更自主的使用系統的功能獲取自己的資訊了嗎?

企業資訊行動化─個人HR資訊一手掌握

針對上述的疑問,答案是有的。

還記得前陣子幾乎成為全民運動,讓人為之瘋狂的POKOMON手機遊戲吧!在公園裡不分男女老少都低著頭拿著手機在抓寶呢!而他們都有共同的特徵,行動網路+智慧型手機,隨著網際網路以及行動裝置的快速發展和普及化,人們人手一機且能隨時上網是再平凡不過的事了。這樣的影響,造就了以WEB型態為基礎的介面服務以及行動應用軟體大量被開發。目前常見能讓員工能即時獲取自己HR資訊的方式,大致有兩種:一種是員工自助平台;另一種為APP應用軟體。

員工自助平台

是一個WEB的入口網站,為ERP和EIP的結合,銜接使用的ERP系統,以網頁型態的呈現方式,系統設備裝置的門檻降低,只要有一台能上網的裝置,無論何時何地皆可登入WEB介面進行操作,使員工們可以更容易地使用系統的功能。

企業入口網站

其優點包括:

1. 簡單易懂的操作介面:因為是WEB介面,對使用者來說並不陌生,簡單的摸索後,即可立即上手。
2. 日常差勤單據登打:員工有需求即可即時登打請假單、加班單、刷卡補卡單,讓資訊流通更快速。
3. 常用報表查詢:員工可利用報表查詢自己的出缺勤記錄,請假、加班、打卡狀況…等。
4. 單據核決進度追蹤:也可利用此一平台,查看到單據審核的狀態,掌握最新資訊。

企業入口網站

APP應用程式

近幾年智慧型手機逐漸普及,APP應用軟體也隨之興起。APP是「Application」的縮寫,泛指智慧型裝置中的應用軟體,對應到一般的電腦,也就是安裝的應用程式。在這個資訊科技智能的時代,ERP系統支援行動化變成未來重要的趨勢,結合ERP系統,可以延伸的層面很廣,例如行動辦公要記錄工作,追蹤交辦的工作;業務人員在外,臨時要查詢產品現行庫存數量…等等,讓員工在手機上就能完成工作進度,獲取企業內部的資訊。就單以人力資源管理來看,對於一般使用者APP程式又可以解決那些問題:

1. 線上打卡APP

簡單快速建立人員打卡,依需求設定打卡地點與範圍大小,協助公司紀錄並瞭解人員相關出缺勤狀況與人員位置,與ERP中的考勤系統整合。透過普遍使用的行動裝置,有效為企業降低採購打卡相關硬體耗材,只需透過下載安裝APP,連線設定完成即可使用。

線上打卡APP

2. 線上請假APP

人性化管理符合企業請假制度,不論何時何地提供員工透過行動裝置請假處理突發狀況。企業可即時掌握企業員工異常出勤狀態,透過代理人遞補業務行程不漏接。還可結合ERP考勤系統,有效降低HR人員日常作業壓力。除此之外,APP也方便個人查詢請假與管理,請假上線登打保存記錄查核,個人請假時數統計一目了然。

線上請假APP

3. 線上薪資APP

取代紙本薪資條的方式,提供個人化詳細薪資資訊即時線上查詢,密碼控管完整薪資獎金發放明細記錄,發放人員不再用點陣印表機列印複寫紙張,綠色環保無噪音無汙染。員工查詢也更加的方便。

薪資查詢APP

馬上簡化流程,降低人資人員錯誤

對於現在的使用者來說,比起開啟電腦作業,直接拿出手機操作可能更加的方便,不論是員工自助平台還是行動APP都是讓員工能自主掌握個人HR資訊的方式,讓員工可以隨時隨地更容易地使用系統,提升企業流程的運作效率才是重要的關鍵。並且可完美結合ERP考勤系統,考勤自動傳輸,馬上簡化流程,降低人資人員繁複的作業,不論對使用者而言還是人資管理者來說,其實都是一個雙贏的局面。

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