銷售管理徹底解決企業營運問題

銷售管理徹底解決企業營運問題

銷售管理徹底解決企業營運問題

業務人員是伴隨著市場成長的,因此有市場就有業務人員,有業務人員自然企業就會去管理銷售狀況。管人並不難,但是要"管的好"就難了。一般說來,企業會進行銷售管理的原因,主要是為了解決目前營運上的問題。也有許多企業將銷售管理當作主動方式,藉此來創造成長的機會。

銷售管理

無論如何,銷售管理和其他的管理一樣,是在追求營運績效的改善。正航系列銷售管理系統提供包括銷售報價、銷售訂單等功能的綜合管理,適應批發、零售還是製造各類業務方式,對銷售全過程進行有效控制和追蹤。

銷售部門常見管理難題

無法快速對客戶報價、反應,而被對手搶單。

  • 銷售部門無法掌握即時的成品庫存資料,成品的庫存資料構成複雜。
    成品庫存=總庫存量+已送倉庫未檢驗+已驗未庫+預計完工制令未入—訂購未出,分別藏在庫存、檢驗、生產、銷售部門等資訊孤島,查詢困難,並且資料隨時變動。
  • 成本難以估算。成本構成包含物料成本、人工成本、固定資產折舊、水電費等,這些資料同樣藏在生產、採購、財務部門,難以查詢,經常變動,難以準確掌握。銷售部門只能固定一個時期更新報價,或者憑經驗報價,造成報價不準確,無法即時查詢訂單利潤。
  • 缺少歷史交易記錄。由於人員變動、資料龐大等原因,企業很難保存客戶完整的歷史交易記錄,因此每次交易都是一次新的談判,工作效率降低。

業務流程經常變動,交期不准,降低客戶滿意度,客戶不斷流失。

  • 採購、生產中任何一個環節延誤或者遺忘,譬如採購訂單延遲下單,將導致交期延誤,降低客戶滿意度;或物料估算不精確,採購不足,而致停工待料。
  • 銷售人員很難追蹤訂單的採購狀況、生產狀況、入庫狀況,導致銷售人員很難和客戶溝通進度。

難以控制客戶信用額度,隱藏財務風險。

  • 業務人員無法查詢客戶的信用額度,盲目接單。
  • 銷售部門缺少和財務部門即時共用客戶信用狀況,致使財務部門不能很好行使監督角色。
  • 某些業務人員為了業績考慮,給與客戶超額度的信用。

其他管理難題:

  • 包括應收帳齡分析、銷售策略制定(不同客戶不同售價等級等)這些管理動作手工作業下不僅工作量龐大,而且經常不準確,並容易被銷售人員刪改,隱藏一定風險。

正航ERP解決方案

正航ERP幫助企業建立銷售自動化的作業環境。 透過系統銷售人員可隨時查詢總庫存量、可用庫存量、已定未出、已收未驗等庫存狀況,替代產銷協調會,第一時間對客戶訂單做出反應,快速完成下單作業。

  • 根據預先輸入的物料清單,系統自動生成每種產品的標準成本。 這樣,銷售人員在接單的同時,即時瞭解產品成本,預估每種產品或每筆訂單利潤。
  • 訂單執行時,銷售人員可通過流程窗功能,直接追溯訂單執行狀況,例如原料採購狀況、生產進度等,並進行跟催。
  • 銷售人員、採購人員、生產人員針對訂單重要工作設置提醒精靈,例如,採購提前期提醒精靈預報,確保工作不遺漏,增強銷售流程的執行力。
  • 對於超信用額度的訂單,系統將自動流轉到上級領導審核,減少隱藏的財務風險。
  • 方便實用的報價、詢價管理以及完整的歷史價格查詢,企業能即時瞭解最新的市場狀況此外,企業可根據實際情況,設定6種不同的產品售價和折扣,為企業制定促銷策略提供支持,並可對價格、時間,按數量進行促銷。
  • 每個客戶,系統自動生成完整的交易記錄,作為商業談判的利器。
  • 支援不同產品、不同稅率計算與折扣核算。
  • 自動生成按業務員、產品、客戶、日期、預交日期的銷售分析報表。幫助企業更好地進行績效管理,或者加強銷售策略,例如,加大滯銷產品的促銷力度。

全新正航ERP先進銷售管理,包含商機管理、業務行程管理、群發e-mail及行銷活動管理與報價訂單系統整合,為業務單位及行銷單位掌握商機,建構成功模式不可或缺的管理利器。

