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公司資料庫一般使用一年以上，實體資料庫就會很大，會影響軟體運行的速度。而公司資料庫中的資料，有些是舊年度的，對於舊年度的資料一般只能用來做查詢不會做修改。為了提高軟體的運行速度，可以使用年度結轉功能，將以前年度的資料存放到另一個資料庫內，這樣就可以提高當前資料庫的運行速度，若後續想查詢之前年度的資料，可在當前資料庫直接切換到年度資料庫進行查詢。年度結轉首先，會先產生一個年度資料庫，然後將歷史年度的舊資料結轉到該資料庫中。年度結轉後使用者可以在登錄系統時，透過切換年度的方式，來查詢已結轉的歷史舊資料。年度結轉是對全系統的歷史資料進行結轉及新年度初始化，因此，年度結轉功能的範圍廣泛、全面、完整。
何謂“年度資料庫”及”當前資料庫”
年度資料庫
- 年度資料庫就是指用來存放歷史年度舊資料的資料庫。
- 系統自動將年度結轉月份的最後一天作為年度資料庫中各系統的關賬日，並且該關帳日為唯讀。
- 年度資料庫中的所有資料包括基本資料都為唯讀，使用者只能進行查詢、匯出或列印操作，其它會影響到數據變化的操作及功能都將不再支援。
當前資料庫
- 當前資料庫就是指用來存放新年度資料的資料庫。
- 系統自動將年度結轉月份的最後一天作為當前資料庫中各系統的關帳日，當前資料庫中各系統的關帳日在修改時不能小於年度結轉月份的最後一天，並且不能為空。
- 若某單據中的來源單或目的單在年度結轉時在當前資料庫中被刪除，那麼在其來源單號或目 的單號前加*號。
- 做完年度結轉後，系統會自動將歷史年度的期末值轉成當前年度的期初值。
年度結轉注意事項
年度結轉前提條件及資料檢查
- 若用戶有使用庫存或生管成本系統，則一定要啟用成本結算精靈，並且年度結轉月份要完成成本結算。( 設定 >> 共用參數設定 >> 主要設定 )
- 若使用者有使用財務相關系統 (財務、帳款、固資、人薪、客服)，則一定要啟用期末結帳功能，並且年度結轉月份要完成期末結帳。( 設定 >> 共用參數設定 >> 主要設定 )
- 系統自動將年度結轉月份的最後一天作為當前資料庫中各系統的關帳日，當前資料庫中各系統的關帳日在修改時不能小於年度結轉月份的最後一天，並且不能為空。
- 若某單據中的來源單或目的單在年度結轉時在當前資料庫中被刪除，那麼在其來源單號或目的單號前加*號。
- 做完年度結轉後，系統會自動將歷史年度的期末值轉成當前年度的期初值。
年度結轉注意事項
- 使用正航系統網路版時，請先暫停其它使用者進入本公司相關系統，否則可能會造成無法預知的錯誤；
- 確認年度結轉日期前各報表的數值都為正確的數值，並確認年度結轉年月之前的單據都已登打完整，無遺漏或資料有誤的單據。
- 備份年度結轉前資料庫；以便如果年度結轉後的數值出現問題，且無法修復的話，可以恢復以前的資料
- 年度結轉的時候請謹慎設定“年度結轉資料庫及年度結轉年月”，因為年度結轉過程是不可逆的。
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