勞基法保障工讀勞權,雇主依規定提繳
暑假期間,許多學生選擇打工來累積職場經驗並賺取生活費。雖然暑期工讀通常是短期性工作,但雇主仍有責任為工讀生提供完整的勞動保障。據法規雇主應在工讀生到職當日,為其申報參加勞工保險、就業保險及職災保險,並提繳勞工退休金。這不僅保障了工讀生的工作生活安全,還確保他們在職場上受到應有的勞動權益。未按規定辦理的雇主將面臨罰款及法律責任。提供完善的保險和退休金制度,有助於保障青年學子的工作生活安全及勞動權益,並吸引更多優秀的學生加入企業,同時也樹立了企業的良好形象,對公司和員工均有長遠的正面影響。

傳統作業模式的限制與風險
若使用傳統模式,HR 多半需以手動方式完成暑期工讀生到職的各項申報,包括工時、薪資、勞保加保與退休金提繳等作業。這樣看似彈性、成本低的方式,實則潛藏重重問題。首先,若未即時完成「當日加保與提繳退休金申報」,將會觸法並可能被勞保局課以累計高額罰鍰;根據勞保局規定,工讀生若為部分工時,申報時若未註明「部分工時」,極易造成申報級距錯誤。其次,分散在 Excel、紙本文件、勞保系統、銀行帳務系統的資料,不僅作業繁瑣,還會造成人為錯誤且無法即時互通。HR 必須分別登入多個平台完成申報,財務還需額外進行轉帳與帳務處理;這樣的流程浪費時間,當暑期工讀生人數激增或遇到稽查時,更容易因應不及,影響後續協作與企業形象。因此,從長期經營和組織整體效率的角度考量,這種做法已難以支撐現代化管理的需求。
勞基法相關規定
事業單位只要僱有1名符合就業保險法規定之員工,即為就業保險之強制投保單位。僱用員工(包含工讀生及部分工時人員)達5人(含)以上的事業單位,應申報員工參加勞保、就保及職保;員工未達5人的事業單位,應申報員工參加就保及職保,並得自願申報參加勞保;另如服務單位適用《勞動基準法》,雇主也都要為員工提繳勞工退休金。

部分工時人員的薪資計算
部分工時人員的計薪方式有別於全職員工,通常根據實際工時進行計算。雇主應明確記錄每位部分工時員工的工作時間,以便準確計算其工資。部分工時人員的工資可以按時薪計算,也可以依據每次工作完成的任務量來計酬。雇主必須確保部分工時人員的時薪不低於法定最低工資。此外,若部分工時人員在特定時段或假日工作,雇主需按照法規支付加班費或特別津貼。正確計薪不僅有助於保障員工的基本權益,還能促進工作積極性和滿意度,進而提升工作效率。

工讀生若為部分工時人員,雇主在為其加保申報(提繳)時,需特別注意在申報表或申報系統上勾選或註明「部分工時」選項,正確計收勞(就、職)保保險費及勞工退休金。這樣做可以確保勞工保險、就業保險及職業災害保險的保險費,以及勞工退休金的計算皆能正確。雇用的服務單位如適用勞動基準法,也需依規定為工讀生提繳勞工退休金。這不僅是遵守法律規範的措施,也是保障工讀生勞動權益的必要之舉。

投保單位申報暑期工讀生參加勞(就)保及提繳勞工退休金時,應按其每月實際工資總額覈實填報,勞保局會依「勞工保險投保薪資分級表」及「勞工退休金月提繳分級表」之規定自動歸入適當等級。如所僱用的工讀性質為部分工時,則請於加保申報表上勾選或註明「部分工時」,以利正確計收勞(就)保保險費及勞工退休金。從事2份以上工作的工讀生,如服務單位都屬於勞保強制投保單位(例如僱用員工5人以上的公司、行號),各雇主均應為其辦理參加勞保;又如服務單位皆適用勞動基準法,各雇主亦均應為其提繳勞工退休金。
透過正航 HR 系統建立起完整的「申報、出勤、薪資、稽核」流程
在暑期工讀陸續納入法規管理與數位轉型的背景下,透過正航 HR ERP 系統建立起完整的「申報、出勤、薪資、稽核」流程,不僅可以加強合規性,降低因延報或資料錯誤帶來的罰鍰風險,更能有效分攤 HR 工作量,集中資源進行策略性管理與人力規劃。同時,系統整合財務、銀行、考勤、保險報表等功能,可大幅提升協作效率與內部透明度。在導入後,企業可進一步延伸應用至更多 HR 領域,如常態員工調薪、離職以及績效考核等,一步步深耕企業軟體化的數位價值,最終落實效率提升、適法穩健與組織敏捷的三大正航 ERP 系統核心目標。
若您想進一步了解如何依照貴公司規模與產業特性,制定HR人力資源管理功能規劃,建議與正航資訊專業顧問合作進行評估與導入。正航資訊同步提供教育訓練與系統服務,協助企業建構全方位數位轉型。
Ver.03