從農藥毒茶事件,看ERP系統在食品安全管理的重要性

從農藥毒茶事件,看ERP系統在食品安全管理的重要性

黑心食品對台灣的影響

時間推回1979年,臺灣連續發生米糠油多氯聯苯中毒、假酒等事件,因此促成消費者文教基金會首次發難,揭開食品安全保衛戰的里程碑。隨後陸續揭發了台灣的食品安全事件,如含有瘦肉精及四環素的肉品、塑化劑、黑心油等等…2015年的今天,又再爆出英國蘭毒茶農藥超標事件。連續數年的大量食品安全事件與「黑心食品」的出現,不但重創台灣美食王國的美稱,也讓台灣生產的食品蒙上了一層陰影。當然台灣民眾對食品安全也感到無所適從,造成社會不安以及後續極大的影響 。

企業該如何透過ERP保障自己及客戶的權益

從塑化劑、黑心油,到今天的英國藍茶葉農藥超標事件來看,企業在經營上往往必須與其他供應商合作,從原料到成品,企業該如何保障自己及客戶的權益,讓公司購買到合乎品質又安全的原料,生產出安全又衛生的產品提供給大眾? 常言道:預防勝於治療,源頭的管理是第一道防線,因此供應商的遴選,是採購部門最重要的功能,除了成本上的考量,更應該顧慮到品質及安全的因素。而當源頭一旦發生問題,該如何迅速的找出有問題的貨源,第一時間將有問題的產品回收,保障消費者的權益,就是企業要能夠要在第一時間迅速反應的首要工作。

批號管理在食品安全上的應用

為了要能迅速完成上述的工作項目,因應而生的功能就是產品批號或履歷,批號是一個相當普及,但常被疏忽掉的環節,一般使用者往往為了簡化作業流程,常常將批號的功能關閉,確實這樣是簡化了進銷存上的工作,但未來一旦發生問題,要花更多倍的時間去進行亡羊補牢的工作。因此我們建議,任何與食安有關的工作,都應該更加認真的看待,因此使用者不可貪圖一時的方便,而關閉了批號的功能,這裡我們就以ERP系統的批號功能來說明,批號可以如何協助企業進行食品安全的管理。

完整的ERP系統批號管理要具備以下功能:

• 可按物料定義是否需要批號管理與控制,自動生成批號,自動檢察批號。
• 依據該批號的有效日期,複檢日期來追蹤管理各批號的期限。
• ERP 庫存管理可追蹤該批號的進出狀況明細與來源表單,提供各批號不再使用的處理。
• 提供原輔料批號與產生成品批號關係的追溯

以下針對系統的部分說明:

首先,我們可在系統中指定須要啟用批號的產品資料。在產品資料中勾選使用批號功能,並可設定使用有效期限,將產品的有限天數輸入至預設天數中。

設定使用有效期限
步驟二,進貨及入庫時就必須在系統輸入相應的生產批號。

有限天數

步驟三,查看公司目前各批號的庫存量

查看公司目前各批號的庫存量

步驟四,進行銷售或出庫時,必須指定出貨的產品批號。

指定出貨的產品批號

後續可查看產品的效期,以達到先進先出的存貨管理。

查看產品的效期,達到先進先出的存貨管理

未來如果原料貨源或是產品需要追溯批號,更可透過產品批號追蹤報表的功能來協助回收產品。

產品追溯批號

品質追蹤管理讓企業永續經營

批號管理在食品、飲料、藥品、醫療器材、化妝品等行業的運用是尤為明顯的,依據相關法規及規定,除了上述行業必須在產品或包裝上明顯標示製造日期及產品有效日期, 而產品製造批號便成了區分的依據來源;此外,依據ISO 9000的相關規定,企業應該制定管理辦法對於客戶反應的產品品質問題進行處理,追查發生的原因並提出有效的改善對策。

因此,常常見到非上述行業的企業對成品、半成品甚至重要的零組件等也進行批號管理,由此可知批號管理在企業的品質追蹤管理是相當普遍且重要的,一家永續經營的企業,更要慎重的看的批號管理的重要性。

EDI 電子轉帳管理

EDI 電子轉帳管理

何謂EDI ? EDI是指客戶在不同金融機構間,正航資訊 EDI 系統將標準的電子資料方式,直接進行 EDI 轉帳、 EDI 資金調撥和 EDI 金融資訊傳輸及 EDI 交換等 EDI 服務。正航資訊 EDI 具有以下優點、改造企業內部經營流程、節省往返公司與銀行處理之人力、快速反映各銀行帳戶之資金狀況、清算和結算更容易、更快速、與企業內部系統充分整合後, 正航 EDI 電子轉帳管理可快速有效的掌控資金轉帳作業,進一步提昇資金管理效率。