採購管理系統流程

採購管理系統流程

採購管理系統

配合公司採購管理各項交易活動,依實際需求提供 完整採購交易處理 。更提供轉單機制將採購管理中的各單據資料(如:請購、採購、收料、進貨資料)均可經由轉單機制功能互轉,減少輸入動作。

銷售管理

採購管理

銷售管理系統特色

選擇原物料供應來源

提供廠商別進價策略,可依單位、幣別、不同數量核價標準。

獨創智慧型產品採購策略

可依狀況設定各產品每次最低採購數量、增購量、安全存量及供應商的選取條件。

物料需求估算(MRP)

依訂單進行產品採購需求估算、自動產生採購建議發單,供採購人員決策之用。

多幣別進貨交易

提供進貨入庫/進貨退出/單品折讓/帳款折讓等交易處理。

高機能轉單機制

請購、採購、收料、進貨資料均可互轉,減少輸入動作。

收料品質管控

針對產品允超收量、允超收額及檢驗方式設定,作收料品質管制。

智慧型料號管理

產品品項可直接登打產品編號或原廠編號或條碼編號。

廠商交貨評估

可依採購驗收要求,進行產品收料、檢驗、驗退退貨管理,提供交貨延遲分析及採購驗收狀況,供績效評核之用。

非產品採購管理

提供非產品的請購/採購等交易處理與控管(例如:資產或一般物品之請採驗管理)

採購成交資訊

提供廠商別/專案別/部門別/產品別/人員別的採購成交價格與成交條件查詢與分析。

交貨狀況查詢

提供廠商別/專案別/部門別/產品別/人員別請購、採購交貨進度分析查詢。

採購統計分析

可提供廠商別/專案別/部門別/產品別/人員別/區域別/國家別等多維度的採購分析數量、金額及利潤分析圖表。

完整多功能報表

提供完整多功能採購分析報表如:已請未購狀況表/已請未採狀況表/預計進貨表/採購未交狀況表/採購交貨明細表/採購計劃表及採購變更記錄表。

委外生產管理系統

委外生產管理系統

委外生產管理系統

委外生產

委外生產

委外生產系統特色

二種製令類別

全程委外、製程委外,依類別控管製令領料、退料、入庫及請款作業。

二種開立方式

透過生產計劃批轉委外製令作業開立製令、人工直接開立製令。

五種製令狀態

開立、發放、生產中、完工、結案,隨時反應該製令最新執行狀況。

加工單價查詢

提供歷史加工單價查詢;另可依加工母件、計價單位、幣別、不同數量進行核價管理。

缺料自動檢查

為避免發生停工待料,發放製令時,系統自動進行缺料檢查,若現行料件存量不足以供應製令生產所需,系統將發出警告訊息,用戶可依狀況決定生產或進行缺料替代作業。

多種領料方式

領料時可依實際狀況選擇成套領料、欠料領料、多張製令合併領料或從多倉庫多次領料。

多種退料方式

退料時可依實際狀況選擇成套退料、超領退料、多張製令合併退料或從多倉庫多次退料。

自動倒扣用料

針對共用、生產時間短、價值低或有包裝限制之材料,提供入庫時倒扣用量之作業流程。

提供料件移轉

針對已領料製令需將部份已領料件移轉至其他製令之需求,系統提供料件移轉單功能。

委外廠商品檢

針對委外完工入庫母件,提供產品驗收管理程序,針對不合格量,提供退回廠商之管理。

品質不良記錄

提供不良記錄單供現場人員於生產過程中回報不良件號、不良原因及數量,以利分析。

工作流程查詢

每張委外製令單,均提供該張製令之領料、入庫資訊,便於查帳及稽核。

委外加工帳款

提供委外加工之應付帳款管理,可針對該加工之費用與加工扣款,計算委外加工廠商帳單,自動結合收/付帳款系統支付加工費。

IFRS 國際會計準則

IFRS 國際會計準則

什麼是 IFRS國際財務報告準則 International Financial Reporting Standar

IFRS(International Financial Reporting Standards)轉換,不僅僅是會計準則及財務報導方式的改變,也可能由於企業選擇不同的會計政策,導致改變公司的內部作業流程、資訊系統、人員、營運管理模式,甚至牽涉財務調度及籌資計劃等等,公司的營運、財務及稅務活動等各層面,最終皆有可能因此而受到影響。

IFRS的特點在於為原則式(principle-baseed)之會計準則,制定上不訂細部規定,僅規範經濟實質的會計處理原則,允許使用會計專業判斷。目前全世界已有115個國家採用,包括歐盟、香港、新加坡等。而加拿大、韓國也宣佈將於2011年全面改採IFRS國際會計準則。鑒於國內企業與國際間的商業交易日趨頻繁,採用IFRS國際會計準則不僅能快速與全球金融體系接軌,更能提升我國資本市場與國際企業競爭力,降低國內企業海外經營的成本。

企業可即早投入轉換IFRS的準備!

