餐飲業POS整合案例-搭配外部數據轉入

· POS管理,餐飲業,庫存,食品餐飲,採購

餐飲業POS整合方案

在餐飲產業中,傳統使用POS(Point of Sale,銷售點終端)已成為標準做法。POS主要由硬體與軟體組成,用於處理訂單點餐、結帳、發票開立及庫存記錄等任務,協助提升服務效率。然而,若僅侷限於前台功能,仍難以掌握成本、用料及後端管理,容易造成資訊孤島、庫存準確性低、人力成本高等問題。正航ERP擁有完整後台功能,包括進銷存、採購、人事薪資、財務會計等,能協助解決這些痛點。系統將「前台POS」與「後台ERP」的深度整合,讓餐飲業能專注在核心業務並達成獲利

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這些我們稱為前後台問題,前台指的是POS系統,後台則是ERP系統(Enterprise Resource Planning,企業資源規劃)廣泛使用在進銷存、財務會計、人事薪資等應用,因此對餐飲業客戶來說,如何整合兩套系統,則是管理上的重點,否則重複投入人力、資訊不一致、容易產生弊端等,都是有可能造成企業營運上的損失,至於有那些前後台問題呢,像是前台資訊哪些須與後台串接、前台的結帳及操作的便利性甚至活動、後台的採購是否可以簡單統計並換算原料需求等。

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目前管理上的難點就是,師傅用料不會寫領料單,所以實際用料跟完成餐點,需要人工比對。

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餐飲業 POS導入的4大階段規劃-整合策略

正航ERP整合餐飲POS,以四大階段規劃,塑造從用料、點餐到財務報表的閉環管理:

1. 建立配方資料

  • 將菜單視為「產品組合」,在ERP中定義母件(餐點)與子件(原料),設定配方用量。
  • 編訂門市共通編碼方式,並同步至POS,支援前台操作一致性,也為後端成本計算打基礎。

2. 前置訂單輸入

  • 廚房/採購可透過ERP或POS輸入「預估訂單」,依桌數與歷史銷量,提前登記餐點需求。
  • 不同餐別(中式、西式、吧檯等)可個別分類,支持多樣化門市結構管理。

3. 採購需求預估

  • 帶入預估訂單、現有庫存與安全庫存等條件,計算缺料量與採購需求。
  • 系統生成「採購建議書」,可整批轉為採購單,並依主供應商合併門市需求,提高議價彈性與效率。”建議廠商”也可由產品資料”主供應商”預設帶入,並且可透過”合併產品分錄”,將不同餐廳別提出採購需求合併在相同品項,可減少作業時間與增加議價空間。

4. POS銷貨單匯入

  • 每日結帳後,將POS銷貨單透過Excel或其他格式匯入ERP,自動產生銷貨單記錄。
  • 系統依配方從庫存扣除子件,反映即時庫存變動;母件即餐點則用於銷售分析與毛利評估。如果是非銷售產生的耗用,也可登打料件請領單,將請領類別分類清楚,也可提供分析報表。

這樣的流程打造了前後台無縫連動的作業流,不僅提升效率,還強化資料一致性與財務透明度。

餐飲業前台POS系統和後台財務系統整合

POS系統通常無法滿足後台的財務需求,因為在前台POS對於這點是很模糊的,甚至人員不需要編碼,事實請廚師打單比做菜難多了,必須要從公司角度與各部門作業去思考,因此需要外部數據轉入來支持各類單據的管理。例如,餐廳可以通過建立配方和提前輸入訂購單,作為採購依據。在每日結帳後,出餐明細可以轉入銷貨單,從而扣除用料,生成庫存和成本相關報表。

這種方法不僅適用於餐飲業,也適用於其他行業,有助於提高工作效率。仔細思考這樣的規劃是否能讓業務運作得更順暢,會發現這種整合能有效改善許多行業的運營問題。企業可以考慮這種策略來優化前台和後台系統的協作,提高整體效率和財務準確性。希望大家能深入思考這些方法,看看是否可以用這樣的規劃來提升工作質量,從而達到更好的管理效果。

餐飲業POS+ERP整合時最常遇到的問題

1Q:廚房師傅不打領料單,系統資料不完整,怎處理?

A可透過每桌點餐自動扣料,強制前台進料核算。若師傅補料,也可用「料件請領單」進ERP系統登錄或透過掃描機登錄耗用。後台自動扣料搭配人工補登互補,提升資料完整性。

2Q:不同門市需合併採購,又怕備貨過量?

A:系統可依門市別輸入需求,合併產出採購建議書,再由採購人員決定訂量。若品項非適合合併,也可拆單處理,如此兼顧單店需求與集團成本控制。

3Q:POS不能即時匯出銷貨資料,如何匯入ERP?

A:設定為每日固定時間由POS批次匯出Excel銷貨資料,由ERP自動抓取並產生銷貨單,即使不即時也能收集完整資料。

4Q:現場耗損量怎麼計算與處理?

A:月點後,將差異透過ERP「盤盈虧單」登錄,詳細標註是哪種耗損。可依據盤虧率分析是過度製作、人為問題或材料品質問題,改善基礎資料。

正航ERP助餐飲數位轉型

整合餐飲業POS與正航ERP,是提升營運效率、強化成本管控與財務透明度的關鍵策略。建議採循序方式導入,從配方建立、POS結帳→ERP扣料、採購建議、盤點調整等環節開始,逐步深化整合層級。配合教育訓練與變革管理,能顯著提升數據一致性與決策效率。正航ERP不只是「工具」,更是一套能協助您達成標準流程、控管成本、分析營運與支撐未來擴張的核心系統。期待協助您在餐飲數位轉型上走得更穩、更遠!

如您希望評估導入正航餐飲業解決方案,建議可先邀請正航專案顧問進行流程診斷與方案規劃。藉由量身訂做的模組整合與教育訓練,讓您的企業更輕鬆上手、快速運轉,真正降低網路接單的技術與管理門檻,為營運開創全新成長曲線!

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