如何利用正航系統整合電子商務運用

如何利用正航系統整合電子商務運用

網際網路電子商務的趨勢

雖然早在1995年至2001年間發生了大規模的網路泡沫化事件,但隨著網際網路與資訊科技的發達,不論是B2B(Business to Business)、B2C(Business to Consumer)甚至是現在熱門的O2O(Online to Offline)經營模式,已經日益成熟,也因為這些經營模式的多元化,造就了許多傳統商品再度熱賣的話題或是透過網路行銷的方式,將產品在各網路平台商炒熱,進而翻轉了公司的營運,甚至一夕翻轉了產業,因此網際網路電子商務的趨勢,是不可小看的一股潮流及趨勢。根據商業周刊的1454期的報導,2015年有近百家企業,積極進軍電子商務領域,大量開出相關職缺,搶人才大戰還擴及兩岸,電商人才的薪資水漲船高,連剛畢業的應屆畢業生,對岸開出年薪百萬的薪水,但現有的人才卻仍是供不應求。一般中小企業或許無法高薪聘請這些電商人才,但如何有效利用手邊上所擁有的資源,來拓展網路商務的世界呢?正航有那些配套措施可協助一般企業進行電子商務的運用呢?

檢視現有的資源有哪些?

一般企業的收入來源為客戶的訂單,而訂單的來源從原有客戶群,到網路上找新客戶,增加新的訂單來源,因此在既有訂單無法增加的狀況下,大部分的企業主通常會將公司的商品放置於網路上販售,而網路平台眾多,每家平台的介面及客群都不同,因此企業通常不會只加入一家網路平台,常常是多個平台同時間進行販售,以台灣常見的網路平台有那些呢?以下舉幾個不同類型的網站來說明,如以入口網站起家的YAHOO、PCHOME,以及從電視購物起家的東森、森森、MOMO、VIVA,購物及拍賣網站如露天拍賣、YAHOO拍賣,其他如一些知名的團購網等;另外還有一類的訂單來源,就是一些強勢購買商,會透過加值中心來管理供應商,常見的加值中心如:關貿網路股份有限公司、金財通電子發票加值中心、汎宇電商股份有限公司;更有一些客戶自行建立供應商平台,讓供應商自主上平台取單管理,例如台塑網、全聯實業體系運籌商務系統等。以上都是企業主可以收集及增加訂單的來源。

網路訂單問題

但傳統的作法是,企業有已自行購買自己的ERP系統,而前端來源的訂單必須客戶自行下載後,於ERP系統重複輸入一次,如此才能生成ERP系統的訂單,後續企業內使用這才能依據這些從訂單安排後續的出貨或生產的作業。而在人員手動輸入這些訂單的同時,統計發現常見以下幾種錯誤:

  1. 訂單的客戶通訊及聯絡資訊輸入錯誤
  2. 訂單的產品資料、數量輸入錯誤
  3. 訂單的產品金額、折扣輸入錯誤

以上錯誤除了要負擔行政事務上的成本,處理後續退貨或換貨的實際成本更是讓交易的毛利有所耗損,更甚者,基本上還賠錢做生意,隨著訂單的數量越來越大,發上錯誤的機率就越來越高,隨著錯誤的發生,企業不只是賠掉了利潤,更可能賠掉了客戶的滿意度及公司商譽。

網路訂單直接轉入平台

為了避免上述的錯誤發生,正航發現,不論是入口網站、購物網站、拍賣網、加值中心等平台商,都有一個共同的模式,就是後台都有一份可以輸出的EXCEL訂單總表,或是訂單總表的TXT檔案,因此正航開發出可以與上述兩種格式介接的網路訂單轉入平台,如此既能避免人員登帳錯誤,還可以快速的將訂單匯入ERP系統當中,解省大量人力的隱藏成本。

