疫情當前【網路ERP】發揮另類效益

疫情考驗企業如何應對

新冠肺炎 (COVID-19) 疫情持續蔓延,中央流行疫情指揮中心5月17日公布國內新增207例COVID-19確定病例,分別為206例本土及1例境外移入。讓不少企業暫緩商務計畫推展,甚至被迫改變員工出勤方式,但也有部分職位的人,不受這波疫情影響,擁有不受場地限制與可彈性安排工時的特質。

防疫

在家辦公對企業的成本效益

「在家工作」首先需要足夠的傳輸設備與軟體,這段期間吸引不少企業躍躍欲試。早在疫情還沒爆發前,不少邁入ERP資訊化的公司就提出,內部管理要不拘於辦公室,不論在何地客戶談 case,內部會議、簽核都可以透過資訊無紙化線上溝通、線上執行。以正航 Internet 授權解決方案,讓企業人員無論是因為疫區回家檢疫隔離、或是疫情擴大分散隔離,即使在家也能透過 Internet 遠端連線辦異地公事,以符合政府防疫需求,也讓企業業務不停擺。

企業佈署正航連線架構圖

疫情開始流行後,已ERP資訊化的企業並沒有受到太大影響,以維持相同的工作步調,對於系統化管理的運作非常熟稔,跟客戶線上溝通沒有太大障礙。再加上現代通訊軟體與平台的便利性,透過視訊會議以及MAIL、Line收發檔案都非常自然,遠端工作早已經是生活的一部分。彈性與自由,一向是業務單位的優勢,而遠端工作、在家工作同樣有要面對的問題,包含工作進度推展與員工效率掌控等。針對這些問題,在科技業早已行之有年,像是一星期只進公司四天,碰到需要討論的問題就以線上會議溝通,公司也能藉此掌控員工的進度,從開銷而言,員工雖然電費增加,卻也省下來回公司的交通費,兩者權衡下,對於勞資雙方而言還是具有成本效益。

電子化作業

網頁平台系統內容包含CRM及進銷模組,除了有行事曆可以有效管理外務人員目前行程,也另外有人員工作單可以有效管理各部門各人員對於工作的進度處理狀況,由於系統是架構在網路平台,所以使用者可以隨時登入系統回報資訊及安排行程,在不同地區的人員或是主管可隨時登入系統查詢進度,另外落有搭配金銷存模組也可即時下單及時出貨及查詢庫存存量,由於非紙本作業電子化系統詳細記錄著每張單據,後續可隨時分析資料以利後續公司決策方案。

工作單介面主要在登錄網路平台時可即時查詢未來或尚未完成的公司,避免因項目繁雜而有疏漏未進行到項目。工作單具有詳細記錄該工作細節項目,且能編輯目前進行的進度,管理階層也可以由單據來查看人員進度及工作細項項目,另外在過程當中管理人員還可提供建議或意見來讓執行人員改善達到雙向溝通。

專案任務工作記錄

符合勞動法規的工時紀錄

不過這確實會有工時難以計算的問題,所以通常都是勞資雙方協調好,取一個固定的打卡時間與工時計算。不過遠端工作不見得適合每個職務,通常比較適合業務或內勤電腦作業人員,而能否落實遠端工作制度,還是跟管理模式有很大關係,因為在家工作很難計算真正工時,甚至無法給加班費,所以通常遠端工作只能用正常工時計算,但為了因應法規 (勞動事件法),遠端工作者還是必須有打卡紀錄。

至於工作成果,除了有賴勞資雙方協議外,同時要有很具體且明確的工作目標,遠端工作者之所以適合知識工作者或內勤人員的理由也在此,有一個具體明確的作品或產出,企業才方便以結果論評估工作效率,而如何掌控遠端工作者的出勤與工作目標,公司的規劃與管理辦法就顯得相對重要。整體而言,疫情下讓各企業更重視網路資訊化ERP對企業的重要性。

線上打卡APP區域選擇

企業發展準備與疫情影響

企業在評估系統時,常常因為著重於考量功能與預算,往往容易忽略未來的擴充性,以至於導入系統後僅滿足小部分需求,當面臨新需求或是軟硬體進步時,再找軟體公司來,告訴他你想要做的更動,結果他跟你說不行,Web達不到,不一定是ERP廠商不願意幫你,而是架構及介面的限制讓他想要也很難達成,最後只好摸摸鼻子繼續用,或是咬著牙再換一套,這又是另一個大工程了。所以,這是使用Web ERP顯而易見會碰到的延展性瓶頸。

企業除上述常見之問題狀況外,應審慎評估企業自我需求後,進行系統評選,並將企業短、中、長期之發展及計畫納入考量,減少因企業發展導致短期內又要更換系統之狀況,畢竟更換系統不僅是耗費金額,同時也耗費人力及時間。疫情仍未見晴朗,各企業仍須考量及評估未來會發生的事件,提前準備相關解決之道,以降低企業承擔損失之風險,避免經營危機之產生。

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參考資料:衛服部