申請電子發票並導入企業ERP

申請電子發票並導入企業ERP

電子發票的變革

台灣從1951年原本的手開發票到現在的電子發票其中歷經了幾個變革如下:

如何申請電子發票使用及資格

電子發票需經通過測試方可取得”上線通行碼”而其申請步驟如下

正航 ERP Turnkey

  1. 準備憑證:準備經核可的電子憑證(工商憑證)
  2. 申請與下載:至整合平台提出TURNKEY申請下載軟提並測試
  3. 申請字軌:向主管機管提出”電子發票字軌號碼申請書”
  4. 平台註冊登錄憑證:平台註冊登錄憑證
    • 字軌取號接收設定:
      取得專用字軌,並設定接收方式.如果使用Turnkey上傳者,需先通過系統測試取得上線通行碼若為加值服務中心、資服業者代傳 或其他固定營業場所由總機構代傳,需在電子發票字軌號碼申請書填寫加值服務中心、資服 業者或總機構名稱或統編
      自整合服務平台開立電子發票者,直接電子發票字軌號碼申請書.電子發票字軌號碼申請書(含使用電子發票承諾書)
    • 電子發票證明聯&電子發票銷貨退回、進貨退出或折讓單證明聯樣張
    • 「第三方公正檢驗機關(構)出具檢測報告」及「電子發票證明聯採 用感熱紙切結書」(非使用感熱紙印製電子發票證明聯者免附)
    • 載具:「電子發票載具發行機構核准證明」(非自行發行電子發票載 具者免附),檢附可接受買受人以共通性載具索取及愛心碼捐贈電子 發票之證明文件:網頁畫面/交易明細/其他
  5. 其中電子發票感熱紙切結書」(非使用感熱紙印製電子發票證明聯者免附)中檢附證明需符合條碼可掃描及讀字跡及條碼無變化
  6. 審核
  7. 申請:
    1. 非PP塑膠材質雙酚A含量值應符合CNS15447國家標準
    2. 耐水性:浸入常溫水中連續24小時,字跡及條碼無變化且可讀取掃描\
    3. 耐油性: 食用沙拉由塗抹一毫升一分鐘後拭去
    4. 抗熱性: 70度c連續24小時
    5. 耐光性: CNS3846連續照射8小時
    6. 耐濕性: 置於40度c、90%RH環境24小時後
    7. 耐可塑性: 以PVC材質接觸連續15小時
    8. 防沾黏: 滴常溫水2毫升1分鐘拭去正面對折待乾燥後離開

導入電子發票基本要件

  • 可接受消費者使用手機條碼
  • 可接受愛心碼捐贈
  • 可列印紙本電子發票格式之發票
  • 須使用電子發票專用字軌
  • 上傳財政部可接收之電子發票檔案
  • 提供會員載具索取電子發票
  • 提供會員載具歸戶之功能
  • 提供會員中獎通知服務

電子發票為企業詳細保存憑證

電子發票開立、作廢、 作廢、銷貨退回、進貨退出或折讓,應經交易相對人同意,營業人並 應留存該同意訊息與相關文件,至少保留5年,營業人應依稅捐稽徵機關管理營利事業帳簿辦法及稅捐稽徵法,保存電子發票存根檔或收執檔。應保存於媒體,於傳票登載字軌號碼取代造冊黏貼。電子發票憑證提示基於稅務調查之需要,營業人或加值服務中心將所開立之電子發票依規定交換或上傳予整合服務平台者,除稅務調查過程有比對營業人或加值服務中心交換或上傳之電子發票相關資料 之必要外,得免予提供前項之媒體檔案。

電子發票導入效益分析

在無形效益的部分,為企業簡化作業流程,並提升企業形象。有形效益方面,例如省紙,將收執聯無紙化-如消費者使用載具,則收執聯無紙化;熱感紙化無使用載具,以熱感紙印出紙本電子發票,成本較低至少省下50%用紙量,調閱及儲存全面自動化,帶動企業流程電子化。由於免預印,所以無需預留10%~20%之發票預印數量節省紙張之浪費;而且紙張面積小,若需列印電子發票證明聯(5.7cm寬 ×9cm長=51.3cm²)節省空間。寄送免郵資,透過多元接收,省郵資,避免實體傳送過程遺失的風險。存放免實體倉儲有效讓營業人應依稅捐稽徵法及稅捐稽徵機關管理營利事業會計帳簿憑證辦法,存放有關規定保存電子發票存根檔或收執檔。最大的效益就是省錢了:耗材節省傳統發票機(色帶、列表機針頭等的耗材的需求,且需定期需要進行更換)而電子發票的熱感紙印表機以熱感應產生資訊在熱感紙上,無傳統收銀發票機耗材的支出,並達成存根聯無紙化。

e 化稅務:

