IPO企業的ERP系統準備好了嗎?

邁向資本市場是許多企業的里程碑之一,證券櫃檯買賣中心為扶持產業發展,建立多層次市場架構,包括未公開發行之「創櫃板」、公開發行之「興櫃市場」及「上櫃主板市場」,藉由資本市場募集的資金,有助於企業專注於核心技術發展,創造更高的經營績效與獲利。

九大循環內控制度

「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」中,明確規範了IPO之前,公司內部需要訂定涵蓋所有營運活動的九大循環內控制度,以及因應上市或上櫃不同的十五至十八項的作業控制辦法。台灣自2013年導入IFRS,企業在公開發行過程,除了需檢視作業流程是否符合內部控制制度外,也需符合IFRS規範,在公開發行的路上,企業在管理上與流程上可能都需要進行調整,例如正確的存貨數字、合理的成本資訊、正確的財務資訊、自編財報、自編合併報表,除了借助外部專業人員,如券商、會計師的輔導外,選擇一套具備合理的標準化流程的ERP,在導入ERP時搭配IPO的目標,讓企業全員動起來,訂定各項作業流程的改善方法與步驟,並建立起標準作業流程,藉此過程提升企業的管理體質,奠定公司長期營運發展的基石。

ERP整合企業八大循環

ERP系統讓業務財務一體化

ERP系統整合研發、銷售、採購、庫存、生產製造、財務與人力資源管理系統,將各種商業模式下的交易流程納入系統並與後端財務系統整合,建置彼此勾稽整合的ERP系統,確保財務報表的可靠性。以銷售循環為例:從業務報價、接受訂單、倉庫出貨到帳款成立、開立發票與總帳收入認列 ,各個步驟依職能與規範在ERP系統中作業,會計單位接收到的收入認列金額與庫存異動數量都是從前端業務單位執行的成果,提升資訊傳遞的速度與品質,確保報導資訊品質。

ERP系統落實內控制度,以授權為例

ERP導入初期若未謹慎規劃權限管理,隨著ERP正式上線使用後,會發生許多授權問題如滾雪球般地越滾越大。例如敏感性資料不當存取、違反 職責分離原則,以及缺乏完善的系統授權功能等授權。ERP導入過程中,輔導顧問會與企業專案小組進行企業流程分析,過程中可定義出流程中的關鍵職務及職能,依據職務與職能設計權限角色,避免發生人員權限過大或授權發生職能衝突的問題。

權限設定

舉例:一般公司職務安排均規定會計人員不能兼任財務人員的工作, 因此權限角色的設定就會區分會計人員與財務人員,而同一個系統使用者,不應該同時擁有這兩個角色的權限。如果ERP系統的權限設定方式不是透過角色的方式設計,很容易發生使用者因系統授權不當而同時擁有會計人員與財務人員兩種身分的許可權,而發生系統存取權限過大所造成的職能衝突。

ERP系統提升經營績效,以訂單利潤為例

每一張訂單的接單金額都影響著企業整體營收目標與毛利目標是否可達成。透過ERP系統導入時,一併導入標準成本建立,讓業務人員報價時,就可先依標準成本試算預估毛利,以確保企業整理毛利可達目標,每一位業務同仁也可從系統快速查詢個人目標達成進度,有效提升個人日常管理。管理階層更可透過視覺化圖表分析,快速掌握關鍵績效指標的數據。

企業為導入ERP前,如果要計算實際訂單毛利,財務單位需要做很多人工作業才能達到,往往失去時效性,數據的正確性可能也存在疑慮。ERP系統將企業整體營運流程納入系統,可迅速從系統產出利潤分析報表並可進行標準成本與實際成本差異分析,作為調整經營決策的參考資訊。

讓EPR系統成為企業成功IPO的助力

綜合上述,資訊化除了可以強化公司治理外,在IPO過程中也可成為企業做大的助力。企業在IPO前是依循企業會計準則(EAS)而IPO公司則適用國際會計準則(IFRS),ERP系統需可支援企業快速轉換,各項作業需同時符合EAS與IFRS規範。所以,企業在IPO過程中,選擇一套合適的ERP十分重要 。正航ERP系統解決方案符合IFRS規範,內建標準作業流程、基本資料、參數設定與權限管理都能協助企業快速建立符合內控制度的標準作業流程。

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參考資料:經濟部