當銷售標為無形的服務

不論是買賣業或是製造業，向客戶請款的重要依據通常都是所謂的出貨單據。但，如果銷售的標的並非實體商品而是服務呢？大部份的ERP系統都有提供收入申請單，針對非實體商品銷售的行為，通常是以此類單據作為請款流程的起點，特性是明細登打的項目與進銷存或說庫存管理無關。這樣的功能乍看之下非常靈活好用，但真的適合您的公司嗎？保全、租賃、公寓大廈管理等等行業的共通點為銷售標的為無形的人力服務，例如提供社區大門/車道的保全人力、社區行政的主委或秘書。租賃業表面上是以實體資產出租，例如辦公室的事務機、公司行號的公務車、個人租用的汽機車等等，但收入來源仍是源自於無形的『使用權』。

這些行業多半存在客戶/契約數量大，收費內容多樣且客製化。例如同樣是『定期』水塔清洗，A社區可能是每月執行/收費一次，B社區可能是每三個月執行/收費一次。例如保全人力或社區秘書，可能是按日計費，契約簽定的頭尾月往往非整月簽約，需要另外依天數換算該月應收取的費用，而辦公室事務機的租用，除了按日計費，當月超量張數可能要再加收費用，而這部份的金額就會是每月變動，但要一併請款的內容。以公寓大廈管理來說，部份社區甚至可能是建設公司與管委會依特定比例分攤費用，發票也需要分別開立。

換言之，除了初始簽定的主約之外，還需要能夠記錄契約運作期間的種種變化，並據此進行每月的請款作業。由於契約訂定內容變化大且細節多，大部份的系統難以兼顧契約管理與財帳，往往採取分開處理的方式。契約管理著重於簽約條文、紙本契約列印、合作中客戶名單之統計/追蹤。財帳部份則另外人工計算後，於系統中登錄最終應請款的結果，例如前面所提到的收入申請單，藉以啟動請款流程。如此的運作模式，往往存在契約管理與財帳作業間大量重工且難以一致，人工計算也造成作業人員極大的工作負擔，不管是前端作業或後端審核都需要在不同的文件往返確認複算。

每月整理/計算當月應請款的資料提供給財會單位開立發票進行請款，已如此耗費人力。那麼，萬一客戶反饋需要調整/修改請款內容，例如社區反饋當月保全人員有疏失，希望可以減少款項。如果單從請款的角度，開立折讓似乎就可以解決。但是，如果可以記錄是哪一份主約的扣款，是否可以作為續約時議價參考？如果客戶要求退回發票重開而非單獨開立折讓，如何快速/正確地通知財會單位進行作業？

週期性服務收入如何管理?

若貴公司日常作業存在上述困擾，業務單位每月要耗費相當作業時間才能列出應開立發票的明細提供給財務單位，還要另外整理應開未開的資料供主管確認。那麼，相信您務必參考T9的週期性服務收入管理辦法：

1. 兼顧完整與彈性的契約記錄：

• 契約的效期分成兩個部份，一是整份契約的效期，一是各服務項目的效期，以利分階段實施/進駐的管理。
• 契約登錄，除了可以作為請款計算的源頭，也可以作為紙本契約條文管理之用。
• 以變更單記錄契變的確實內容及契變起始點。

2. 快速正確的應實施/請款計劃：

• 契約生效後，依各服務項目之設定展算各期應收金額。
• 效期的頭尾月份可依實際天數進行金額換算，也可一律依整月金額展算。
• 非每月實施之項目，可依週期設定展算應實施/請款月份。

3. 依當次指定條件提供應開立發票資料：

• 依指定之年月及業務單位列出各契約應開立發票進行請款的明細，包含前期未開。
• 允許下修當次發票開立金額，未開金額下次作業會自動被載入。
• 按照契約登錄之條件，按指定比例拆分各請款對象應開立發票之金額。
• 以此單據作為當次開立發票請款之起點，主管審核生效後進入後續作業，大幅減少人工整理的時間，並提高正確性。
• 跨單位溝通有憑有據，減少業務單位與財務單位之摩擦。

4. 貼心的反過帳程序：

• 一份發票開立資料可能包含上千筆契約，其中一筆作錯了，難道要請主管整份撤回嗎？
• 作廢申請可指定單一契約進行作廢，主管審核生效後自動進行完整的反過帳程序。

5. 契變以外的單期加扣款：

• 提供可同時記錄主約單號及當次加扣款明細之功能。
• 發票開立之預備作業可同時納入相關數據，合併開立發票，亦可單讀開立發票或折讓。

相關行業不管公司人數多寡，通常辦公室行政人員的比例都是各單位最低的，但又要負責業務單位/現場單位往後端遞送的所有文件工作，甚至是各種現場與客戶之間的協調，如何兼顧效率及正確性，減少跨單位溝通時因為資料準備耗時而產生的磨擦，相信是身為管理者的您極度希望可以盡快找到合適解方的。

從契約管理到財帳完整解方的解決方案

現行台灣本土ERP系統，少有針對租賃、保全、公寓大廈管理提供從契約管理到財帳完整解方的解決方案，相信正航T9系列能夠提供您更快速更正確的作業系統，減少週期性工作的工時及錯誤的同時，也提高人員的效率及更多的分析管理空間。您的實務狀況是什麼？需要解決的困擾是什麼？歡迎您隨時跟我們聯絡，一起找出最適合您企業的解決方案~

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