透過雲端平台,進行立即快速的文件收納!

悠久的企業運行文化至今,公司文件的收納、管理乃至於交接,大部份公司仍仰賴於Word、Excel表單作業,最大的問題點在於,這些文件檔案都是個人編輯,並單獨存在於個人的電腦當中,倘若沒有公版式的文件收納平台,那麼各種文件的傳承與交接只能去詢問資深的員工,向他們拿取檔案,若負責管理該份文件的人員請假時,非常有可能會耽誤到公司的作業時間。

雲端

實務營運流程中遇到的文件管理問題

現今21世紀的E化世代當中,早已不適用傳統的紙上文件作業模式,諸如公司內部的申請表單,提供給客戶的產品說明文件、操作手冊等等,若維持傳統的紙上作業模式,會大幅的增加企業的用紙量,也增加所謂的營運費用,所以大部分的企業會選擇簡易的E化,就是將文件製作Word表單,或是存為PDF檔案,當客戶需要申請八年前購買的產品的操作文件,就只須找到文件的電子檔案,並將之Mail給客戶即可。

但,常常會遇到久未使用的文件突然找不到、不知道放哪裡、不小心被員工刪掉的問題,文件的E化雖然是一個輕鬆又方便的方案,但是文件的收納也是對企業管理者的一個考驗,倘若公司內部沒有明確規範產品的說明文件需統一管理在某個公用資料夾,或公司沒有資訊人員可以進行NAS的架立與管理規範,往往就會造成找不到產品文件的問題,讓以前辛苦製作的文件白白消失需要重做,甚至於客戶對於售後服務方面的抱怨。

資訊安全管理層面

產品的說明操作文件,大至產品的操作方式與說明,細至產品的規格、運作方式,傳統電子化的Word、PDF文檔作業,通通都是【個別】的文件檔案,放在公司的公用文件槽,是非常容易被員工Download下來,並且存在隨身碟、雲端硬碟當中直接打包帶走的,所以對於文件收納平台的權限控管,也是非常重要的一個環節,若無適當的權限控制,就等於將整間公司的知識庫裸露在外,無時無刻都在承受著外流的風險。

資料取得的方便性

若今天是在外奔波的業務,接到客戶打來的電話表示現在就需要文件,又或者是假日需要在家辦公,需要公司某項產品的文件支援時,難以馬上將資料入手並提供給客戶,或是無法馬上獲得在公司電腦內的資料,就會造成一天假日的空轉,或是只能對需要文件的客戶說聲抱歉,等進辦公室後才能將資料提供給客戶,這也是傳統只使用公用資料夾,或是只將文件存放於辦公室個人電腦者的問題之一。

使用雲端EIP系統的解決方案

使用正航Web化EIP系統,可透過【網站化】的方式登入,並取得資料

雲端EIP

透過【EIP功能】>【文件管理】>【文件資料】開啟文件資訊

雲端EIP

【文件資料】可將各式不同的文件,同新增系統單據的方式,建立於Web平台當中,並提供了非常多樣化的功能:

雲端文件

1.文件分類:

系統提供大、中、小三種不同的分類,可將文件依照詳細程度分門別類,可透過文件查詢的功能,按照文件類別、文件名稱等資料,快速的搜尋到文件存放位置

雲端文件

2.附件功能:

可於文件單據當中,點選下圖之【附件】按鈕,系統會跳出附件資料表單,直接點選欲下載的附件,系統便會自動跳出下載視窗,讓出門在外,臨時需要查看產品規格的業務,或者是在家辦公的人員,皆可快速的查看文件,不易產生忘記帶文件而導致作業時間延誤的問題。

雲端文件

3.寄送文件功能:

文件資料同時提供快速E-Mail功能,單據當中會有欄位可勾選【是否允許寄送】,若勾選該欄位,則代表此文
件是可以透過E-Mail功能直接發送給客戶的,若無勾選,則代表此文件只能內部查看,無法直接連結Mail功能。

點選【寄送文件後】,系統會自動跳出寄送文件視窗,可於收件者欄位直接登打客戶的E-Mail,若收信對象是公司內之員工,也可直接點選方框,選擇公司內之員工為收件對象。

雲端文件

收件對象收到E-Mail後,文件資料上的附件也會一併夾於Mail當中,可讓公司內部員工快速的提供資料給客戶參考。

雲端文件

3.檢視權限功能:

公司營運的文件,包含了產品的操作說明、或是一些內部往來的文件,並不是所有文件都可以赤裸裸地提供給員工全部檢視,故文件管理功能,可針對每一張表單去設定該文件是否為公開,或者是只能給部門、特定人員查看

雲端文件
  • 選擇部門:代表此文件只能給建立文件資料者同部門的員工查看
  • 選擇公開:代表此文件可讓公司內全體員工查看
  • 選擇指定:代表此文件只能給特定指名的幾位員工查看

雲端平台助您拋棄高風險的公用資料夾

企業針對內部文件的收納,同時也代表著了公司整體的運作效率,透過EIP Web化平台系統,可讓您迅速的針對文件上傳至雲端,並且有系統的分門別類建立收納,當今天要尋找某項文件時,只需要打開此功能,透過關鍵字搜尋即可馬上找到文件,不需要再去詢問同事到底文件是放在哪裡,或者是弄丟了需要重做,除了方便收納管理與分類,也可透過權限設定,讓文件保有機密性,不輕易的讓一般員工全盤帶走。 E-Mail功能也可快速的將文件提供給客戶,並且並且系統內建的E-Mail也提供了美觀化的格式,保持公司整體對外的一致性。21世紀,還在使用公用資料夾收納文件,並且可能不小心被員工整筆刪除資料嗎?選擇正航,助您順利啟航!!

更多雲端運算在
企業的應用

若想對 雲端運算 有更完整的了解,歡迎您前往 雲端運算 主題館瞭解更多…

在最短時間內
打造企業雲端平台

想將雲端平台導入企業,讓專員與您聯系,歡迎留下詳細資料,我們將會儘快為您安排…