餐飲業POS整合案例-搭配外部數據轉入
餐飲業POS整合案
餐飲業POS整合方案
一般在餐飲業的日常作業中,透過POS系統(Point of Sales,銷售點終端)是很常見的做法,只指由硬體與軟體組成,能夠協助處理店家諸如庫存、進銷存、發票管理等店務的一套系統,相較於單純的收銀功能,POS系統能夠完成更全面、更精準的商店分析與營運管理,但是仍有許多問題需要去克服,例如:廚房用料要如何管理、存貨要如何掌控、公司的盈餘是否能外速結算產出等。
前後台問題的解決
前台指的是POS系統,後台則是ERP系統(Enterprise Resource Planning,企業資源規劃)廣泛使用在進銷存、財務會計、人事薪資等應用,因此對餐飲業客戶來說,如何整合兩套系統,則是管理上的重點,否則重複投入人力、資訊不一致、容易產生弊端等,都是有可能造成企業營運上的損失,至於有那些前後台問題呢,像是前台資訊哪些須與後台串接、前台的結帳及操作的便利性甚至活動、後台的採購是否可以簡單統計並換算原料需求等。
目前管理上的難點就是,師傅用料不會寫領料單,所以實際用料跟完成餐點,需要人工比對。
餐飲業 POS 連接 ERP
可以分為下列階段進行改善,配合正航系列基本資料與作業單據:
系統建立配方
配方也就是餐飲業的菜單MENU,透過"產品組合設定"可將材料用料與比例輸入系統,前提需要建立產品資料與制訂編碼原則,必須與POS前台一致。
開菜單訂購憑單
師傅在前一天提前登打單據,依預定桌數與經驗判斷當天出餐數量,"客戶資料"設定為餐廳別,因為餐飲分工很細,可能分為中式、西式、泰式、吧檯飲料、甜品等。
估算採購量
採購需求估算採購可透過"預交日區間"納入需求明細,選擇是否考慮庫存量/安全存量/納入採購單等參數,執行需求估算。
採購建議書
整批轉採購單由系統產出採購建議書,決定實際"採購數量",依需求調整下單,可透過"合併產品分錄",將不同餐廳採購需求合併,減少作業時間與增加議價空間。
外部數據轉入銷貨單功能
透過POS系統每日結帳後轉入正航銷貨單(支援EXCEL格式)。
建立產品組合,自動扣除需求材料量(子件)帶出存貨現況,產品資料(母件)在餐點銷售後,可進行銷售量分析,例:產品交易排行分析表、銷貨成本與利潤率等報表
月底可將盤點結果轉入調整單(盤盈虧),反應蔬菜、肉品、其他材料耗損等情形。
若為非銷售產生的耗用,可登打料件請領單,清楚設定請領類別,得到分析報表。
註:外部數據轉入-銷貨單 為加購功能
餐飲業導入POS常見問題
人員對於編碼原則不熟悉,在前台POS對於此是模糊的,甚至不需要編碼。
考慮非食材類的規劃,像是餐具、器材、設備等。
實務上請廚師打單比做菜難多了,必須要從公司角度與各部門作業去思考,管理階層要能夠給予指示,否則在推動上很容易會導致失敗。
大多餐飲業的系統整合問題
大多餐飲業都有兩套系統的整合問題,因前台POS系統無法涵蓋後台財務需求,可搭配外部數據轉入支援各種單據,例:只要將配方建立並提前登打訂購單,便可做為採購來源依據,在當日結帳後,可將出餐明細轉入銷貨單扣除用料,產生庫存或成本相關報表。
食品批號管理的應用
食品業的控管存貨與生產
除了採購過程的成本、紀錄批次物料的品質、繁瑣的生產過程、以及生產過程中所產生的半成品物料、存貨、接單、銷售、產品新鮮度與事後發生問題的相關產品追回。但如果導入ERP不但可以減少人力資源的耗損,且可以有效的接單、批次控管、生產、採購、記帳,做到成本的控制,可以使整個生產管理過程中更有效率,且充分的掌控目前的庫存物料,並有效的運用。在此處新增文本段落。
食品雲改善傳統機制
以傳統的人工追蹤追溯,由客訴問題產生、業務查詢紀錄、倉管查詢出貨紀錄、生產部門查詢生管紀錄、品管查詢食品添加物領用記錄、採購/品管查詢供應商清冊,最後由主管蒐集以上資料查出問題,做出決策防止再發,都會造成環環相扣、缺一環節、全面下架、批次作業、人工查驗、曠日廢時、人仰馬翻的局面。
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