此外對於入口網站、購物網站、拍賣網此類開放一般USER上去註冊的購物方式,還提供了EXCEL客戶資料匯入的作業,簡化掉人員必須在ERP系統當中重複建立客戶資料的程序,除了讓客戶的基本資料能夠完整的建立於ERP系統當中,更可以做為日後客戶關係管理的依據,未來當公司的資料倉儲系統建立起來以後,更可透過大數據的分析,找出公司最獲利的商品,以及最值得經營的客群,使公司的經營績效能有依據,以有效的分析數據去決定未來公司經營方向,已達事倍功半的效果。

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系統簡化作業時間

而正航的系統除了在前端能夠將不同來源的EXCEL客戶資料及訂單匯入正航ERP外,配合如食品業的食品雲或其他有批號管理需求的企業,也提供了銷售當中批號追蹤;而大量訂單產生後,後續的發貨作業,也提供了一個訂單批次產生銷貨單的作業,簡化人員必須每筆訂單逐一轉單的程序;最後出貨後的發票作業,也提供了銷貨批開發票的功能,讓每張隨單開立發票的銷貨單,都能有自動取得發票號碼;甚至配合財政部推動的電子發票,正航亦可以直接將發票上傳給財政部,簡化了企業主必須額外上網登錄發票的作業時間。正航ERP思考了這麼多的簡化步驟,為的就是讓企業主將這些節省下來的人工及作業工時,能夠投注在其他能夠增加企業績效的地方,使得企業主投資的每分錢能夠花在真正的刀口上。

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食品安全與電子發票的連繫

食品安全與電子發票的連繫

何謂電子發票?

「電子發票」依官方定義,簡單來的說是就是指透過網際網路或則是其他電子方式進行開立、傳輸或接收之統一發票。電子發票運用的環境範圍包含企業對企業(B2B)、企業對消費者(B2C)與企業對政府(B2G)等三種,但目前仍以企業對企業(B2B)和企業對消費者(B2C)為主要交易方式。

「電子發票」它是經過加密且安全,並且透過使用低成本的網際網路傳輸方式,當買方與賣方之間的商業交易行為完成後,用於儲存雙方發票紀錄的一種模式。賣方可在網路平台開立發票,並且顯示相關的發票號碼、交易資訊等,所以不再需開立以往傳統的紙本式發票,而買方也可直接於平台上查詢且接收發票的相關資訊,這樣一來企業不僅能節省相關的郵寄費用,也能避免因郵寄而遺失發票的風險,使公司有效的降低營運成本與人力的優點,達到企業創造利潤的目的。

食品於與電子發票的應用

食品安全與電子發票之間的關係

近幾年來的食安風暴,大家對於食品安全的警覺性大符提高,而現在政府機關陸續要求各個食品業者必須依食品安全衛生管理法第9條規定,經中央主管機關公告類別與規模之食品業者,應依其產業模式,建立產品原材料、半成品與成品供應來源之追溯追蹤系統 – 食品雲(非追不可)的導入,如符合此規定而未建立此系統的業者,經命限期改正,如不改正者依第49條,期處3-300萬元罰鍰,或登錄不實者,依第47條處3-300萬元罰鍰,甚至情節重大者,並得命其歇業、停業一定的期間,一年內不得重新申請登錄。

因配合此食品安全規範,加速了整個電子發票需求的增長,因為透過電子發票系統與政府相關食安部門的共同合作,電子發票的結合導入,以便如果後續商品有問題時,一方面政府單位能透過相關的發票資訊有效且快速的掌握並追溯食品原料的來源,另一方面也能主動追蹤有問題之商品賣給了哪些消費者的流向,如此一來,也讓消費者吃的安心又健康,因此整個電子發票的推動是適在必行。

