餐飲業POS整合案例-搭配外部數據轉入

餐飲業POS整合案

餐飲POS

一般在餐飲業的日常作業中,透過POS系統(Point of Sales,銷售點終端)是很常見的做法,只指由硬體與軟體組成,能夠協助處理店家諸如庫存、進銷存、發票管理等店務的一套系統,相較於單純的收銀功能,POS系統能夠完成更全面、更精準的商店分析與營運管理,但是仍有許多問題需要去克服,例如:廚房用料要如何管理、存貨要如何掌控、公司的盈餘是否能外速結算產出等。

餐飲流程

這些我們稱為前後台問題,前台指的是POS系統,後台則是ERP系統(Enterprise Resource Planning,企業資源規劃)廣泛使用在進銷存、財務會計、人事薪資等應用,因此對餐飲業客戶來說,如何整合兩套系統,則是管理上的重點,否則重複投入人力、資訊不一致、容易產生弊端等,都是有可能造成企業營運上的損失,至於有那些前後台問題呢,像是前台資訊哪些須與後台串接、前台的結帳及操作的便利性甚至活動、後台的採購是否可以簡單統計並換算原料需求等。

目前管理上的難點就是,師傅用料不會寫領料單,所以實際用料跟完成餐點,需要人工比對。

餐飲流程

餐飲業 POS 連接 ERP

可以分為下列階段進行改善,配合正航系列基本資料與作業單據:

  • 系統建立—配方,配方其實就是餐飲業的菜單MENU,透過”產品組合設定”可將材料用料與比例輸入系統,前提需要建立產品資料與制訂編碼原則,必須與POS前台一致。
  • 開菜單—訂購憑單,請師傅在前一天提前登打單據,依預定桌數與經驗判斷當天出餐數量,”客戶資料”可設定餐廳別即可,因為餐飲分工很細,可能分為中式、西式、泰式、吧檯飲料、甜品等。
  • 估算採購量—採購需求估算,採購人員可透過”預交日期區間”納入需求明細,估算選項可自行選擇是否考慮庫存量/安全存量/納入採購單等參數,用於執行需求估算結果,產出預計缺貨量/預計採購量欄位供採購選擇,提醒為求庫存量數據準確,因此現場庫存管理必須落實,且入系統單據也不能有時間差,可透過庫存報表查看即時庫存。
  • 採購建議書—整批轉採購單,藉由系統產出採購建議書,可決定實際”採購數量”,可依現場需求自行調整下單,”建議廠商”也可由產品資料”主供應商”預設帶入,並且可透過”合併產品分錄”,將不同餐廳別提出採購需求合併在相同品項,可減少作業時間與增加議價空間。

建議客戶加購外部數據轉入-銷貨單功能,可解決前後台問題,透過POS系統於每日結帳後轉入正航銷貨單(支援EXCEL格式),也因為有建立產品組合,可自動扣除需求材料量(子件),反應在庫存管理上帶出存貨現況,而產品資料(母件)在餐點銷售後,可進行銷售量分析,例:產品交易排行分析表,可查詢銷售排行、銷貨成本與利潤率;每月月底盤點後,將盤點結果轉入轉調整單(盤盈虧),可反應蔬菜耗損、肉品耗損、其他共用材料耗損等情形,如果是非銷售產生的耗用,也可登打料件請領單,將請領類別分類清楚,也可提供分析報表。

導入POS常見問題

在系統導入的過程中,確實也會遇到各種不同面向的挑戰,像是對於編碼原則不熟悉,因為在前台POS對於這點是很模糊的,甚至人員不需要編碼,在討論過程中,也要考慮非食材類的規劃,像是餐具、器材、設備等,而人的習慣改變更加困難,事實請廚師打單比做菜難多了,必須要從公司角度與各部門作業去思考,管理階層要能夠給予指示,否則在推動上很容易會導致失敗。

大多餐飲業都有兩套系統的整合問題,因為前台POS系統無法涵蓋後台財務需求,可搭配外部數據轉入支援各種單據,以文中案例只要將配方建立並提前登打訂購單,可做為採購的來源依據,在當日結帳後,又可以將出餐明細轉入銷貨單扣除用料,產生庫存或成本相關報表,雖然是以餐飲業為例,但能夠適用行業別非常廣泛,也請各位可以仔細思考,這樣的規劃是否能夠把事情做的更好呢,謝謝。

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