  • 銷項e化:銷項登打出貨單後,直接在ERP系統上登打發票,即發票資料 與會計系統同步整合。
  • 進項e化:電子化接收,毋須手工登打,直接與進銷存系統整合
  • 報稅e化:直接下載媒體申報檔,簡化報稅流程。

 電子發票提升企業社會責任並強化公司治理

  • 符合企業社會責任之要求
  • 加強企業資訊揭露
  • 社會公益─保障消費者權益
  • 環保永續
  • 提昇營運績效, 確保投資人權益
  • 健全之財務、業務及會 計管理制度
  • 主動配合政府政策,降 低稅務風險
  • 加強內部控制
  • 保護利害關係人利益

更多電子發票應用

若想對電子發票有更完整的了解,歡迎您前往電子發票主題館瞭解更多…

深入暸解

淺談電子發票實施要點

淺談電子發票實施要點

為何要使用電子發票

電子發票樣張根據財政部統計,每年全台約需發出80億張的發票,相當於耗費8萬棵樹,1棵樹每年平均可減碳10-20公斤,依營業人觀點看目前紙本手開發票、收銀機發票需先大批印刷,營業人購買發票後一旦逾期就得收回作廢,依消費者購買行為看目前計算機發票、收銀機發票,買的商品數越多發票也越多張,例如到了連鎖藥妝店、美妝店一進去買個20項商品,發票紙張就2張起跳。當民眾漸漸習慣電子發票後,也透過多元載具的應用與整合,將達到電子發票的成熟期,預期無紙本電子發票佔總發票量的一半以上,大大可以減少用紙數量。

另一方面財政部藉著透過電子發票發揮全民稽核保障消費權益,例如食安問題,也可避免營業人發生漏開或誤開發票情況。透過落實稽核制度才能有效遏止不肖業者與維護電子消費制度完整性,財政部並推動了全民稽核的平台,讓消費者可以透過該平台一同來執行全民稽核的行動,讓電子發票的發展健全,除能確保消費者的權益外,在營業人立場來看,資訊化科技便利能掌握收入狀況,納稅是國民基本義務,配合電子發票得實行還符合環保真是一舉多得。

電子發票勢在必行

台灣統一發票制度至今已運作了60年,在面臨全球氣候變遷、節能減碳議題之下,以及電子商務的蓬勃發展,推動電子發票成為勢在必行的政策。揭開電子發票序幕在89年11月29日財政部發布[網際網路傳輸統一發票試辦作業要點],93年也擬具電子發票推動計畫,發展至今已逾十年,歷年來推動效果相當有限,電子發票的使用率一直並未有顯著的提升。政府在推動電子發票過程中,發現B2B(營業人與營業人)推動障礙,實務上會計及稅務流程無完整全程的e化的作業環境以及相關法制規定,通常稅務平台也無法勾稽審核電子發票功能,故業者最終選擇仍列印大量扣抵聯以供稽查機關查核,另外未擴大推動至上、下游廠商,縱使營業人有心導入電子發票,但交易對象不願配合,電子發票與紙本發票並行,造成雙軌作業,過去推動策略著重在B2B(營業人與營業人交易),然而因應時代的潮流,電子商務的發達,每年B2C(營業人與非營業人交易)使用量遠遠超過B2B(營業人與營業人交易),故財政部開始走向實體通路的推廣,透過相關法規,提升一般消費者使用電子發票之意願。最後優先強制執行的領頭羊,由政府單位領先實施。此相關法規[電子發票實施作業要點]也在102年公布後,透過實務推廣之下,密集的修正,看得出政府推動全面實行電子發票的決心。