EDI 電子轉帳管理電子轉帳管理特色說明

企業與銀行間:EDI 電子轉帳主要的業務有匯款、提款、轉帳、付款、帳單入帳、扣帳通知等,這部分也是 EDI 電子轉帳系統所涵蓋的項目。
EDI作業流程

EDI 電子轉帳管理提供自動連結系統所有匯款交易單據:

透過企業網路來進行,EDI系統中的提款單、轉帳單、付款憑單、每月薪資憑單等資金移轉作業,即 EDI 透過財模組與企業內部制定之規格進行整合。

EDI匯款交易單據

匯款電子檔格式,省力快速、最高便利性

提供整合性的金融 EDI 電子化資訊服務,將買方、賣方、供應商、進出口商以及貿易夥伴等,均可經由 EDI 與企業 EDI 連接,達到帳款往來達成省力快速的服務。
EDI格式

EDI 電子轉帳管理可指定匯款對象產出專屬轉帳電子檔

EDI轉帳管理電子檔

PM專案管理

PM專案管理

PM專案管理

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時 PM 專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的 PM 專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。PM 專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

PM 專案成立

開立新的營業據點前,需經過一些行政作業及待處理的工作,可以成立專案一併管理,並具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」內容,實現專案軌距全記錄的完整過程。

系統自動mail通知專案執行,展開工作

透過 PM 專案管理系統將自動展開工作給負責人員,包含工作主旨、工作時間、負責人員、工作內容…等資訊,並可針對「部門、公開、私人、指定」灠瀏權限設定,只將特定的資訊顯示給特定的人員,機密資訊不外漏,安全100%。

登入首頁工作提醒

當進入EIP系統時馬上就有近期工作,顯示最新工作列表,讓所有待處理工作一覽無遺。

PM 自動 mail 工作提醒

每天 PM 系統會自動發放送約會及工作提醒mail,有助於專案工作執行人員,針對自己負責的工作來執行,每日按表操課把該做的工作完成並執行工作回報、完成記錄。

工作進度執行回報

當工作進行中或完成後,,PM專案管理會根據實際執行的進度%及內容,登打在約會紀錄中,讓約會行程的內容資訊得以獲得分享。工作執行人員,可將工作中產生的文件或檔案,直接附加檔案在「工作紀錄」中,以利日後查詢作業。

專案結案

當專案轉發的工作,都已經確實執行完畢並回報結案後,PM專案管理系統會自動產生專案結案100%完工,讓您馬上節省查詢時間。

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時 PM 專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的 PM 專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。PM 專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

PM專案資訊查詢

◎個人工作中心:

專案執行產生的工作,可以從「個人工作中心」查詢到所有的工作內容及紀錄,並可以直接 Link 到該工作的內容,可以依照10項分類,快速搜尋到所有的歷史紀錄。

◎工作記錄:

無論是專案負責人,或是專業工作的執行人員,執行的進度回報能被無誤地且永久的保存下來,包含主旨、類別、狀態、對象、記錄內容,都將完完整整的記錄下來,供日後查詢及分析。

PM專案工作甘特圖

PM專案工作顯示方式,以最常見的甘特圖配合智慧 Color Bar 來清楚顯示完工狀態,讓您馬上辨識一覽無遺。

PM專案分析報表

◎專案分析報表:

可以針對專案的內容規格進行查詢,依照「未開始、進行中、已結案(已成)、已結案(未成)」條件查詢,並且可以匯出excel檔案,供使用者再次統計分析用。

專案管理PM(Project Management)是有透過一套有效的方法與技巧,在預定的時間裡、預算及資源下,使得目標順利達成,同時 PM 專案管理必須具備「設定主題能力、記錄事件內容、完整進度回報、結案時間管理、統計分析報表、永久留存及快速備查」等特色,才能稱為完整的 PM 專案管理。專案管理(Project Management)的架構,需要包括策略管理、資源管理、專案管理、流程管理、協力溝通管理完全整合,才能有效建構專案管理平台。PM 專案管理平台將各經營計畫之策略與戰術,轉為對組織貢獻度排序而成的專案組合(portfolios)、計畫(programs)、與專案(projects);如此一來,決策者才能隨時都能掌握關鍵。

正航ERP系統接軌財政部電子發票

正航ERP系統接軌財政部電子發票

財政部電子發票流程與前置作業

一、 財政部電子發票流程

開立電子發票並欲將相關資料上傳到電子發票整合服務平台,其方式有 :