電子發票優點

  • 營業人與消費者不用擔心發票的遺失或損毀,所有發票資訊都儲存於財政部電子發票整合服務平台中。如此一來能加強企業的資訊揭露,降低稅務風險。
  • 消費者可減少省去整理發票與發票對獎的時間。
    1. 可使用相關電子錢包或申請手機條碼、自然人憑證條碼等,直接進行對獎即可。
    2. 若甚至消費者有使用已歸戶的載具來儲存發票,財政部會主動通知中獎資訊並且獎金將會自動進行匯款。
  • 大幅的降低發票用紙,並且取消過去傳統收銀機使用的存根聯紙捲,企業與消費者可一起響應減紙環保愛地球。
  • 捐贈發票也能更安心且便利,可透過使用愛心碼的捐贈方式,直接將發票存到消費者所指定的公益團體帳戶中。

財政部電子發票整合服務平台申請步驟 (https://www.einvoice.nat.gov.tw/ ):

電子發票申請流程

步驟一:準備憑證

  • 需準備經核可的相關電子憑證(請至經濟部申請工商憑證)

步驟二:相關申請與下載

  • 使用Turnkey上傳者,需至財政部整合平台提出Turnkey申請及下載軟體並進行測式,經測試通過後,才能取得「上線通行碼」。
  • 自整合服務平台開立電子發票者,直接於「電子發票字軌號碼申請書」勾選即可。

步驟三:申請會員載具

  • 可依需求申請,若要提供消費者載具儲存電子發票者,需下載「電子發票整合服務平台服務申請表」並且填寫『會員載具申請』的資訊,寄送至財政資訊中心電子發票維運團隊,並在完成歸戶測試後,檢附相關證明文件發函向財政資訊中心申請載具正式上線。

步驟四:申請字軌

  • 需向主管稽徴機關提出「電子發票字軌號碼申請書」,提出申請。
  • 電子發票字軌號碼得由公用事業總、分支機構自行申請,或由總機構一併申請配賦與所屬分支機構,並於次期開始10日內由總機構將配號檔傳輸至電子發票整合服務平台。

步驟五:財政部電子發票整合服務平台註冊並且登錄憑證

  • 需到「財政部電子發票整合服務平台」,使用工商憑證登入平台,進行相關註冊並設定密碼與電子發票等接收方式。

步驟六:憑證登錄與專用字軌取號,並且完成相關接收設定

  • 使用主憑證資料登錄功能進行主憑證登錄,可依需要登錄附屬憑證與軟體憑證,並使用「電子發票專用字軌號碼取號」功能進行電子發票字軌取號。

資訊來源:財政部電子發票整合服務平台:https://www.einvoice.nat.gov.tw/

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電子計算統一發票轉電子發票正是時候

電子計算統一發票轉電子發票正是時候

「統一發票使用辦法第15條、第25條、第32條」規定

財政部於105年7月15日修正發布「統一發票使用辦法第15條、第25條、第32條」規定,俾利徵納雙方依循。本次修正重點:有鑒於電子發票與收銀機統一發票均具有開立便利性,比照收銀機統一發票,將電子發票排除於按日彙開發票範疇,以減少徵納雙方爭議。此修正條文於「統一發票使用辦法第15條」規定 :營業人每筆銷售額與銷項稅額合計未滿新臺幣五十元之交易,除買受人要求者外,得免逐筆開立統一發票。但應於每日營業終了時,按其總金額彙開一張統一發票,註明「彙開」字樣,並應在當期統一發票明細表備考欄註明「按日彙開」字樣,以供查核。營業人以網際網路或其他電子方式開立電子發票、使用收銀機開立統一發票或使用收銀機收據代替逐筆開立統一發票者,不適用前項規定。