依金管會訂定及公佈之『我國企業採用國際會計準則之推動架構』,上市櫃公司應自2013年起採用IFRS編製財務報表,而公開發行公司則自2015年起適用。不過由於必須要編製前一年度的比較報表,故IFRS衝擊在上市櫃公司於2012年即必須同時編製符合IFRS及ROC GAAP規範的兩套財務報表。
雖然從現在開始到2012年,好像還有很多時間,但因轉換IFRS實際牽涉的層面既廣且深,企業若未及早準備,釐清選擇不同會計政策對財務報導的差異,甚至提前進行帳務處理、報表編製及內部作業流程的模擬,如果臨到實施,才發現有未考慮到的影響事項,牽一髮可能動全身。故企業投入轉換IFRS的準備,還是越早好。  

迅速精確、安全可靠的現代化電子發票

迅速精確、安全可靠的現代化電子發票

何謂電子發票?

「電子發票」簡單來說是指以網際網路或其他電子方式開立、傳輸或接收之統一發票。當商業交易完成後,賣方可於財政部「電子發票整合服務平台」開立發票、顯示相關資訊,例如:發票號碼、交易資訊等,而不需再開立傳統的紙本發票。買方亦可直接於平台上接收發票。迅速、精確、安全、可靠是電子發票最大的好處,而藉由網路傳輸完成交易雙方的交易紀錄,更可以降低營運成本,達到企業創造利潤的目的。

B2C營業人如何申請使用電子發票?

申請方式:   1. 申請B2C(企業對消費者)電子發票資格:

請向財政部財政資訊中心申請,依據核准函文號申請系統測試及向國稅局申請電子發票專用丁種字軌。
準備文件:

  • 1) 電子發票提案導入計畫書
  • 2) 電子發票承諾書
  • 3) 最近一期營業稅報稅證明
  • 4) 公司設立登記證明
  • 5) 申請電子發票正式函文
  • 6) 試辦點資料
  • 7) 紙本電子發票樣章
  • 8) 專用字軌號碼申請書

2. B2C虛實合一(虛擬通路)導入資格:

依據電子發票實施作業要點:虛擬通路業者需先經由國稅局取得電子發票資格,得以申請。準備文件:

  • 1) 公司登記文件證明
  • 2) 最近一期營業稅報稅證明
  • 3) 電子發票提案承諾書
  • 4) 電子發票導入計畫書
  • 5)電子發票專用字軌申請書
  • 6)紙本電子發票樣張,若使用熱感紙需檢附符合財政部規範之紙質證明

電子發票整合平台

103年起實施的法規規定變動主要有

  • 電子發票一律使用專用字軌  - 丁種字軌
  • 電子發票傳輸異動  - 電子發票資料交換標準訊息建置指引3.1版 – 開立發票後,需於24小時內上傳至電子發票整合服務平台 – 電子發票資料交換標準檔案FlatFile格式取消使用
  • 營業人需接受消費使用載具索取發票、愛心碼捐贈發票  - 消費者未提供載具時,需提供電子發票證明聯 – 營業人若有提供會員載具,需提供自動對獎機制。若使用共通載具,則由  電子發票整合服務平台提供對獎查詢 – 捐贈的發票若有中獎,由電子發票整合服務平台通知受贈對象
  • 可列印電子發票證明聯,並符合證明聯的要求規範  - 營業人開立電子發票無法列印電子發票證明聯者,得將專用字軌號碼列印 於電子計算機統一發票或自印收銀機統一發票紙本,並將發票資訊傳輸至 整合服務平台。B2C需載明電子發票隨機碼。電子計算機統一發票或自印 收銀機統一發票紙本作法於104年12月31日終止

正航系統提供虛擬通路交易與電子發票功能

搭配模組需求:

