採購系統化效益
採購工作內容
採購部門工作主要是廠商管理、詢比議價、採購作業，除了這些例行性的工作，視每間公司狀況不同、職務內容不同，可能有內購外購決策、原料成本分析、採購目標預測、再訂購點系統、MRP物料需求規劃等種種臨時性任務。
採購對公司的重要性
一切以為了銷售為原則，但生產會影響銷售，而採購物料不能及時供應則會影響生產。一般來說，公司經營的成本結構中，採購原材料及零組件的成本占總成本的比例，會隨行業而有差異，以製造業為例，採購成本一般要占60％，人力資源投入要占20％，其他各種費用約占20％由此可以清楚看到，購料成本佔生產總成本極大比例，要增加公司利潤必須努力做好採購，是企業（尤其是製造業）成本控制中，最有價值的部分。在市場波動劇烈的情況下，採購市場資訊若握有正確資料並善加利用，定會創造出極有價值之貢獻。
採購作業系統化
供應商管理
新供應商的評估與接洽的動機可能因供應商關廠、產品品質不穩定、或是價格大幅上升…的因素，導致公司不再繼續採購而必須轉向其他供應商購買；也或者是因為公司研發或試量產新產品，需要向某些生產新原料的供應商購買。通常公司在固定時間，會進行供應商的評鑑考核，大部份的公司供應商的考核頻率一年一次，這點攸關下一年度是否可以繼續成為公司的供應商。系統能將多間供應商的資訊統整管理、進行分類，幫助公司評估比較，大幅降低溝通成本，評估結果不適合或是是無法符合公司需求的供應商，將由系統控管不能與該廠商有任何交易。
請購
請購人提出申請，再由請購單位主管審核，以確認此次需求的料品與數量正確且為必要的購買事件，而不是浮濫虛報的需求。
透過ERP電子簽核流程，有效迅速完成公司簽核送簽跑單、簽核進度現況控管管理，主管簽核時可直接做意見回覆，簽核結果會自動回填至ERP表單中，系統將立即通知審核結果給採購人員，採購人員直接將請購資訊轉到詢價單上，提升工作效率。
詢比議價
採購人員接到公司部門的採購單之後，會將品名、規格、數量…等相關採購資訊，提供給3~4家供應商，請他們在規定的時限內進行報價，收到供應商的報價單後，再針對價格最低的供應商進行議價（殺價），因為公司希望可以較低的價格進行購買，但供應商希望能將利益最大化，所以雙方進入到協議階段後找到一個平衡價格點。
將多家廠商詢比議價紀錄於系統，不僅能夠最為日後持續交易的評估標準，從中選出最佳合作廠商，直接把價格轉換到採購單上，採購人員直接進行像廠商下訂作業，快速又簡單。
合約管理
有效採購合約管理非常重要。手動處理作業可能需要很長的時間。但借助ERP系統，可以使用預先核准條款庫、標準化範本，簡化合約的建立作業。將合約單號關聯到前端請款單據上，請款時不再附合約紙本達到無紙化作業流程。合約到期自動提醒可及早通知採購團隊合約即將到期，讓團隊能夠主動採取必要行動，並避免潛在的風險。
透過ERP幫助達成三大效益
供應廠商管理
多家採購能規避風險，是企業最常見的採購模式。系統能將多間供應商的資訊統整管理並 進行分類，幫助企業評估比較，大幅降低溝通成本。
流程電子化
透過自動化輔助，優化採購的繁瑣流程。文件審核能透過系統傳送簽核管理、請購單一鍵轉採購單、訂單記錄隨時查詢收貨狀況、付款狀況等等，提升運作效率，讓採購作業加速完成。
採購預測管理
依供需情況、產品訂單，月採購計畫單，系統能自動分析與計算安全庫存量，對缺貨風險的商品進行預警通知，快速採購填補，幫助企業控制預算，輔助決策，擺脫庫存風險。
採購系統提高企業的生產力、工作效率與競爭力
採購系統能協助企業妥善管理供應鏈，從需求管理、供應商管理，到倉庫收料、財務單據，簡化流程，縮短周期時間，降低採購作業的成本，自動化功能也減少許多人力，如一鍵轉採購單、安全量設定、月採購預測等等，提高企業的生產力、工作效率與競爭力。
關鍵字：採購, 供應商評核, 詢比議價, 合約管理, 無紙化
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