電子發票對企業的好處

106年1月1日起,將不再核准營業人以電子計算機開立統一發票

為落實節能減碳及推動電子發票政策,自106年1月1日起,停止核准營業人以電子計算機開立統一發票。鑑於使用電子計算機開立統一發票之營業人已具有一定程度資訊能力,並配合財政部推動電子發票政策,對於現行使用電子計算機開立統一發票之營業人,如能轉換使用電子發票,應屬簡便,有助於節能減碳及推動電子發票,故自明年1月1日起,將不再核准營業人以電子計算機開立統一發票;至現行已核准使用電子計算機開立統一發票之營業人,仍可使用電子計算機發票屆期落日為止,以避免負擔額外成本。各地區國稅局自105年7月1日起,將針對轄內目前使用電子計算機開立統一發票營業人以及產製電子計算機統一發票系統軟硬體設備廠商舉辦說明會,宣導政策修正方向,並持續輔導現行使用電子計算機開立統一發票營業人轉換使用電子發票,電子計算機統一發票順利落日;至實際落日期間,該部將視實際輔導及使用狀況另行核定。

此修正條文於「統一發票使用辦法第25條」規定 :

營業人利用電子計算機製作進銷紀錄,按月列印進貨、銷貨及存貨清單或營運量紀錄清單,並置有專業會計人員者,得申請主管稽徵機關核准以電子計算機開立統一發票。前項營業人申請使用電子計算機開立統一發票時,應檢送下列文件:一、依其使用種類,具備三聯式統一發票或特種統一發票之格式。二、依據會計系統編製之最近月分進貨、銷貨及存貨清單或營運量紀錄清單。三、銷售管理系統作業規定或手冊。四、使用電子計算機設備概況表。五、實施電子計算機開立統一發票計畫書。包括實施範圍、預定計畫進度、使用單位名稱    及防弊措施檢查號碼之計算公式等。自中華民國一百零六年一月一日起停止核准營業人以電子計算機開立統一發票。本次修訂於105年7月15日發布並實施。

開立電子發票效益

輔導現行使用電子計算機開立統一發票營業人轉換使用電子發票

此修正條文於「統一發票使用辦法第32條」規定:本辦法中華民國一百零五年七月十五日修正發布之條文,自發布日施行。遵循「統一發票使用辦法第25條」規定,因應電子計算機發票即將落日,財政部請營業人儘速規劃轉換使用電子發票財政部南區國稅局表示,為落實節能減碳及推動電子發票,財政部105年7月15日發布「統一發票使用辦法」第25條修正條文,規定自明年106年1月1日起,停止核准營業人以電子計算機開立統一發票。進一步說,為輔導現行使用電子計算機開立統一發票營業人轉換使用電子發票,政府已積極透過轄內會計師、記帳士、記帳及報稅代理業務人等全面加強輔導,並不定期舉辦講習會,宣導政策修正方向,期許電子計算機發票順利落日,至於實際落日期間,財政部將視實際狀況另行核定。

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申請電子發票並導入企業ERP

申請電子發票並導入企業ERP

電子發票的變革

台灣從1951年原本的手開發票到現在的電子發票其中歷經了幾個變革如下:

如何申請電子發票使用及資格

電子發票需經通過測試方可取得”上線通行碼”而其申請步驟如下

正航 ERP Turnkey

  1. 準備憑證:準備經核可的電子憑證(工商憑證)
  2. 申請與下載:至整合平台提出TURNKEY申請下載軟提並測試
  3. 申請字軌:向主管機管提出”電子發票字軌號碼申請書”
  4. 平台註冊登錄憑證:平台註冊登錄憑證
    • 字軌取號接收設定:
      取得專用字軌,並設定接收方式.如果使用Turnkey上傳者,需先通過系統測試取得上線通行碼若為加值服務中心、資服業者代傳 或其他固定營業場所由總機構代傳,需在電子發票字軌號碼申請書填寫加值服務中心、資服 業者或總機構名稱或統編
      自整合服務平台開立電子發票者,直接電子發票字軌號碼申請書.電子發票字軌號碼申請書(含使用電子發票承諾書)
    • 電子發票證明聯&電子發票銷貨退回、進貨退出或折讓單證明聯樣張
    • 「第三方公正檢驗機關(構)出具檢測報告」及「電子發票證明聯採 用感熱紙切結書」(非使用感熱紙印製電子發票證明聯者免附)
    • 載具:「電子發票載具發行機構核准證明」(非自行發行電子發票載 具者免附),檢附可接受買受人以共通性載具索取及愛心碼捐贈電子 發票之證明文件:網頁畫面/交易明細/其他
  5. 其中電子發票感熱紙切結書」(非使用感熱紙印製電子發票證明聯者免附)中檢附證明需符合條碼可掃描及讀字跡及條碼無變化
  6. 審核
  7. 申請:
    1. 非PP塑膠材質雙酚A含量值應符合CNS15447國家標準
    2. 耐水性:浸入常溫水中連續24小時,字跡及條碼無變化且可讀取掃描\
    3. 耐油性: 食用沙拉由塗抹一毫升一分鐘後拭去
    4. 抗熱性: 70度c連續24小時
    5. 耐光性: CNS3846連續照射8小時
    6. 耐濕性: 置於40度c、90%RH環境24小時後
    7. 耐可塑性: 以PVC材質接觸連續15小時
    8. 防沾黏: 滴常溫水2毫升1分鐘拭去正面對折待乾燥後離開