1. 外部數據轉入:銷貨單Excel匯入 2. 銷貨發票批次產生作業 3. 電子發票模組:搭配財務部電子發票整合服務平台

一、 設定電子發票相關基本資料

1. 安裝「ClientTurnkey軟體」。此Turnkey是營業人即時或定時傳輸已開立發票的軟體,達成大量資料上傳需求。此軟體由電子發票整合服務平台提供。   相關設定請參照下列網頁:https://www.einvoice.nat.gov.tw/APTRNKY/index.html?CSRT=4039872524909122435

2. 正航系統中,共用參數設定電子發票產出之格式、檔案產出之路徑。依法規規定,目前匯出之格式為XML檔。

3. 正航系統中,設定丁種發票之聯式、字軌、起迄號。需勾選丁種發票,才可開立電子發票。


4. 客戶資料設定是否使用電子發票,並設定個人識別碼。

二、 在正航系統中產生交易資料

虛擬通路交易多由網路下單產生交易資料,非直接於正航系統中輸入交易資料。由網路平台系統上完成交易後,產生銷貨交易的Excel資料,將Excel資料匯入正航系統,在正航系統上產生銷貨交易。在此作業的同時,將電子發票的相關資料一並匯入銷貨單中。例如:載具類別、載具顯碼、載具隱碼、是否捐贈發票與愛心碼、是否列印發票證明聯。

Excel資料範例如下:   第一列為欄位名稱,第二列開始為交易資料內容。

設定Excel與正航系統的欄位對映。日後若欄位定義有變動,需再修改其對映內容。日常交易作業再使用「單據資料轉入」功能,將Excel交易內容匯入即可產生銷貨單。資料匯入後,銷貨單上便有電子發票相關資訊,下一步便要進行發票開立作業。


三、批次產生銷貨發票

單一日中,網路交易單量相當的多,每筆交易資料產生後若由人工逐筆開立發票,會造成人力的浪費。為了節省人力、時間有效利用,便透過系統批次配號產生每筆銷貨的發票號碼。   利用「銷貨發票批次產生作業」,可選擇日期、客戶、銷貨單號,載入銷貨單後,「發票取號」取得已建立好的發票號碼,再按下「發票開立」產生發票資料。   銷項發票產生後,於該發票資料中,便記錄電子發票的相關內容。稍後要再匯出這些電子發票資料,上傳到電子發票整合服務平台上。

四、 匯出電子發票上傳檔案,並使用Turnkey上傳

103年開始,電子發票開立後,需於24小時內完成上傳至整合服務平台上。所以在正航系統中,使用「電子發票拋出單」,將已開立的銷項發票、銷項折讓發票、銷項作廢發票匯出,並使用Turnkey上傳。已匯出之電子發票,不會再重覆載入。按下拋出檔案後,便會在共用參數中所設定的路徑中產生XML檔。Turnkey軟體可以設定周期時間,上傳特定資料夾中的電子發票檔案。   上傳完成後,也可查詢相關上傳訊息,確認是否上傳成功。詳細設定作業、錯誤訊息請參考Trunkey說明書。

電子發票的化繁為簡

自民國89年開始,財務部開始推動電子發票至今已有14年之久,從早期從B2B之交易開始,現已推行至一般通路、虛擬通路消費。因為現行消費者,其消費習慣仍會索取實體發票,所以大多民眾不明白電子發票其成效為何。 對營業人而言,將發票電子化並上傳至整合服務中心,不但減少存根聯,未用完之發票號碼也非實體紙本發票,沒有浪費問題。

對消費者而言,索取發票主要目的一來是捐贈、二開是對獎,而至今政府也提供很多配套方式。首先捐贈部份有了「愛心碼」。愛心碼的出現改善了幾項事情:

  1.   改善電子發票捐贈的不便。
  2. 被不肖人士拿走發票的風險。
  3. 社福機構不用花人力對發票,整合服務平台協助對獎通知。   對獎作業方面,整合服務平台提供多元索取發票的方式,例如:悠遊卡、iCash、自然人憑證、手機條碼。這些通稱為載具,可以記錄消費者的發票號碼資料。對獎時只需要到整合服務平台網頁上查詢便知道有無中獎,不用一張一張核對。

另外電子發票整合服務平台提供「歸戶」功能,讓電子發票登記到你的名字下,並設定領獎資料。只要每期發票有中獎,政府便自動匯款到指定的帳戶中。快速又方便。 電子發票發展至今不能說完善,但已經有明確的方向、施行辦法,未來財政部的電子發票推行還有很多要努力的地方,讓電子發票在台灣大多的中小企業都落實使用,期待那天的到來。