包租代收代付案例流程說明
隨著資訊演進，在各種交易服務越來越多元的情況下，民間企業提供經費代收代付的服務也越來越普及，如何管理好代管合約以及透過最精簡的人力且在最有效率的時間內了解到合約經費收支與耗用的最新狀況，是很重要的。在沒有資訊系統的輔助下，經費的撥入與實際支用皆需要經由人員個別手工整理比對資料後，統整出現行經費使用的最新狀況。是否對於補助計畫的控管既耗時又耗費人力而感到苦惱? 本文將會帶您了解到代收代付作業流程，以及如何在ERP中實現補助經費之代收與代付作業管理。
代收代付的範圍很廣泛，包含包租代管之代收代付、商店代繳費用、信用卡代扣電信水電瓦斯…等業務，本篇以包租代管之代收代付業務為例作說明。
包租代收代付案例流程
- 政府發起包租代管計畫，此計畫為整個事件的起始，在ERP系統中建立包租代管合約(合約對象: 政府)
■ 計畫以期數做區分(一期5-8年不等)
■ 計畫結束整個事件即結束 - 政府核撥經費給企業，企業以代收補助款的方式將經費放置基金專戶
- 基金核銷: 企業將補助款撥付給業者(後續業者自行處理房東與房客之代管事項)
■ 對於業者而言，因需要管理房東房客，因此可能產生的費用項目如包租費、代管費、媒合費、開發費…等。
■ 對於房東房客而言，因其可享用稅賦減免、公證費補助、修繕費補助等福利，因此也會有相對應的費用發生 - 若房客提早解約，也會有相關之稅賦減免、補助費用以等比例退還給企業
- 整個計畫結束(即計畫到期)，企業須將尚未使用的餘額歸還政府
■ 此例為經費不挪到下一期使用，下一期會有下一期的經費補助
以圖解的方式來看整個包租代管流程：
合約建立-包租代管合約
於ERP系統中建立計畫(合約)資訊，包含合約年度、合約對象(經費來源對象)、計畫的起迄日、相關公文文號、承辦人、期初資訊…等。此為計劃之發起起始單據，後續相關之經費撥入與經費支出都與此合約做關聯勾稽。
合約撥補核銷對象
合約表身紀錄此合約撥補核銷之對象，例如業者或公會，以此頁簽讓管理者知道這份計劃所支付的對象有誰、是什麼身分
合約支出對象
另外，合約表身紀錄此合約支出的經費項目，例如支付給業者的管理費、開發費或媒合費…等
支出的經費項目
另外，合約表身紀錄此合約支出的經費項目，例如支付給業者的管理費、開發費或媒合費…等。
收到基金-代管應收確認單
當企業收到政府之經費補助款時，透過ERP系統登打應收確認單，以記錄相關應收補助款資訊，包含合約來源、收款來源對象、及應收品項與應收金額。此單合約來源與合約來源單號為重要關鍵，因相關之收入資訊會透過此關聯回原合約紀錄經費收入金額。
基金收入資料
當出納收到經費撥補款項入帳後，系統回寫相關收款項目及金額至該合約(計畫)中，如此管理者可以直接從合約查詢目前此計畫已收款的狀況。
支付代管費-代管支出憑證
因業者(或公會)提供代管服務，於是向企業請款，企業於ERP系統中登打應付確認單做經費核銷，關鍵資訊如支付對象、合約來源與單號、支付的費用項目(例如開發費或代管費..等)。此單合約來源與合約來源單號為重要關鍵，因相關之支出資訊會透過此關聯回原合約紀錄經費支出金額。
經費支出資料頁簽
當出納支付經費款項後，系統回寫相關支付項目及金額至該合約(計畫)中，如此管理者可以直接從合約的”經費支出資料頁簽”查詢目前此計畫已付款的狀況。
完成收付款作業-回寫包租代管合約
結合以上收付款行為，我們可以看到所接收到的經費核撥資訊與支付的核銷資訊，皆可整合到此合約並於合約中查看最近一次的核撥金額、核銷金額、累計已核撥金額以及累計核銷金額，以達到合約管理之效用。而管理者更可以直接由此單據一鍵列印經費支用明細表作呈報或是簽審。
報表: 經費支用明細
透過代管合約一鍵列印經費支用明細表查看經費核撥與核銷之狀況
使用ERP系統前後之比較
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