電子發票申請流程

電子發票實施最後期限

經過這十幾年來推動的歷程與發現的問題,政府的決心呈現於相關辦法、規定中,「電子發票實施作業要點」中第16條中明確規範了買受人得以那些方式接收電子發票 (整合服務平台、加值服務中心、自有電子發票系統、使用載具),並於第30條第2項中載明[買受人依第16點第1項第4款取得電子發票證明聯之規定,其實施期限至一百零五年十二月三十一日止]。而實務上新公司成立,申請發票時,各地國稅局,已開始依據「電子發票實施作業要點」不再提供購買發票證,也不再核可計算機發票的申請。

財政部國稅局電子發票新聞稿

總結

根據財政部統計,104年度B2B及B2C之電子發票合計開立張數已逾49億張,相較於103年度開立的44億張,明顯成長許多。多家大型營業人已開始導入電子發票,使電子發票更為普及。因此,在電子發票「需求」與「供給」的雙雙明顯增加了,104年度電子發票開立數量更較去年大幅成長。尚未考量電子發票的營業人,是否已準備好迎接完全E化的世代?

電子商務導入電子發票應用

電子商務導入電子發票應用

電子發票節省企業費用

現今環保意識抬頭,為了響應環保減少紙張的使用,財政部推行電子發票已有很長一段時日,更於今年一月份開始,水、電、瓦斯及電信費等公用事業也都要開立發票。所以若維持使用原本紙本發票的話,發票的用量會越來越大。根據調查,若使用電子發票,至少可以省下50%的紙張用量,而且也不需要預先印製任何一種類型的紙本發票。新的電子發票紙張型式面積較小,需要存放的空間相對也減少,對企業來說也能節省紙張的印製費用。 電子發票對企業的好處

電子發票帶動電子商務的趨勢

近來因時代的變遷,網際網路的發展蓬勃,企業的營運模式已漸漸趨向E化,B2B電子商務已成為新興的話題。以現在智慧型手機的使用率普及,還有國人消費模式的改變,財政部更將發票導入E化模式,讓喜歡在網際網路上購物的消費者以及超商業者能夠結合APP,將發票號碼及購買的明細存放於雲端上,減少紙張的使用量,以及消費者保存紙本發票所要擔心的遺失或毀損的風險,再者,電子發票系統還會有自動對獎的功能,會將中獎的發票寄通知給消費者,消費者只需要去超商將中獎的發票印出即可,消費者不需像以往將保存二個月的紙本發票以人工方式逐一核對號碼,節省了人力的作業也可減低核對的錯誤率。 開立電子發票效益

總歸來說,電子發票對企業的效益有:

  • 節省人工處理成本及紙張成本
  • 免除郵遞費用及節省時效
  • 減少存查發票之倉儲空間
  • 縮短買賣雙方交易週期,加速會計帳務作業,降低請款貨付款處理作業成本
  • 減少交查異常之機率
  • 結合媒體申報系統,直接下載發票製成媒體申報檔

網路開店取代實體店面

消費者使用雲端服務後對企業帶來的衝擊,主要在消費者可以經由網路使用下,得到更便宜、方便、完整的服務。透過網路及連網設備的普及下,無間斷的的服務型態目前已實現。也因為服務型態的改變,對於服務系統提供業者的系統架構與營運模式也產生巨大的變革。 手機已經不再只有接聽電話與發送簡訊的功能。在電子商務的發展下,更創造出許多的附加功能,企業系統也已經不再是只能在公司使用電腦操作。近年來通訊軟/硬體的發達,也發展出許多新型態的應用與功能,而這些新興的功能對於消費者而言,雖然不見得通信的費用會降低,但換來的便利性更高,只要有網路,隨時隨地都可以上網購物,網路商店的發展也取代了實體的店面,節省開店的成本,換取更優渥的利潤。

