善用工具讓工作變得更簡單

繁忙的辦公室裡,每個人各司其職,每天為了提醒自己不要遺漏該做的工作,貼滿了便條紙的電腦螢幕上,手裡的滑鼠不斷點著系統查看報表擔心同仁生日忘了買蛋糕;帳款沒有收回卻持續出貨;接了訂單並承諾客戶了,出貨日才發現產品庫存不夠;已經收了客戶貨款,但倉管卻忘了出貨…等等,每天總是會有數不完的疏漏。

善用工具

其實,懂得善用工具這些都可以避免的,同時也可以透過系統儲存公司內部規範、SOP、知識分享…等文件,方便各部門同仁隨時查閱,讓存取文件變得更容易即刻起不需要再貼滿便條紙提醒自己,也不再需要隨時查看報表,平時工作中這些既瑣碎又耗時的工作都可以經由簡單的設置來簡化日常作業。

貼心的系統秘書-提醒精靈

每天一進公司就有許多重要的事情需要處理,若一個不注意遺漏了需要及時處理的事情,而造成無法彌補的結果,那可是件令人懊惱的事。例如:採購人員在採購後忘了跟催供應商發貨進度,造成生產用料不足,使產線進度延宕;管理部人員沒有及時提醒職業司機人員進行每3年一次的駕照審驗,導致輕則罰鍰,重則註銷駕照。倉管人員沒有在與客戶約定發貨時效內將商品送出,造成商譽受損。

其實上述情況都是可以避免的,只要透過系統設置好日常作業中需要提醒的項目,並在提醒精靈設定管理中設置好對應查詢條件,設置完成後就可以開放讓相關人員進行訂閱,各個人員可以在訂閱後依照自己的需求,調整該提醒項目的提醒條件,如此一來系統將會依照設定的提醒週期自動做出提醒,以駕照審驗為例,可依人員檔案中的證照資訊到期日,設定要在到期日的幾天前從系統發出提醒,想必可以大幅減少前述疏失的發生。

使命必達的送報員-報表排程

許多企業已經漸漸邁入E化管理,只需要透過電腦就可以從各種管理報表取得所需資訊,但以往這些報表還是必須透過系統才能查看,對於經常出差的主管而言,僅能登入系統查看報表似乎沒有那麼的方便,現在可以透過報表排程功能,將週期性需要查看的報表預先設置好查詢條件及發送時間,如此一來只要有電腦或手機就可以查看由系統產出的報表,例如每月的1號需看到上個月業務部同仁的業績總表,可以預先透過報表排程功能,設置好業績總表資料查詢區間為上月,並選擇部門為業務部的查詢條件,並透過系統設置排程,在每月的第一天將報表用Excel或PDF的文件方式寄送到個人電子信箱,讓公務繁忙的主管就算不進公司不登入系統也可以經由報表瞭解公司的營運狀況。
設定同步排程

有生命的便利貼-資訊標籤

一般銷售作業在接到客戶訂單時,人員需查看產品的數量是否足夠、該客戶的帳款訊息是否仍有未收回款項等訊息,以往都需要透過查看不同報表後再決定未收金額太多是否繼續接單、庫存不足是否要趕緊備貨後再出貨等情況,在處理時效上並不是那麼的即時,現在只需要事先透過系統的資訊標籤功能完成簡易設置後,就可以針對特定系統欄位做出提醒,例如當選擇完客戶資料後就能立刻顯示該客戶的已收及未收金額等帳款資訊,選擇完客戶下訂的產品後,點選到交易數量欄位就能直接在該欄位顯示出對應產品的庫存數量。另外,當人員在登打請假單時,點選到假別欄位後,則可立即顯示出尚餘可休的特休天數,讓人員在登打請假單時不需要在去回想自己還剩下多少特休時數,透過資訊標籤功能可以大幅提升工作效率。

正航資訊EIP解決方案

盡忠職守的文件櫃-知識管理

以往公司內部文件大多透過實體方式儲存,在保存及查閱時都不是那麼方便,現在可以直接將文檔、圖檔、影片檔等檔案儲存在系統內集中管理,現行文件流傳方式普遍以電子文檔直接透過網路傳送,若能將文件直接分類儲存在系統中,省去以往需要將電子檔印出保存所花費的紙張,在知識管理中建立分類資料夾,放入對應的文件增加在查找時的便利性,也可以依照文件重要性做分類歸檔,並授予人員對應的權限,在資料保密上也較於傳統安全,且在保存、查閱、流通等方面與傳統方式相比會便利許多。

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