導入電子發票基本要件

  • 可接受消費者使用手機條碼
  • 可接受愛心碼捐贈
  • 可列印紙本電子發票格式之發票
  • 須使用電子發票專用字軌
  • 上傳財政部可接收之電子發票檔案
  • 提供會員載具索取電子發票
  • 提供會員載具歸戶之功能
  • 提供會員中獎通知服務

電子發票為企業詳細保存憑證

電子發票開立、作廢、 作廢、銷貨退回、進貨退出或折讓,應經交易相對人同意,營業人並 應留存該同意訊息與相關文件,至少保留5年,營業人應依稅捐稽徵機關管理營利事業帳簿辦法及稅捐稽徵法,保存電子發票存根檔或收執檔。應保存於媒體,於傳票登載字軌號碼取代造冊黏貼。電子發票憑證提示基於稅務調查之需要,營業人或加值服務中心將所開立之電子發票依規定交換或上傳予整合服務平台者,除稅務調查過程有比對營業人或加值服務中心交換或上傳之電子發票相關資料 之必要外,得免予提供前項之媒體檔案。

電子發票導入效益分析

在無形效益的部分,為企業簡化作業流程,並提升企業形象。有形效益方面,例如省紙,將收執聯無紙化-如消費者使用載具,則收執聯無紙化;熱感紙化無使用載具,以熱感紙印出紙本電子發票,成本較低至少省下50%用紙量,調閱及儲存全面自動化,帶動企業流程電子化。由於免預印,所以無需預留10%~20%之發票預印數量節省紙張之浪費;而且紙張面積小,若需列印電子發票證明聯(5.7cm寬 ×9cm長=51.3cm²)節省空間。寄送免郵資,透過多元接收,省郵資,避免實體傳送過程遺失的風險。存放免實體倉儲有效讓營業人應依稅捐稽徵法及稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法,存放有關規定保存電子發票存根檔或收執檔。最大的效益就是省錢了:耗材節省傳統發票機(色帶、列表機針頭等的耗材的需求,且需定期需要進行更換)而電子發票的熱感紙印表機以熱感應產生資訊在熱感紙上,無傳統收銀發票機耗材的支出,並達成存根聯無紙化。

e 化稅務:

  • 銷項e化:銷項登打出貨單後,直接在ERP系統上登打發票,即發票資料 與會計系統同步整合。
  • 進項e化:電子化接收,毋須手工登打,直接與進銷存系統整合
  • 報稅e化:直接下載媒體申報檔,簡化報稅流程。

 電子發票提升企業社會責任並強化公司治理

  • 符合企業社會責任之要求
  • 加強企業資訊揭露
  • 社會公益─保障消費者權益
  • 環保永續
  • 提昇營運績效, 確保投資人權益
  • 健全之財務、業務及會 計管理制度
  • 主動配合政府政策,降 低稅務風險
  • 加強內部控制
  • 保護利害關係人利益

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