  1. 財政部電子發票整合服務平台;從ERP軟體內拋出符合財政部需求的格式,透過 TurnKey 上傳資料到電子發票整合服務平台
  2. 電子發票加值服務中心,包含關貿流通網、汎宇電商、台塑網、金財通..等;從ERP軟體拋出符合加值服務中的格式,透過加值中心提供的上傳工具,將資料上傳到加值中心,後續加值中心再將發票資料上傳至電子發票整合服務平台

財政部電子發票整合服務平台上傳方式

自行上傳到財政部電子發票前置作業

此處所介紹是指第一種,不透過加值服務中心,直接自行上傳發票到財政部電子發票整合服務平台所需的事前準備作業。

  1. 申請軟體憑證,可參財政部提供的【申請軟體憑證使用手冊】,了解需申請那些軟體與憑證,就憑證而言最基本是工商憑證管理。
  2. 取得電子發票QRCODE,可依提供的附件文件進行QRCODE金鑰的申請,該金鑰共32碼,後續在正航系統進行參數設定時需填入該金鑰值。
  3. 電子發票TurnKey申請與設定,可參考財政部提供之文件【二代電子發票 Turnkey 使用說明書】進行設定,並依照財政部提供的【營業人Turnkey上線前自我檢測】,執行 Turnkey 環境檢測;由ERP拋出的的電子發票資料,後續便是透過該系統設定排程上傳至財政部電子發票整合服務平台。

丁種電子發票

七步驟完成正航 ERP 系統電子發票參數設定

路徑 : 設定 → 共用參數設定 → 電子發票

  1. 使用媒體申報合併報繳 : 欲使用電子發票此選項不要勾選,因為勾選後,電子發票平台的所有文字及欄位會被隱藏起來。
  2. 輸入稅捐稽徵處、核准日、核准文、核准號,非必填資料
  3. 勾選【財政部電子發票整合平台】,表示要使用該功能
  4. 輸入QRCode金鑰,共32碼是必填欄位,申請方式可參考提供的附件【取得電子發票QRCODE中AES加密金鑰】
  5. 資料拋出格式,預設值是XML,目前透過Turnkey上傳資料,格式支援XML與TXT
  6. 設定B2B發票拋出路徑,該路徑需配合Turnkey內上傳資料的資料夾放置的位置
  7. 設定B2C發票拋出路徑,一樣需配合Turnkey內上傳資料的資料夾放置的位置

正航系統電子發票之應用

一、發票請購

  1. 發票聯式 : 電子發票聯式的設定是35銷項三聯式是收銀機統一發票、一般稅額計算之電子發票
  2. 電子發票(丁種)需勾選起來,否則開立的發票無法透過系統中的【電子發票拋出作業】,執行資料拋出
  3. 輸入發票字軌、起始號碼、結束號碼

電子發票整合服務

二、銷貨單

銷貨單多一頁簽【發票資訊】,紀錄電子發票平台、對象類別…等電子發票相關資料,需特別注意的是,當對象類別為【B2C】時 :

  1. 若客戶需紙本發票,勾選後會出現紙本格式,此時載具資料可以不用輸入資料。
  2. 當客戶不需印出紙本發票,此時載具類別號碼、載具顯碼id、載具隱碼id均需輸入資料

不可空白,此時這些欄位為必填欄位,沒有輸入相關資料,單據無法存檔。另外對象類別是B2C,客戶統一編號需為空,當發票檔案拋出,系統會自動在統一編號處填入10個0。

電子發票系統應用

電子票檔案輸出
說明 :

載具類別號碼 : 手機條碼 3J0002、自然人憑證條碼 CQ0001、營業人載具->申請後核發

載具顯碼id : 載具外觀卡號,若沒有顯碼、則一樣填隱碼即可

載具隱碼id : 載具隱藏卡號

PS : 什麼是載具?商家認可用來記錄電子發票認證工具,可識別消費者身分,如 : 悠遊卡、手機條碼..等。

電子票檔案輸出

三、快速完成電子發票拋出單

路徑 : 系統 →發票管理 →電子發票作業 →電子發票拋出單

  1. 選擇電子發票平台,有不使用電子發票/財政部/關貿/金財通/台塑網/汎宇電商,會依購買的授權出現可供選擇的平台
  2. 選擇對象類別 : B2B或B2C
  3. 選擇類型,不同的平台可選擇的類型也有所差異,如: 財政部平台可以使用銷項發票/銷項作廢發票/銷項折讓發票;關貿平台可以使用銷項發票/銷項作廢發票。
  4. 設定資料搜尋的條件
  5. 點擊【載入發票】,符合條件設定的資料會被載入放置在發票明細,表身的電子郵件欄位內的資料是取【客戶基本資料的電子郵件】欄位
  6. 表身資料確認無誤後存檔,存檔後的資料才可以執行【拋出檔案】
  7. 執行【拋出檔案】後才可以點擊【電子郵件通知發送】,郵件發送後可從表身的【電子郵件通知寄送狀態】得知寄送成功與否

相關財政部電子發票功能,如有需求或使用上的疑問,歡迎來電詢02-7720-9699或洽詢各地正航據點詢問喔!

