服務性質合約常見的幾個困擾
日常交易中，若公司提供的是合約性質的服務，例如簽訂一年期的保險、大樓清潔服務、串流影音訂閱服務、電梯維修保養服務、健身房會員收入等，不免都會遇到幾個困擾點：
- 收到錢的當下不能認列收入，全部都要轉任列預收款
- 每個月都有好多發票要開立，花好多時間開立發票
- 哪些交易是已經可以轉任列收入了？
當遇到以上問題時可以透過ERP的分期收入流程來解決：
一、 根據合約，每月定期批次轉應收帳款認列、並根據實際月份轉認列收入
跟客戶簽訂合約時，通常會約定多久需要繳一次、多久開立發票一次、以及這個合約的起訖日期，例如清潔公司與客戶(如大廈管委會)簽訂一年期的大樓清掃合約、或是跟電梯維護公司簽訂電梯保養合約，並約定客戶需半年繳納一次，共開兩次發票。但在這麼多合約的狀況下公司該如何管理？通常光是處理每個月應該立的發票就花了業務人員與財務人員相當多的時間，不但造成重工、錯誤率也極高。
在ERP上可以透過訂單紀錄與應收確認作業處理轉應收帳款與發票開立作業：
2.1 合約資料
訂單上會根據與客戶簽訂的內容，紀錄跟客戶簽訂的合約內容，如：保養收入、清潔收入、訂閱收入等，並記錄應該要在甚麼時候開立發票：
亦可透過提醒精靈提醒近期應轉認列應收款與開立發票的資料：
2.2 財務人員
透過應收確認批次作業，載入應轉應收及發票開立的資料，產生應收確認單(後續認列預收款及應收款之單據)。如財務人員在11/30要開立發票，則可透過條件載入需要開立的資料，就不用辛苦的一筆一筆合約確認：
半年繳的合約為例
以半年繳的合約為例，一年共需開立兩次發票、收取半年的款項。但在會計帳務上，必須等實際發生後才能轉認列收入，故應收確認單上會記錄接下來每個月應轉認列的收入，例如本次開的發票收入須從2023年11月開始到2024年4月，每月底進行收入認列：
此時的應收帳款分錄為認列預收帳款：
借：預收貨款
借：銷項稅額
貸：應收帳款
應收確認單亦能批次轉銷售發票，節省財務人員逐筆開立發票的時間：
待每個月月底，財務人員透過批次收入認列作業產生對應的收入申請單，實際轉認列收入
每月實際認列銷貨收入
透過此作業傳輸的傳票就會認列實際的收入，傳票分錄如：
借：銷貨收入
貸：預收貨款
預售的性質為商品時，出貨後轉任列銷貨收入
若是預售的性質為商品時，亦能在出貨後轉任列銷貨收入，例如客戶訂閱一年份的雜誌，每月出刊後寄送、訂閱咖啡，在咖啡兌換後才能轉任列收入等。
就算不是服務性質的銷售行為，也能以系統進行管理：
- 預收客戶一年的款項，不能全數認列銷貨收入，須以預收進行管理
- 如何管理商品的出貨狀況、多少未出庫、多少已出庫？
如客戶圈圈書房訂閱1年期雜誌，每月出版、並發貨5本給圈圈書房。
可對圈圈書房做全額預收款後，每月定期將雜誌寄出：
傳票認列預收款：
借：預收貨款
借：銷項稅額
貸：應收帳款
提醒精靈應用
當訂閱的客戶數量多，業務人員與出版人員容易漏掉需要寄送的訂單，故可以搭配提醒精靈，提醒本月份、次月份應寄出的商品數量：
出貨後，由於已做過預收款，故也不需要在對客戶進行收款與發票開立：
帳款會自動沖抵，避免還要重複開立發票或誤跟客戶收款。
除了提醒精靈外，亦能透過報表來管理目前訂單的出貨狀況，如出貨的金額、是否已有轉開立發票、收款狀況，一目瞭然的在報表中呈現，減少人工Excel管理容易造成的錯誤：
以上是針對服務性質與商品預售性質所提供的解決方案，亦適用於超商或咖啡店的咖啡預售、咖啡豆訂閱，圖書業的雜誌或書本訂閱、電商提供的日用品訂閱(如衛生紙)、健身房的年費、串流影音平台(如Youtube、spotify)訂閱、保險或是清潔、保養服務合約等，都可以參考以上解決方案。
更多 ERP 軟體端的應用
若想對ERP系統有更完整的了解，歡迎您與我們聯繫…