電子商務與雲端未來應用

由於智慧型手機的普及,正航雲端產品提供平常在外為客戶提供服務的業務員,可以隨時利用筆電甚至是手機查詢公司當前各項表單處理的進度狀況,可以充分應付客戶提出的各種訂單需求及問題。這樣的雲端技術正一步步落實在我們的生活、工作之中,不僅增加使用者的工作效率,進而提升企業的整體競爭力。至於雲端應用議題的持續升溫、各大雲端廠商也推出並提供新型態的服務與解決方案,目前雲端已是全球資訊科技發展的未來方向。而企業日常活動中,雲端運算逐漸為企業大量運用,所以就目前的雲端運算議題已經不能同日而語,未來將持續引領各類資通訊產品與服務的改變。 正航雲端運算 電子商務在全球鋪天蓋地的發展,讓行動裝置的持有人可以立即享受到無所不在的加值服務。正航成立二十多年來致力於各項商用軟體的研發工作,未來也將因應雲端時代的趨勢,將正航的各項商軟系統一一雲端化,並且將行動APP列為研發的重點項目之一,將原本在Web執行的行動模組APP化,希望雲端上的服務與行動APP結合,將APP上架到APP Store上供使用者下載,提供給使用者更方便更好用的使用經驗。

打造企業級行動化辦公室

正航除持續不斷自行研究發展新技術外,積極引進各種最新開發工具與最新的技術,並加以應用在已開發的應用軟體上。成功將ERP系統中使用的功能,開發至手機APP的功能中。讓傳統的軟體應用不再侷限於電腦實體中,並打造企業級行動化辦公室,隨時隨地都可以辦公,期望未來能帶給使用者更新更好的應用。

更多電子發票應用

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深入暸解

食品雲與電子發票統整的必要性

食品雲與電子發票統整的必要性

何謂食品雲?

亦即食品追溯,相信現在每個人對於這個名詞都不陌生。最早的食品追溯是源自於英國,1996 年當時英國是世界上最大的牛肉出口國,每年原有 700 億英鎊的牛肉出口瞬間停頓,產業受創嚴重,所以他們就開始推動最嚴苛的牛隻追溯體系及牛隻的護照制度。自 1995 至 1996 年開始推動牛隻護照制度之後,發現這是很有效的方法,可疑的有 0 至 1 頭,確認的則是沒有,所以基本上問題就克服了。

食品雲電子發票

對於台灣來說,從94年以死豬肉製成水餃、肉鬆、貢丸以及97年的毒奶粉…等等事件,台灣才開始重視食品安全。政府為了協助食品業者避免使用到黑心原料,自104年7月31日公告要求食品業者「應建立食品追蹤追溯系統」,及上傳非豋不可,並於105年1月1日起分階段實施,讓上下游的廠商可以於平台上記錄商品的組成,並且標示使用原料和製造日期,來防範食品,當事件一旦發生,就可以「向上追溯源頭、向下追蹤流向」,快速追溯有問題的食品供應商的資訊,在第一時間內,停用或下架該產品。

食品安全以及食品雲規範

食品安全主要規範對象為食品業者,是指從事食品或食品添加物之製造、加工、調配包裝、運送、貯存、販賣、輸入、輸出或從事食品器具、食品容器或包裝、食品用洗潔劑之製造、加工、輸入、輸出或販賣之業者。

食品業者重要規範

對象:
有辦理工廠登記、商業登記、公司登記、其他辦理營業登記或地方經建主管機關許可營業之攤(鋪)位使用人及攤販。

  1. 製造、加工業(含容器、食品洗潔劑)、餐飲業、販售業、輸入業。
  2. 食品或食品添加物之工廠應單獨設立,不得於同一廠址及廠房同時從事非食品之製造、加工及調配。但經中央主管機關查核符合藥物優良製造準則之藥品製造業兼製食品者,不在此限。
  3. 業主自主管理應自訂食品安全監測計劃,並送外部檢驗上市、上櫃及其他經公告之食品業者,應設置實驗室, 自主檢驗每季1次強制檢驗:肉類加工、 乳品加工及水產品食品工廠、食品添加物、特殊營養食品檢驗結果紀錄保存:最長為該批檢驗所製成產品的有效日期後6個月
  4. 聘用一定比例專門職業或技術證照人員
  5. 強化產品標示規定,確保消費者知的權益
  6. 強制產品責任保險
  7. 食品追溯追蹤系統,使用電子發票,以電子方式申報