更多電子發票應用

若想對電子發票有更完整的了解,歡迎您前往電子發票主題館瞭解更多…

深入暸解

企業財務管理常碰到的管理難題!

企業財務管理常碰到的管理難題!

企業財務管理的重點

在於如何做好資金的運用及籌措,有效規劃及運用有限的資金創造企業價值。 不過在實務上,一般常碰到的財務管理難題如下:

1、 科目繁雜,不便於科目管理。

  • 為數眾多的客戶與供應商,要分別建立對應的往來科目。

2、 人員工作量大,若出錯查詢起來十分困難。

  • 財務人員每天處理大量原始憑證、記帳憑證,難免遺漏記帳。
  • 編制財務帳表及各式分析報表涉及大量憑證和計算,稍有不慎便會遺漏。
  • 固定發生的憑證常需要重複製作。
  • 難以即時查詢所有科目(如:預付款、預收款)餘額沖銷狀況,無法完全做到逐一核對沖帳。
  • 外幣核算科目期末都要進行調匯,手工計算匯差並製作相應憑證,工作量大。

3、 財務資料混亂

  • 對於交易金額涉及多個部門(或專案)時,無法明確劃分,沒有分攤標準,不能將交易金額順利分配至各部門(或各項目)中。

4、 預算管理困難

  • 無法對未來資金可能的流入與流出狀況進行及時預估,並對資金無法進行有效的調度,影響企業經營方針的制定。
  • 預算難以即時控制,費用常常支出失控。

5、 財務難以體現經營成果

  • 需要將損益類科目期末餘額結轉到本年利潤科目中,手工結轉非常麻煩,且易出錯。

正航系列解決方案

財務管理全面支援會計新準則,符合兩岸不同會計制度,並提供相關財務英文報表。具有全方位財務控制體系,幫助企業徹底擺脫手工做帳,實施嚴格的財務控制。

財務管理

財務管理

1、 科目多核算設置:

會計科目下可設置多種核算專案(往來核算:客戶、供應商、個人、部門、項目、物料、數量金額、幣別核算),實現多種資訊在財務管理中體現,多種輔助核算設置方便各種查詢。

2、 自動傳輸功能:

單張、批次、匯總及合併四種傳輸方式,交易發生自動生成記帳憑證,業務單據上的輔助核算資訊自動帶到憑證上,並可在憑證上還可直接查詢原始單據。

3、 自動分攤:

專為處理聯合收支,計算各部門分攤金額而設定的,如廣告費的分攤。提供依分攤比值和固定金額分攤兩方式,實現交易金額的合理分攤。

4、 資金預估:

隨時讀取帳務人員所輸入的憑證,並依照所設定的公式內容,計算未來的現金流入與流出,供決策者參考。管理層還可通過定期查詢資金預估表,將短期資金及各系統所產生的帳款一併納入預估。

5、 預算管理:

根據需要自定義科目的部門預算或專案預算。憑證錄入時將根據科目錄入中的預算資料進行各種控制,實現預算管理。同時,預算即時查詢,避免實際發生額超過預算,以及於損益分析、收入分析、費用分析及短期資金預估中使用。

6、 各類帳與報表:

可按核算專案資訊靈活查詢總分類帳、明細分類帳、日記帳、數量金額明細帳、多欄式明細帳、科目餘額表等。並可自定義各式財務公式,可在憑證中設置現金流量,系統自動出資產負債表、損益表、現金流量表、利潤分配表、財務比率分析等報表。

7、 沖銷處理:

系統自動記載科目餘額借貸沖銷情形,隨時查看沖銷科目的未沖銷餘額的交易明細。

8、 往來業務處理:

分段準確計算帳齡,在憑證中進行沖銷,利於資金控制以及帳款催收。

9、 常用分錄設定:

用戶可減少相同憑證分錄重複錄入,在錄入憑證時直接調用。

10、 期末調匯:

系統就可自動計算匯差,並生成調匯憑證。

11、 本期損益結轉:

將所有損益類科目的本期餘額自動轉入本年利潤科目中,並自動生成結轉憑證,方便快捷核算經營成果。

12、 自動轉帳設置:

系統可設置各種自動轉帳憑證範本,常用的一些計算可由系統自動生成憑證。

13、 出納管理:

系統提供銀行作業、票據作業及相關出納報表,如現金簿、銀行對帳表、應收應付票據分析、銀行資金預估等。以及現收現付資料和票據可自動關聯出納的票據及銀行作業。