勞基法保障工讀勞權，雇主依規定提繳
暑假期間，許多學生選擇打工來累積職場經驗並賺取生活費。雖然暑期工讀通常是短期性工作，但雇主仍有責任為工讀生提供完整的勞動保障。據法規雇主應在工讀生到職當日，為其申報參加勞工保險、就業保險及職災保險，並提繳勞工退休金。這不僅保障了工讀生的工作生活安全，還確保他們在職場上受到應有的勞動權益。未按規定辦理的雇主將面臨罰款及法律責任。提供完善的保險和退休金制度，有助於保障青年學子的工作生活安全及勞動權益，並吸引更多優秀的學生加入企業，同時也樹立了企業的良好形象，對公司和員工均有長遠的正面影響。
傳統作業模式的限制與風險
若使用傳統模式，HR 多半需以手動方式完成暑期工讀生到職的各項申報，包括工時、薪資、勞保加保與退休金提繳等作業。這樣看似彈性、成本低的方式，實則潛藏重重問題。首先，若未即時完成「當日加保與提繳退休金申報」，將會觸法並可能被勞保局課以累計高額罰鍰；根據勞保局規定，工讀生若為部分工時，申報時若未註明「部分工時」，極易造成申報級距錯誤。其次，分散在 Excel、紙本文件、勞保系統、銀行帳務系統的資料，不僅作業繁瑣，還會造成人為錯誤且無法即時互通。HR 必須分別登入多個平台完成申報，財務還需額外進行轉帳與帳務處理；這樣的流程浪費時間，當暑期工讀生人數激增或遇到稽查時，更容易因應不及，影響後續協作與企業形象。因此，從長期經營和組織整體效率的角度考量，這種做法已難以支撐現代化管理的需求。
勞基法相關規定
事業單位只要僱有1名符合就業保險法規定之員工，即為就業保險之強制投保單位。僱用員工(包含工讀生及部分工時人員)達5人(含)以上的事業單位，應申報員工參加勞保、就保及職保；員工未達5人的事業單位，應申報員工參加就保及職保，並得自願申報參加勞保；另如服務單位適用《勞動基準法》，雇主也都要為員工提繳勞工退休金。
部分工時人員的薪資計算
部分工時人員的計薪方式有別於全職員工，通常根據實際工時進行計算。雇主應明確記錄每位部分工時員工的工作時間，以便準確計算其工資。部分工時人員的工資可以按時薪計算，也可以依據每次工作完成的任務量來計酬。雇主必須確保部分工時人員的時薪不低於法定最低工資。此外，若部分工時人員在特定時段或假日工作，雇主需按照法規支付加班費或特別津貼。正確計薪不僅有助於保障員工的基本權益，還能促進工作積極性和滿意度，進而提升工作效率。
工讀生若為部分工時人員，雇主在為其加保申報（提繳）時，需特別注意在申報表或申報系統上勾選或註明「部分工時」選項，正確計收勞（就、職）保保險費及勞工退休金。這樣做可以確保勞工保險、就業保險及職業災害保險的保險費，以及勞工退休金的計算皆能正確。雇用的服務單位如適用勞動基準法，也需依規定為工讀生提繳勞工退休金。這不僅是遵守法律規範的措施，也是保障工讀生勞動權益的必要之舉。
投保單位申報暑期工讀生參加勞（就）保及提繳勞工退休金時，應按其每月實際工資總額覈實填報，勞保局會依「勞工保險投保薪資分級表」及「勞工退休金月提繳分級表」之規定自動歸入適當等級。如所僱用的工讀性質為部分工時，則請於加保申報表上勾選或註明「部分工時」，以利正確計收勞（就）保保險費及勞工退休金。從事2份以上工作的工讀生，如服務單位都屬於勞保強制投保單位(例如僱用員工5人以上的公司、行號)，各雇主均應為其辦理參加勞保；又如服務單位皆適用勞動基準法，各雇主亦均應為其提繳勞工退休金。
透過正航 HR 系統建立起完整的「申報、出勤、薪資、稽核」流程
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