正航IFRS與食品安全上的系統管理解決方案

強制登錄,推進食品安全

衛生福利部於103年10月16日公告訂定「應申請登錄始得營業之食品業者、類別、規模及實施日期」,已辦理工廠登記之食用油脂製造業、加工業,以及已辦理工廠登記、商業登記或公司登記之食用油脂輸入業,應於2016年10月31日前完成登錄;其餘具工廠登記、商業登記或公司登記之製造、加工、餐飲、輸入及販售業者,應於2016年12月31日前完成登錄。

透過電子發票節省業者人力與時間的支出

  • 營業人與消費者不用擔心發票的遺失或損毀,所有發票資訊都儲存於財政部電子發票整合服務平台中。如此一來能加強企業的資訊揭露,降低稅務風險。
  • 消費者可減少省去整理發票與發票對獎的時間。
    1. 可使用相關電子錢包或申請手機條碼、自然人憑證條碼等,直接進行對獎即可。
    2. 若甚至消費者有使用已歸戶的載具來儲存發票,財政部會主動通知中獎資訊並且獎金將會自動進行匯款。
  • 大幅的降低發票用紙,並且取消過去傳統收銀機使用的存根聯紙捲,企業與消費者可一起響應減紙環保愛地球。
  • 捐贈發票也能更安心且便利,可透過使用愛心碼的捐贈方式,直接將發票存到消費者所指定的公益團體帳戶中。

財政部電子發票整合服務平台申請步驟 (https://www.einvoice.nat.gov.tw ):

電子發票申請流程

食品業者應將相關資訊快速上傳相關單位

應將所有食品的來源、成分、營養價值、保存期限…等相關資訊上登入非登不可,並且於銷售時使用電子發票將此電子發票上傳給相關單位,若業者的資料不多時,可自行登入即可;但如果資料量大時,可利用ERP系統產出相關資訊上傳給不同單位。

加強成本控制降低費用,有效解決生產成本管理問題!

加強成本控制降低費用,有效解決生產成本管理問題!

生產成本

生產成本分析與計算,就是對企業一定時期內的生產費用進行審核、分配和歸納,計算出各種產品的總成本和單位成本,這也是成本管理和會計管理的重要內容。生產主管應指導下屬配合企業財務人員進行成本分析與核算,加強成本管理,控制費用支出,降低產品成本,計算損益,改善生產經營管理,提高經濟效益。

成本管理

生產成本系統與其他系統的高度整合,更準確、快速地進行成本費用的歸納和分配,主要包含了成本分攤、材料成本匯總和標準批量成本異動等功能。

製造費用、人工成本按不同方式進行分攤的需求生產成本常見管理難題:

  1. 針對不同的製造費用或人工成本,依據費用的不同性質,有的需依數量進行分攤,有的需依工時進行分攤。
  2. 成本計算不正確
    需人工計算當月發生的費用及人工成本,手工計算很難保持正確。成本計算時,有時漏掉需先結算的資料,或漏掉某部分成本的分攤,導致計算結果不對需得新計算。

正航系列解決方案

  1. 多樣化的成本分攤條件。成本費用可按產品、產品類別或成本類別進行分攤。同時分攤的標準又有生產標準工時、實際工時和生產數量三種。滿足用戶對不同費用按不同方式進行分攤的需求。
  2. 系統間的高度整合和無縫連接。與財務系統的高度整合,通過定義費用相關科目,自動從財務提取成本費用資料進行分攤計算。與生產管理系統的無縫連接,自動讀入完工資料和領退料相關資料進行成本計算。提高了成本計算的及時性和準確性。
  3. 系統提供快速、便捷的成本結算功能。通過執行成本結算精靈,可提醒您每月成本結算前需完成事項,並可自動幫您檢查出當月是否還存在影響成本的異常資料,讓您更快速、準確的進行每月的成本結算。
  4. 系統還提供了期中成本開帳功能,針對之前未使用成本系統,後續需執行成本結算的,可通過執行系統的‘期中成本啟用年月設定’功能,指定成本結算的的啟用年月。
  5. 多角度的成本分析查詢和報表,您不僅可以查詢產品的成本,還可以查詢生產制令的成本以及在製品的成本。查詢產品成本時,您不僅可以進行標準的查詢,還可以進行實際成本的查詢。也可通過材料成本匯總單查詢每月生產料件的領用、耗用、餘料數量及成本使用狀況。